Wenn Sie Zahlungswege für die Praxis vergleichen, zählen neben Gebühren auch die Arbeitsschritte bis zum erkennbaren Zahlungsstand. Erfassen Sie dafür das typische Monatsvolumen, die Zahl der Kartenzahlungen, die üblichen Rechnungsbeträge und die Einsatzorte. So vergleichen Sie Barzahlung, Karte und Überweisung anhand derselben Praxisfälle.
Bei easymed können Patienten am Empfangsterminal selbst mit dem angebundenen SumUp-Kartenleser bezahlen; die Kartenzahlung ist mit der Rechnung verbunden. Für Überweisungen überträgt die Lexware-Office-Anbindung abgeschlossene Rechnungen, übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer und gleicht den Zahlungsstatus täglich ab. Der Empfang muss gewöhnliche Eingänge dadurch nicht zusätzlich in einer zweiten Liste abhaken. Die ZVT-Anbindung vorhandener EC-Terminals ist noch in Vorbereitung und keine Voraussetzung für den bereits verfügbaren SumUp-Ablauf.
Das Zahlungsprofil Ihrer Praxis aufnehmen
Nehmen Sie einen typischen Monat und notieren Sie, wie viele Rechnungen direkt nach dem Termin, bar, mit Karte oder später per Überweisung bezahlt werden. Für die Gebührenrechnung brauchen Sie vor allem Kartenumsatz und Zahl der Kartenzahlungen; für den Arbeitsaufwand zählt, wie oft Beträge übertragen oder Eingänge zugeordnet werden müssen. Bei spürbaren saisonalen Schwankungen vergleichen Sie zusätzlich einen stärkeren und einen ruhigeren Monat.
Prüfen Sie auch, wo die Zahlung stattfindet. Am festen Empfang kann ein Tablet Patienten durch die Selbstbedienung führen. Bei Hausbesuchen sind die mobilen Voraussetzungen des konkreten Zahlungsdienstes und seiner Geräte wichtig. Eine weitere typische Konstellation ist die Überweisung durch eine Bezugsperson: Der Name des Kontoinhabers kann von dem auf der Rechnung abweichen, der Rechnungsbezug bleibt trotzdem der entscheidende Schlüssel.
Bar, Karte und Überweisung im Alltag vergleichen
Barzahlung ist direkt abgeschlossen, wenn das Geld angenommen wurde. In den Vergleich gehören trotzdem das Wechselgeld, der Beleg und der Kassenabschluss: Diese Handgriffe bleiben auch dann, wenn kein prozentuales Kartenentgelt anfällt.
Kartenzahlung passt zu Rechnungen, die gleich nach der Behandlung bezahlt werden. Prüfen Sie neben dem Kartenleserpreis die Grundgebühr und das Entgelt je Kartenzahlung. Bei einem getrennten Ablauf muss das Team unter Umständen den Rechnungsbetrag am Gerät eingeben und das Ergebnis anschließend in der Praxissoftware abbilden. Im verbundenen SumUp-Ablauf von easymed ist der Bezahlvorgang direkt der geöffneten Rechnung zugeordnet.
Überweisung eignet sich für Rechnungen, die Patienten später begleichen. Für eine einzelne Rechnung hilft eine einheitliche Referenz beim Abgleich. Der aktuelle SEPA-Überweisungsregeltext des European Payments Council empfiehlt eine strukturierte Gläubigerreferenz, um eine Zahlung einer einzelnen Rechnung zuzuordnen. Verwenden Sie die in Ihrem Rechnungs- und Bankablauf vorgesehene Referenz konsistent; wenn Ihr Prozess strukturierte Referenzen unterstützt, stimmen Sie das Format dafür ab.
Laufenden Aufwand statt Einzelpreis vergleichen
Stellen Sie für alle Angebote dieselbe Rechnung auf: feste Monatskosten plus Kartenumsatz multipliziert mit dem prozentualen Entgelt, dazu notwendige Geräte- oder Einrichtungskosten und weitere tatsächlich benötigte Positionen. Halten Sie den Zeitaufwand daneben fest: Wie oft tippt jemand einen Betrag ein, prüft einen Beleg oder sucht eine Zahlung zur Rechnung?
KI Generiert
Bei SumUp hängen die veröffentlichten Transaktionsentgelte vom gewählten Tarif und der Zahlungsart ab. Prüfen Sie deshalb vor der Entscheidung die aktuellen SumUp-Konditionen für Ihren Kartenmix und die gewünschte Nutzung. Die folgende Modellrechnung zeigt nur, wie sich Grundgebühr und Prozententgelt gegeneinander verschieben; sie bildet keinen Anbietertarif ab.
Beispielrechnung zu Gebühren mit zwei Angebotsmodellen
Für dieses Beispiel kostet Modell A monatlich 20 Euro plus 1,5 Prozent des betrachteten Kartenumsatzes. Modell B kostet 35 Euro pro Monat plus 0,5 Prozent. Rechnen Sie beide mit demselben Monatsvolumen: Bei 500 Euro kostet A 27,50 Euro und B 37,50 Euro.
Bei 1.500 Euro liegen beide Modelle bei 42,50 Euro: A besteht aus 20 Euro Grundgebühr und 22,50 Euro variablem Anteil; B aus 35 Euro Grundgebühr und 7,50 Euro variablem Anteil. Bei 2.000 Euro kostet A 50 Euro und B 45 Euro. Der niedrigere Prozentsatz ist im Beispiel ab dem Schnittpunkt günstiger, während die höhere Grundgebühr bei kleinerem Kartenvolumen stärker ins Gewicht fällt.
Schnittpunkt bei 1.500 €: Beide Beispielmodelle kosten 42,50 €.
Die Darstellung vergleicht nur diese beiden Beispielangebote. Ergänzen Sie für einen echten Angebotsvergleich die Kostenbestandteile, die Ihre Praxis tatsächlich benötigt, und setzen Sie das Kartenvolumen ein, das zu Ihrem Zahlungsprofil passt.
Eine Überweisung einem Rechnungsfall zuordnen
Geben Sie für eine Überweisung einen klaren Rechnungsbezug vor und halten Sie ihn über Rechnung, Zahlungseingang und Buchhaltung hinweg gleich. Beim SEPA-Verfahren kann die Referenzinformation den automatisierten Abgleich von Forderung und Zahlung unterstützen; der EPC empfiehlt für die Zuordnung zu einer einzelnen Rechnung eine strukturierte Gläubigerreferenz. Die passende Form hängt davon ab, was Ihre Bank und Ihr Buchhaltungsablauf verarbeiten.
Wenn eine Bezugsperson überweist, kann der Kontoinhaber einen anderen Namen tragen als die behandelte Person. Die Rechnungsnummer hilft, die Zahlung dem offenen Vorgang zuzuordnen. Bei der Lexware-Office-Anbindung stammt diese Nummer aus Lexware und wird in easymed übernommen; bestätigte Zahlungseingänge werden täglich zurückgemeldet.
Fehlt eine nachvollziehbare Referenz, klären Sie gezielt diesen Zahlungseingang und halten den bestätigten Stand an der Rechnung fest. Damit bleibt eine Rückfrage eine einzelne Ausnahme, statt dass das Team jede normale Überweisung zusätzlich in eine Empfangsliste einträgt.
Den Ablauf mit einem echten Rechnungsfall prüfen
Lassen Sie einen typischen Fall einmal vom Öffnen der Rechnung bis zum sichtbaren Zahlungsstand durchspielen. Beim Empfangsterminal wird das Modul aktiviert, ein Tablet eingerichtet und per QR-Code verbunden; die gewünschten Funktionen lassen sich pro Gerät auswählen. Gebucht wird das Terminal-Modul; die Zahl der Tablets verursacht keine zusätzliche Lizenz je Gerät. Mit dem angebundenen SumUp-Kartenleser bezahlen Patienten selbst, und die Zahlung bleibt der Rechnung zugeordnet. Das Team kann danach den Rechnungsstatus im selben Arbeitsablauf prüfen.
Die verfügbare Kartenzahlung per SumUp ist von der separaten ZVT-Anbindung eines vorhandenen EC-Terminals zu unterscheiden. Falls Ihre Praxis ausdrücklich das eigene Terminal weiterverwenden möchte, berücksichtigen Sie den Entwicklungsstand und klären Sie diese konkrete Anforderung; für den beschriebenen SumUp-Ablauf brauchen Sie keine ZVT-Verbindung.
Angebote mit denselben Fragen anfragen
Nennen Sie jedem Anbieter denselben Zeitraum, dasselbe Kartenvolumen, eine typische Zahlungenfolge und die Geräte, die Sie am Empfang oder unterwegs einsetzen möchten. Fragen Sie außerdem, welche Gebühren und Einrichtungskosten enthalten sind und welche Schritte die Anbindung zwischen Kartenleser, Rechnung und Zahlungsstatus übernimmt.
Ordnen Sie jede Antwort der jeweiligen Angebotsfassung zu. Wenn ein Angebot ein anderes Zahlungsprofil oder andere enthaltene Leistungen voraussetzt, klären Sie die Abweichung, bevor Sie die Gesamtkosten vergleichen. Wiederholen Sie die Rechnung nur, wenn sich Ihr erwartetes Kartenvolumen oder die Zahl der Empfangsplätze deutlich ändert.
