Zum Jahreswechsel 2026/2027 müssen Sie nicht sämtliche Patientenrechnungen als E-Rechnung versenden. Die Pflicht betrifft bestimmte Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für solche Rechnungen hängt die Übergangsoption 2027 vom Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr ab. Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 empfangen können (§ 14 UStG, § 27 Absatz 38 UStG und die BMF-FAQ zur E-Rechnung).
easymed verbindet Kalender, Patientenakte und die Rechnung aus erfassten Leistungen in einem Arbeitsbereich. Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung werden abgeschlossene Rechnungen automatisch übertragen. Die dort vergebene Belegnummer übernimmt easymed als Rechnungsnummer; ein täglicher Abgleich setzt ausgeglichene Rechnungen auf bezahlt. Wiederkehrende Übergabe- und Zuordnungsarbeit bleibt damit auch im Januar einfach.
Ihre Vorbereitung konzentriert sich auf tatsächliche Änderungen: ein neues Firmenangebot, angepasste Arbeitszeiten, geänderte Monatskosten oder die Einführung eines Buchhaltungswegs. Die folgenden Beispiele helfen einer Physiotherapie-, Ergotherapie-, Logopädie- oder Podologiepraxis, diese Fragen passend einzuordnen.
Vier Themen nach dem tatsächlichen Praxisbedarf ordnen
Rechnungswege, Belegübergabe, Kostenplanung und Teamzeiten geben Ihrer Vorbereitung eine klare Richtung. Nehmen Sie pro Thema die konkrete Änderung auf. Die Frage „Wie rechnen wir den Firmenworkshop im Januar ab?“ lässt sich mit dem beschriebenen Angebot beantworten; die regulären eingerichteten Behandlungen laufen im vorhandenen Rechnungsweg weiter.
Eine neue Kooperation braucht beispielsweise den richtigen Auftraggeber und Rechnungsempfänger. Ein geänderter privater Behandlungspreis gehört in den passenden Katalog. Eine Kollegin mit anderen Arbeitszeiten erhält ihre neue Einsatzplanung. Diese Zuordnung hält die Vorbereitung kurz und nah an der täglichen Arbeit.
Ein zusätzliches Angebot kann eine steuerliche Frage auslösen. Beschreiben Sie dafür Leistung, Auftraggeber und vorgesehenen Einsatz. Mit diesem konkreten Bezug lässt sich die Einordnung gezielt klären. Sie müssen dafür keine allgemeine Sammlung aller steuerlichen Jahresmeldungen aufarbeiten.
E-Rechnung 2027 anhand Ihrer Leistungsarten einordnen
Bei einer neuen Rechnung prüfen Sie zuerst den Rechnungsempfänger und die konkrete Leistung. Die Pflicht betrifft bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter diese B2B-Regel; für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG besteht ebenfalls keine Pflicht zur E-Rechnung. Bei betroffenen Umsätzen dürfen alle Rechnungsaussteller bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen verwenden. Ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel ein einfaches PDF, benötigt in der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt die verlängerte Übergangsfrist bis Ende des Jahres für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresgesamtumsatz bis einschließlich 800.000 Euro. Die Fristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG; den Anwendungsbereich beschreibt § 14 UStG.
Eine private Behandlung für einen Selbstzahler hat einen anderen Rechnungsempfänger als ein Bewegungsworkshop im Auftrag eines Unternehmens. Bei einem Firmenangebot bestimmen deshalb Auftraggeber, Leistungsart und eine mögliche steuerliche Ausnahme gemeinsam den passenden Rechnungsweg. Halten Sie die bestätigte Rechnungsanschrift und die vereinbarten kaufmännischen Angaben fest.
Eine strukturierte E-Rechnung unterscheidet sich von einem gewöhnlichen PDF: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Das Format muss strukturierte Daten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können; die BMF-FAQ nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als gängige Beispiele (ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL). Für einen betroffenen neuen Auftrag stimmen Sie das zulässige Format und den Übermittlungsweg mit dem Rechnungsempfänger ab.
Eingehende E-Rechnungen für Januar einplanen
Auch auf der Eingangsseite braucht Ihre Praxis einen klaren Weg. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob Ihre Praxis selbst überwiegend an Privatpatienten abrechnet. Legen Sie fest, wer das Postfach prüft und wie Lieferantenrechnungen an die Buchhaltung oder Steuerkanzlei weitergegeben werden.
Bewahren Sie bei einer empfangenen E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil so auf, dass er unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine lesbare PDF-Ansicht kann beim Arbeiten helfen, ersetzt die strukturierten Rechnungsdaten aber nicht. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung beschreibt sowohl die Empfangspflicht als auch die Aufbewahrung. So kann eine Vertretung eine Eingangsrechnung im Januar übernehmen, ohne den Originalbeleg erst suchen zu müssen.
Den Dezemberbestand verständlich weiterführen
Rechnung erstellt, Zahlung offen und Rückfrage offen bezeichnen unterschiedliche Bearbeitungsstände. Eine fertige Rechnung kann noch auf ihre Zahlung warten. Eine konkrete Rückfrage zu einer Anschrift erhält dagegen ihren eigenen nächsten Schritt. Mit dem Bezug zum betreffenden Vorgang kann eine Vertretung direkt weiterarbeiten.
Für einen offenen Einzelfall reichen die benötigte Antwort und die zuständige Person. Im Beispiel fehlt bei einem Firmenworkshop die bestätigte Rechnungsanschrift. Eine andere Rechnung wurde bereits bereitgestellt; dort geht es um den Zahlungsstand. Die Kollegin findet jeweils die Information, die für ihre Aufgabe gebraucht wird.
Die gemeinsame Patientenakte hält Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise für die Behandlung bereit. Kaufmännische Rechnungsdaten gehen über den vereinbarten Buchhaltungsweg weiter. Dadurch kann die Steuerkanzlei mit den passenden Belegen arbeiten, während das Team die fachlichen Informationen direkt beim Patienten verwendet.
Für eine Anschaffung gehören Bestellung, Rechnung und Zahlung zusammen. Ein im Dezember bestellter Therapietisch kann im Januar geliefert und später bezahlt werden. Die vorhandenen Unterlagen erklären diese unterschiedlichen Zeitpunkte. Eine konkrete Frage zur zeitlichen Einordnung lässt sich damit an der tatsächlichen Anschaffung beantworten.
Lexware Office und DATEV beim Jahreswechsel passend nutzen
Die direkte Lexware-Office-Anbindung übernimmt abgeschlossene easymed-Rechnungen automatisch. Lexware vergibt die Belegnummer, die easymed als eigene Rechnungsnummer verwendet. Der tägliche Zahlungsabgleich setzt ausgeglichene Rechnungen in easymed auf bezahlt. Die verbundenen Systeme übernehmen damit wiederkehrende Übergabe- und Zuordnungsarbeit.
Die Anbindung aktivieren Sie für Ihren gewünschten Rechnungsweg. Neue Rechnungen werden ab diesem Zeitpunkt übertragen. Für vorhandene Dezemberrechnungen verwenden Sie ihren bisherigen Beleg- und Zahlungsbezug; neue Januarrechnungen folgen dem eingerichteten Weg. Eine kurze Information zum Beginn der Anbindung hält den Übergang verständlich.
Der DATEV-Export ist unabhängig davon ein vorhandener Übergabeweg: Rechnungen können als Paket für die Steuerkanzlei bereitgestellt werden; als Zusatz auch direkt als Belege an DATEV Unternehmen online. Vereinbaren Sie die passende Übergabe für Ihre Zusammenarbeit. Der Zweck und der benötigte Zeitraum bestimmen, welcher Weg verwendet wird.
Beim Kennenlernen genügt eine typische Rechnung aus erfassten Leistungen. Sie sehen, wie der Beleg entsteht, nach Lexware Office gelangt und die Nummer nach easymed zurückkommt. Damit wird ein vertrauter Praxisfall zum anschaulichen Beispiel für die laufende Buchhaltung.
Personalkosten und Verträge mit den Januarzeiten planen
Aktualisieren Sie Ihre Kostenplanung mit vereinbarten Arbeitszeiten und bestätigten Lohnangaben. Eine tatsächlich relevante Veränderung übernehmen Sie mit ihrem Beginn in das Monatsbudget. Das verbindet die Personalplanung mit dem Bedarf der Praxis.
Im Beispiel arbeitet eine Therapeutin ab Januar an vier statt fünf Tagen, während die Empfangszeit am Mittwoch erweitert wird. Die Praxisleitung plant die geänderten Behandlungs- und Empfangszeiten gemeinsam. In easymed werden Arbeitszeiten und Leistungen je Behandler als Grundlage der Terminplanung verwendet. Die Kostenübersicht enthält die dazu vereinbarten Personalkosten.
Auch Miete, Reinigung, Wartung, Software oder Versicherungen können sich zum Januar ändern. Schreiben Sie die bestätigte Anpassung neben den bisherigen Monatsbetrag. So erkennen Sie die tatsächliche Veränderung im Budget und den Vertragsbezug einer neuen Rechnung.
Eine größere Anschaffung nehmen Sie mit Lieferzeit und Zahlungsplan auf. Das hilft bei der Liquiditätsplanung, besonders wenn Bestellung, Lieferung und Zahlung über den Jahreswechsel verteilt sind. Der konkrete Praxisnutzen bestimmt die Entscheidung; Angebot und geplanter Einsatz unterstützen eine eventuell erforderliche steuerliche Einordnung.
Einen möglichen Vier-Wochen-Plan nach Bedarf nutzen
Wenn mehrere Änderungen zusammenkommen, kann ein Vier-Wochen-Plan die Vorbereitung verteilen: In Woche eins ordnen Sie die Angebote zu, in Woche zwei richten Sie die benötigten Übergabewege ein, in Woche drei lernen Sie den neuen Weg an einem Beispiel kennen und in Woche vier übergeben Sie den offenen Bestand. Dieser Beispielplan richtet sich nach Ihren tatsächlichen Änderungen und verfügbarem Kalender.
Eine Praxis mit bereits eingerichteter Abrechnung konzentriert sich auf neue Preise, Teamzeiten und einzelne offene Fälle. Für eine neue Kooperation reservieren Sie dagegen rechtzeitig Zeit für deren Rechnungsfrage. Der Plan passt sich diesen Aufgaben an.
Eine Vertretung benötigt zum Beginn ihrer Arbeit den gemeinsamen Stand und die konkret offenen Punkte. Tragen Sie die benötigte Abstimmung passend in den Kalender ein und berücksichtigen Sie Urlaub. Ein klarer Bezug zur einzelnen Frage macht die Übergabe leichter als eine lange Liste allgemeiner Prüfschritte.
Mit dem gemeinsamen Arbeitsstand ins neue Jahr starten
Am ersten regulären Januartag arbeitet das Team mit den aktuellen Angaben: geänderte Arbeitszeiten im Kalender, vereinbarte Preise im Katalog und Rechnungen aus den erfassten Leistungen. Vorhandene Patienteninformationen bleiben in derselben Akte erreichbar. Die eingerichtete Lexware-Office-Anbindung führt neue Rechnungen automatisch weiter.
Eine noch offene konkrete Frage ergänzen Sie beim betreffenden Vorgang. So findet die zuständige Kollegin den benötigten Bezug und kann direkt anschließen. Eine kurze Rückmeldung aus der Vertretung hilft, genau diese Information für die weitere Arbeit verständlich zu halten.
Im Praxistest können Sie den verbundenen Weg an einer privaten Behandlung kennenlernen: Leistung erfassen, Rechnung bereitstellen und den gewünschten Zahlungs- oder Buchhaltungsweg ansehen. Sie erfahren direkt, welche wiederkehrenden Aufgaben easymed übernimmt und wie Ihre tatsächlichen Änderungen zum Januar darin ihren Platz finden.
