Für die Kleinunternehmerregelung in einer Therapiepraxis gelten seit 2025 zwei Grenzen: Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro. Wird die laufende Grenze überschritten, ist bereits der Umsatz, der sie überschreitet, regelbesteuert. Die Einzelheiten stehen in § 19 UStG und der ELSTER-Hilfe zur Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026.
Für diese Prüfung zählt nicht pauschal jede Praxisrechnung. § 19 berechnet den Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten aus ausgeführten steuerbaren Umsätzen und zieht bestimmte steuerfreie Umsätze ab. Darunter fallen qualifizierende Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG. Eine Übersicht nach Leistungsgruppen, Zahlungseingang und Kalenderjahr zeigt deshalb besser, welche Beträge für die Grenze zählen und welche geplanten Angebote noch zur Vorschau gehören.
Für die private Praxisabrechnung können Sie in easymed eigene Preise und private Tarife verwenden. Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen. Die Praxis ordnet den tatsächlichen Leistungsinhalt steuerlich ein; die klare Angebotsbeschreibung und die passende Rechnungsposition halten den Arbeitsweg nachvollziehbar.
Heilbehandlung und Kleinunternehmerregelung auseinanderhalten
§ 4 Nr. 14 UStG befreit qualifizierende Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. § 19 UStG ist davon getrennt: Die Kleinunternehmerregelung befreit andere steuerbare Umsätze, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten werden. Für den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 werden bestimmte nach § 4 steuerfreie Umsätze abgezogen, darunter Umsätze nach Nummer 14.
Bei einem Gruppenangebot hängt die Zuordnung daher von der tatsächlichen Leistung ab. Der Bundesfinanzhof stellt bei Heilbehandlungen auf ihren Zweck und die berufliche Qualifikation der behandelnden Person ab. Beschreiben Sie Inhalt und Zweck des Kurses, die durchführende Person und den vereinbarten Umfang; der Angebotsname allein erklärt die umsatzsteuerliche Einordnung nicht. Maßgeblich ist die konkrete Leistung, die Ihre Praxis tatsächlich erbringt.
Führen Sie Behandlung, Gruppenangebot und einen eigenständigen Produktverkauf als verständliche Leistungsgruppen. So wird sichtbar, welche Beträge bereits der Heilbehandlung zugeordnet sind und wo eine neue Leistung hinzukommt. Die vorhandene Einordnung unveränderter Leistungen bleibt nutzbar; für die neue Leistung ergänzen Sie deren Inhalt und klären genau diese Zuordnung.
Die Umsatzgrenzen am richtigen Zeitraum prüfen
Wenn Sie § 19 anwenden, darf der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr höchstens 100.000 Euro betragen. Nehmen Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit im Laufe des Jahres auf, gilt im Startjahr die Grenze von 25.000 Euro. Berechnet wird nach § 19 Abs. 2, nicht anhand einer undifferenzierten Summe aller Zahlungseingänge.
Der Umsatz, mit dem Sie im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze überschreiten, fällt bereits unter die Regelbesteuerung. Beispielrechnung: Liegt der für § 19 maßgebliche Gesamtumsatz bei 98.000 Euro und geht für eine ausgeführte Leistung jetzt eine vollständige Zahlung von 5.000 Euro ein, überschreitet dieser Umsatz die Grenze. Die 5.000-Euro-Leistung wird vollständig regelbesteuert, nicht nur die 3.000 Euro oberhalb der Grenze. Bei einer Neugründung gilt derselbe Grundsatz an der 25.000-Euro-Grenze.
§ 19 Abs. 2 berechnet den Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten. Führen Sie deshalb Zahlungseingänge mit Leistungsbezug und Kalenderjahr auf. Geplante Gruppentermine und erwartete Paketverkäufe gehören daneben in eine Prognose. So sehen Sie den aktuellen Stand und die mögliche Entwicklung, ohne erwartete Buchungen als bereits vereinnahmte Beträge zu behandeln.
Ein neues Gruppenangebot verständlich beschreiben
Im Beispiel ergänzt die Praxis ihr Angebot um einzelne Gruppentermine und ein Paket mit mehreren Einheiten. Beschreiben Sie bei beiden Varianten den Inhalt und Zweck, die durchführende Person, die Dauer und den vereinbarten Preis. Bei einem Paket gehören die enthaltenen Einheiten und der Gesamtumfang dazu. Diese Angaben machen das Angebot für Patienten verständlich und liefern eine konkrete Grundlage für die steuerliche Zuordnung.
KI Generiert
Beim Einzeltermin nennen Sie die konkrete Leistung, die vereinbarte Dauer und den Preis. Beim Paket beschreiben Sie, wie viele Einheiten enthalten sind und welcher Gesamtpreis gilt. Separat verkaufte Materialien erscheinen als eigener Bestandteil. Dieselbe verständliche Beschreibung verbindet die Patientenauskunft mit der späteren Rechnungsposition.
Eine ähnliche Bezeichnung kann unterschiedliche Umfänge verbergen. Wenn ein bestehendes Angebot unverändert bleibt, ergänzen Sie nur den hinzugekommenen Inhalt und Umfang. So kann die Steuerberatung die neue Leistung mit der passenden Umsatzgruppe abgleichen, während Ihr Team die bisherigen Einträge weiterverwendet.
Vorliegende Werte und geplante Buchungen in der Übersicht trennen
Stellen Sie tatsächliche Zahlungseingänge je Umsatzgruppe mit Leistungsbezug und Kalenderjahr dar. Geplante Buchungen und noch erwartete Paketverkäufe stehen daneben als Prognose. So bleibt der aktuelle Stand vom erwarteten Start des Gruppenangebots getrennt und Sie können die für § 19 maßgeblichen Beträge gezielt verfolgen.
Für die Umsatzgrenze zählen die ausgeführten steuerbaren Leistungen nach den Regeln des § 19, berechnet anhand der vereinnahmten Entgelte und abzüglich bestimmter Steuerbefreiungen. Die Leistungsbeschreibung erklärt die Zuordnung; der Zahlungseingang mit seinem Datum zeigt, in welchem Zeitraum der Betrag tatsächlich vereinnahmt wurde. Qualifizierende Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 bleiben bei dieser Grenze außen vor.
Ist eine Position noch nicht eindeutig zugeordnet, halten Sie den Bezug zur konkreten Leistung und zum Beleg fest. Eine einzelne offene Angabe verlangt keine neue Gesamtübersicht. Ergänzen Sie den betroffenen Posten und führen Sie die nächste Auswertung mit derselben Gliederung fort.
Investitionen mit dem geplanten Angebot verbinden
Für den Start einer Gruppe können Ausstattung, Materialien oder eine zusätzliche Raumnutzung anfallen. Kleinunternehmer dürfen die Vorsteuer aus betrieblichen Eingangsleistungen nicht abziehen. Planen Sie deshalb mit den Bruttokosten der Anschaffung und den laufenden Ausgaben; für die Liquidität zählt der Betrag, den die Praxis tatsächlich bezahlt.
Bei einer größeren Investition betrachten Sie die voraussichtlichen Umsätze, die betroffenen Leistungsgruppen und den Zeitpunkt der Ausgaben gemeinsam. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Die Frage, ob sich Regelbesteuerung und Vorsteuerabzug für das geplante Angebot rechnen, lässt sich so anhand der konkreten Preise und Kosten besprechen.
Private Leistungen mit easymed im Alltag abrechnen
In easymed für Physiotherapiepraxen verwenden Sie private Tarife und Selbstzahlerleistungen mit eigenen Preisen. Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen. Eine verständliche Angebotsbezeichnung und die vereinbarte Preisangabe verbinden das tatsächlich erbrachte Angebot mit der privaten Rechnung.
Bei einer neuen Position führen Sie Bezeichnung, Leistungsumfang und Preis zusammen. Das Team erfasst die tatsächlich erbrachte Leistung und verwendet sie für die Rechnung; unveränderte Positionen bleiben für bestehende Angebote nutzbar. Die steuerliche Einordnung der Umsatzgruppe halten Sie in Ihrer Praxisübersicht fest.
Die steuerliche Umsatzgruppe bleibt in der Praxisübersicht nachvollziehbar.
Für die kaufmännische Übergabe bietet easymed einen DATEV-Export als Rechnungspaket. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung gehen Rechnungen als Belege an Lexware Office; bezahlte Rechnungen werden täglich abgeglichen. Damit schließen die erfassten Leistungen und die erstellten Rechnungen an die weitere Belegarbeit an.
