Wie hoch die Kartenzahlungskosten in Ihrer Therapiepraxis ausfallen, hängt vor allem von Anzahl und Höhe der Kartenumsätze sowie vom vereinbarten Tarif ab. Ein Monatsprofil aus der erwarteten Zahl der Kartenzahlungen, einem typischen Betrag und den genutzten Kartenarten macht ein Kartenangebot nachvollziehbar kalkulierbar.
Mit dem optionalen Empfangsterminal von easymed wählen Patientinnen und Patienten ihre offene Rechnung am Tablet aus und zahlen mit einem verbundenen SumUp-Kartenlesegerät. Bei erfolgreicher Zahlung wird der Betrag der Rechnung zugeordnet. Für den Monatsrahmen betrachten Sie daneben die tatsächlichen Konditionen des Zahlungsdienstes: Gerät, laufende Grund- oder Mietgebühren und variable Zahlungsentgelte stehen getrennt in der Übersicht.
Die vorgesehenen Zahlungen beschreiben
Nehmen Sie als Ausgangspunkt die privaten Rechnungen und Selbstzahler-Leistungen Ihrer Praxis. Schätzen Sie, wie viele davon im Monat mit Karte bezahlt werden und welcher Betrag dabei typisch ist. Eine Monatsannahme genügt zunächst; eine zusätzliche Patientenliste brauchen Sie für diese Gebührenkalkulation nicht.
Im Beispiel sind 80 Kartenzahlungen im Monat mit durchschnittlich 60 Euro vorgesehen. Daraus ergibt sich ein monatliches Zahlungsvolumen von 4.800 Euro: 80 Zahlungen mal 60 Euro. Ein Entgelt je Zahlung bezieht sich auf die Anzahl; ein prozentuales Entgelt bezieht sich auf das Zahlungsvolumen. Bei einem Tarif mit beiden Komponenten rechnen Sie beide Teile getrennt.
Wenn die Zahlungen im Jahresverlauf schwanken, vergleichen Sie einen gewöhnlichen und einen ruhigeren Monat. Eine monatliche Grundgebühr fällt auch dann an, wenn weniger Kartenzahlungen eingehen; ein rein umsatzabhängiges Entgelt verändert sich mit dem Zahlungsvolumen. So erkennen Sie, wie sich dieselben Konditionen auf die Monatskosten auswirken.
Feste und variable Bestandteile übersichtlich unterscheiden
Das Kartenangebot kann drei Kostenarten enthalten: Gerätekosten, variable Entgelte und Einrichtung. Gerätekosten entstehen beispielsweise durch Kauf oder laufende Bereitstellung. Variable Entgelte richten sich nach den Zahlungen; eine Einrichtungsposition betrifft den vereinbarten Start. Tragen Sie die tatsächlich angebotenen Bestandteile getrennt ein, denn nicht jedes Angebot enthält alle Positionen.
Bei einem festen Entgelt je Zahlung multiplizieren Sie den Betrag mit der erwarteten Zahl der Zahlungen. Für einen prozentualen Anteil verwenden Sie das Zahlungsvolumen. Bei einer Kombination addieren Sie beide Ergebnisse. Zum Monatsrahmen kommen wiederkehrende Grund-, Miet- oder Servicekosten hinzu; einmalige Geräte- und Einrichtungskosten notieren Sie separat.
Bietet ein Tarif eine niedrigere prozentuale Gebühr gegen einen monatlichen Festbetrag, können Sie den Schwellenumsatz berechnen: Teilen Sie den Festbetrag durch die Gebührendifferenz als Dezimalzahl. Das Ergebnis ist der Monatsumsatz, ab dem die rechnerische Ersparnis den Festbetrag erreicht. Berücksichtigen Sie dabei nur Zahlungen, für die der niedrigere Satz tatsächlich gilt, und vergleichen Sie beide Tarife mit demselben Zahlungsprofil.
Für ein Jahresbudget multiplizieren Sie den typischen Monatsrahmen mit zwölf und berücksichtigen Gerätekauf sowie Einrichtung zusätzlich. Wenn Sie ein Gerät kaufen, bleibt der Kaufpreis zunächst ein einmaliger Zahlungsabfluss. Für einen längerfristigen Angebotsvergleich können Sie ihn zusätzlich auf die von Ihnen angesetzte Nutzungsdauer verteilen; halten Sie diese Rechenannahme getrennt von den monatlich tatsächlich abgebuchten Beträgen.
Kartenarten und Händlerentgelt im Angebot prüfen
Prüfen Sie, ob der Anbieter für alle Kartenzahlungen denselben Satz berechnet. Die Preisliste von SumUp unterscheidet Tarife und Kartenkategorien; welche davon für Ihre Patientenzahlungen gelten, steht in den aktuellen Konditionen. Wenn Ihr Angebot einzelne Kartenarten getrennt ausweist, verwenden Sie für jede Kategorie den passenden Anteil. Bei einem einheitlichen Mischsatz rechnen Sie mit genau diesem angebotenen Satz.
Für Ihr Budget zählt das Entgelt, das die Praxis dem Zahlungsdienstleister für die Kartenannahme zahlt. Die EU-Verordnung zu Kartengebühren unterscheidet dieses Händlerentgelt vom Interbankenentgelt zwischen dem Zahlungsdienstleister der Praxis und der Bank des Karteninhabers. Sie sieht außerdem Angaben zu Gebühren nach Kartenart und Kartenmarke vor, sofern die Praxis keine zusammengefasste Preisform verlangt. Vergleichen Sie deshalb das vollständige Händlerentgelt Ihres Angebots und nicht nur eine einzelne Gebührenkomponente.
Patienten direkt an ihrer Rechnung bezahlen lassen
Am Empfang steht das Tablet mit dem verbundenen SumUp-Kartenlesegerät bereit. Patienten rufen ihre offene Rechnung auf und bezahlen mit Karte. Der Betrag kommt aus dem Rechnungsbezug; die erfolgreiche Zahlung wird zugeordnet. Die zuständige Person arbeitet danach am vorhandenen Rechnungsstand weiter.
KI Generiert
Der Rechnungsbezug bleibt auch für das Team der gemeinsame Ausgangspunkt: Eine erfolgreich bezahlte Rechnung muss nicht noch einmal in eine eigene Zahlungsliste übertragen werden. Das erleichtert den Anschluss an die tägliche Bearbeitung; die Gebühren des Zahlungsanbieters bleiben dennoch eine separate Position in Ihrer Kostenplanung.
Rechnung, Zahlungsgebühr und Auszahlung zuordnen
Rechnungssumme, Kartengebühr und Auszahlungsbetrag beschreiben unterschiedliche Werte. Beim Abgleich führen Sie den Bezug zur Rechnung, den gebuchten Betrag, die ausgewiesene Anbietergebühr und die Auszahlung zusammen. So bleibt nachvollziehbar, welcher Betrag die Rechnung begleicht und welche Kosten der Zahlungsdienst berechnet. Die EU-Regelung zu Kartengebühren sieht Angaben zum Zahlungsvorgang, Betrag und den Gebühren vor; mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung dürfen diese Angaben zusammengefasst werden.
Der DATEV-Export von easymed stellt Rechnungen als Paket für die Übergabe bereit. Die optionale Lexware-Office-Anbindung übergibt Rechnungen als Beleg und gleicht bezahlte Rechnungen täglich ab. Die Gebührenübersicht des Kartenanbieters bleibt die passende Grundlage, um dessen Entgelte im Praxisbudget getrennt zu erfassen.
So verbinden Sie zwei praktische Fragen: Welche Kosten entstehen bei Ihrem tatsächlichen Kartenmix, und wie läuft die Zahlung am Empfang an der offenen Rechnung weiter? Die Funktionen von easymed zeigen den Rechnungspfad; für Ihre Gebührenkalkulation setzen Sie die aktuellen Konditionen des Zahlungsanbieters in dasselbe Monatsprofil ein.
