Wenn eine Praxis ein Gerät wie einen Beamer ausleiht, sollte der bestätigte Rückgabetag beim passenden Vertrag stehen. In orgaMAX lässt sich das mit einem individuellen Datumsfeld am Vertrag abbilden. So lesen Sie Gerät, Absprache und Termin zusammen; das Datum bedeutet die geplante Rückgabe, nicht den letzten Einsatz und nicht den tatsächlichen Rückgabetag. orgaMAX beschreibt individuelle Vertragsfelder und ihre Verwendung in Vertragsübersichten und Ausdrucken. Für die tägliche Behandlung bündelt easymed Teamtermine, Räume und Terminserien im gemeinsamen Kalender. Die Leihvereinbarung bleibt beim dazugehörigen Vertrag.
Rückgabetag und tatsächliche Rückgabe auseinanderhalten
Im Beispiel leiht die Praxis den Beamer für einen Workshop aus. Unter dem Vertrag L17 ist der 30. November 2026 als Rückgabetag bestätigt. Der letzte Workshoptermin ist eine andere Information: Er sagt, wann der Beamer zuletzt gebraucht wird, aber nicht, wann die Rückgabe vereinbart wurde. Auch Rechnungsdatum und tatsächliche Übergabe beschreiben jeweils einen anderen Vorgang.
Das Datumsfeld sollte sich eindeutig auf den Vertrag und das betroffene Gerät beziehen. Stehen mehrere Geräte mit unterschiedlichen Rückgabetagen in einem Vertrag, reicht ein einzelner Datumswert für ihre Zuordnung nicht aus. Ergänzen Sie dann eine klare Gerätezuordnung im Vertragstext oder führen Sie die Absprachen so, dass jedes Datum einem Gerät zugeordnet bleibt. Eine kurze Notiz kann außerdem festhalten, wer die Übergabe übernimmt und wo sie stattfindet.
Die vereinbarte Frist und die erfolgte Rückgabe lassen sich getrennt lesen: Vor der Übergabe zeigt das Vertragsfeld den bestätigten Termin. Nach der Rückgabe hält ein eigener Rückgabevermerk fest, wann das Gerät tatsächlich zurückkam. So bleibt auch dann klar, was vereinbart war, wenn die Rückgabe später erfolgt.
Individuelles Datumsfeld am Vertrag einrichten
orgaMAX stellt individuelle Felder bereit, wenn Vertragsangaben kein passendes Standardfeld haben. Die Vertragsfelder können in der Vertragsübersicht als Spalte erscheinen und in Vertrags-Textbausteinen oder im Vorlagen-Designer für den Ausdruck verwendet werden. Die orgaMAX-Anleitung zu individuellen Vertragsfeldern beschreibt diese Einsatzorte.
Öffnen Sie in orgaMAX Stammdaten → Einstellungen → Individuelle Felder und wählen Sie den Bereich Verträge. Aktivieren Sie ein freies Feld, geben Sie ihm eine konkrete Bezeichnung wie „Bestätigtes Rückgabedatum“ und wählen Sie als Feldtyp Datum. Danach tragen Sie den vereinbarten Kalendertag im individuellen Feld des passenden Vertrags ein. orgaMAX bietet Datumsfelder neben freien Texteingaben, Auswahllisten und weiteren Feldtypen an; beim Datumsfeld wählen Sie einen konkreten Tag aus.
Halten Sie nur das Datum im Datumsfeld fest. Angaben wie Übergabeort, zuständige Person oder Zubehör gehören in die passende Vertragsnotiz, damit die Datumsangabe eindeutig bleibt. Wenn ein Vertrag mehrere ausgeliehene Gegenstände umfasst, nennen Sie den Gegenstand in der Vereinbarung ausdrücklich. Ein Feld am Vertrag beschreibt die Vertragsangabe; es ersetzt keine Zuordnung, die im Vertrag selbst fehlt.
Vorhandene Freitexte passend übernehmen
Im Beispiel stand bei L17 zunächst „Ende November“; inzwischen haben beide Seiten den 30. November 2026 bestätigt. Bei L18 steht weiterhin „nach Absprache“; der Rückgabetag ist noch offen, weil kein konkreter Tag vereinbart wurde. Die beiden Angaben haben deshalb unterschiedliche Stände, auch wenn sie früher im selben Freitextfeld notiert waren.
Bei L17 kann der nun bestätigte Tag als 30.11.2026 ins Datumsfeld übernommen werden. Bei L18 bleibt „nach Absprache“ als Textnotiz erhalten, bis ein Datum feststeht. Tragen Sie in das Datumsfeld keinen selbst gewählten Tag ein: Er würde wie eine bestätigte Vereinbarung aussehen. Sobald sich die Absprache ändert, aktualisieren Sie den Eintrag nach der neuen Bestätigung und notieren bei Bedarf kurz den bisherigen Stand.
Wenn Sie ein bereits verwendetes Freitextfeld auf den Typ Datum umstellen, prüfen Sie zuvor die vorhandenen Werte. orgaMAX beschreibt eine Prüfung der gespeicherten Feldwerte beim Wechsel des Feldtyps. Nicht passende Texte wie „Ende November“ oder „nach Absprache“ sollten Sie erst an der richtigen Vertragsstelle erhalten, bevor das Datumsfeld dafür verwendet wird. So bleibt die offene Vereinbarung lesbar, während der bestätigte Tag als Datum gepflegt wird.
Feld in Übersicht und Ausdruck sichtbar machen
Das Vertragsfeld kann als Spalte in der Vertragsübersicht erscheinen, in Vertrags-Textbausteinen verwendet oder über den Vorlagen-Designer auf den Ausdruck gesetzt werden. Damit sehen Sie den Termin an der Stelle, an der Sie Verträge prüfen oder eine einzelne Vereinbarung mitgeben. Die Funktion und diese drei Einsatzorte sind in der orgaMAX-Hilfe zu individuellen Vertragsfeldern beschrieben.
Für einen Ausdruck ergänzen Sie das Vertragsfeld in der dafür verwendeten Vertragsvorlage und prüfen die Vorschau mit dem Beispiel L17: Dort soll das Rückgabedatum 30.11.2026 erscheinen. Vertragsfelder und individuelle Rechnungsfelder sind getrennte Angaben; wählen Sie für den Leihvertrag deshalb das Feld des Vertrags. Änderungen an einem Textbaustein werden laut orgaMAX nicht rückwirkend in bereits erstellte Vorgänge übernommen, sondern erscheinen in neuen Vorgängen. Bei einem bestehenden Vertrag prüfen Sie darum das konkrete Dokument, das Sie ausgeben möchten.
Eine Übersichtsspalte hilft beim schnellen Nachsehen des vereinbarten Tags. Für die Übergabe reicht die passende Vertragsausgabe mit Gerät und Datum; eine allgemeine Partneradresse oder ein Rechnungsdatum benennt diese Absprache nicht. So bleibt die Aussage auf dem Dokument dieselbe wie am Vertrag.
Die tatsächliche Rückgabe festhalten
Nach der Rückgabe trägt das Team das tatsächliche Übergabedatum in einem getrennten Rückgabevermerk ein. Wenn dieser Zeitpunkt regelmäßig in der Vertragsübersicht gesucht werden soll, kann dafür ein zweites individuelles Datumsfeld mit der Bezeichnung „Tatsächlich zurück am“ dienen. Dann bleibt das erste Feld für den vereinbarten Termin und das zweite für den abgeschlossenen Vorgang.
Wird die Rückgabe verschoben, ändern Sie den bestätigten Termin erst, wenn ein neuer Tag vereinbart wurde. Nach der Übergabe dokumentieren Sie den tatsächlichen Rückgabetag. Dieser einfache Unterschied hilft Kolleginnen und Kollegen, L17 ohne Rückfrage einzuordnen: Beamer, bestätigter Rückgabetag und erfolgte Übergabe stehen jeweils für eine klar benannte Information.
