Wenn eine Therapiepraxis die erste Mitarbeiterin einstellt, müssen Tätigkeit, vereinbarter Beschäftigungsbeginn, Wochenstunden und Vergütung zwischen Praxisplanung und erster Lohnabrechnung zusammenpassen. Beginnen Sie vor dem ersten Beschäftigungsmonat mit einem klaren Übergabepunkt: Was haben Sie vereinbart, welche Angaben braucht die Abrechnungsstelle und wann liegt deren erster Abrechnungslauf?
Die Teamplanung können Sie parallel in easymed führen. Im Teamtarif verwalten Sie Arbeitszeiten und Kalender je Behandlerin; Urlaubsanträge, Urlaubskonto sowie Soll- und Iststunden sind ebenfalls abbildbar. So lassen sich Einarbeitung und erste Patiententermine in den bestätigten Wochenrahmen einordnen. Beschäftigungsbeginn und Entgelt übermitteln Sie separat an die Lohnstelle, die daraus die Abrechnung erstellt. Mehr zur Arbeitszeit- und Urlaubsplanung in easymed.
Den Personalbedarf und die vollständigen Arbeitgeberkosten planen
Beschreiben Sie zuerst die Aufgabe der neuen Kollegin: Behandelt sie Patienten, übernimmt sie Empfangsaufgaben oder teilt sich ihre Zeit zwischen Behandlung und Organisation? Legen Sie dazu Wochenstunden, Verteilung und Einarbeitungszeit fest. Ein freier Behandlungsraum zeigt noch nicht, wie viel abrechenbare Zeit tatsächlich entsteht. Planen Sie auch Besprechungen, Dokumentation und die Übergabe Ihrer Praxisabläufe ein.
Zum vereinbarten Bruttoentgelt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und je nach Beschäftigung weitere Beiträge und Umlagen. Fragen Sie die Lohnstelle nach der voraussichtlichen Summe für genau diese Beschäftigungsart und Vergütung. Ergänzen Sie das Honorar für den Lohnservice, einen nötigen Arbeitsplatz sowie Zeit für Einarbeitung. Bruttoentgelt, Auszahlungsbetrag und gesamte Arbeitgeberkosten sind verschiedene Größen und sollten im Budget getrennt stehen.
Ein Beispiel: Sie planen monatlich 2.600 Euro Bruttoentgelt und setzen für Arbeitgeberbeiträge und weitere Lohnnebenkosten zunächst 650 Euro an. Für diese beiden Positionen ergibt sich ein Planwert von 3.250 Euro im Monat. Die 650 Euro sind ein frei gewählter Betrag dieses Beispiels, keine allgemeine Berechnungsquote. Lassen Sie die tatsächliche Summe für die vereinbarte Beschäftigung ermitteln. Lohnservice, Arbeitsplatz und Einarbeitung kommen zusätzlich hinzu.
Vergleichen Sie die laufenden Personalkosten außerdem mit dem erwarteten Praxiseingang während der Einarbeitung. Die Kollegin bezieht vereinbartes Entgelt, auch wenn ihr Kalender anfangs noch nicht mit dem späteren Patientenumfang gefüllt ist. Legen Sie deshalb fest, wie lange Ihre Praxis Gehalt, Miete und laufende Kosten aus der vorhandenen Liquidität tragen kann, bevor der zusätzliche Behandlungsumsatz vollständig eingeplant wird.
Die Praxis als Arbeitgeber rechtzeitig vorbereiten
Klären Sie, wer den Lohnlauf erstellt, wer Personaldaten freigibt und wer Änderungen meldet. Ihre Abrechnungsstelle kann die beauftragte Lohnbearbeitung übernehmen; die Praxis bestätigt Tätigkeit, Beschäftigungsbeginn, Arbeitszeit und Vergütung und meldet vereinbarte Änderungen rechtzeitig. Halten Sie dafür einen Kontakt und einen monatlichen Abgabetermin fest.
Für Sozialversicherungsmeldungen braucht der Beschäftigungsbetrieb eine Betriebsnummer. Das gilt laut Bundesagentur für Arbeit auch für Minijobs und Auszubildende. Fragen Sie zunächst, ob für Ihren Beschäftigungsbetrieb bereits eine Nummer geführt wird. Seit dem 1. Januar 2024 gehört zur elektronischen Beantragung außerdem die Unternehmensnummer des Unternehmens; sie wird vom zuständigen Unfallversicherungsträger vergeben. Wenn sie Ihnen fehlt, hilft die DGUV-Information zur Unternehmensnummer bei der zuständigen Stelle.
Übermitteln Sie den Arbeitgebernamen, die Rechtsform, den tatsächlichen Beschäftigungsort und die Tätigkeit so, wie sie für diesen Beschäftigungsbetrieb gelten. In einer Praxisgemeinschaft sollten Sie vor dem ersten Lohnlauf eindeutig festhalten, welche Person oder Gesellschaft Arbeitgeberin ist. So kann die Lohnstelle die Beschäftigung dem richtigen Betrieb zuordnen und die passende Betriebsnummer verwenden.
Die Beschäftigungsunterlagen gezielt zusammenstellen
Nutzen Sie den Personalfragebogen, den Ihre Lohnstelle für die gewählte Beschäftigungsart vorsieht. Tragen Sie die bestätigte Tätigkeit, den Beschäftigungsbeginn, Wochenstunden, Vergütung und den vereinbarten Zahlungsrhythmus ein. Dazu kommen die Angaben, die für Steuer und Sozialversicherung benötigt werden, etwa Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung. Die neue Mitarbeiterin sollte ihre persönlichen Unterlagen über den dafür vorgesehenen vertraulichen Weg einreichen, nicht über einen allgemeinen Teamverteiler.
Bei individueller Lohnbesteuerung braucht die Abrechnungsstelle für den Abruf der ELStAM die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Information, ob es das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis ist. ELSTER erläutert die nötigen Angaben im Arbeitgeberverfahren. Die ELSTER-Arbeitgeberhilfe nennt als frühestmöglichen Anmeldetag den Beschäftigungsbeginn. Die Merkmale werden spätestens fünf Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt, wobei auch der Samstag als Werktag zählt. Geben Sie die erforderlichen Angaben daher rechtzeitig an die Lohnstelle und vereinbaren Sie einen Abgabetermin, der diesen Abruf vor der ersten Abrechnung berücksichtigt. Bei einem pauschal versteuerten Minijob ist kein ELStAM-Abruf nötig; die ELSTER-Arbeitgeber-FAQ nennen diese Ausnahme. Klären Sie deshalb früh, welche Besteuerungsform für die vereinbarte Beschäftigung vorgesehen ist.
Beschäftigungsbeginn und erste Patiententermine auseinanderhalten
Der für die Lohnabrechnung maßgebliche Beschäftigungsbeginn ergibt sich aus der bestätigten Beschäftigungsvereinbarung. Der erste Patiententermin kann später liegen, weil Einarbeitung oder organisatorische Aufgaben vorausgehen. Geben Sie der Lohnstelle den vereinbarten Beginn und planen Sie im Praxiskalender daneben die tatsächlichen Arbeitszeiten.
Im Startbeispiel beginnt die Beschäftigung am 1. November. Die erste gemeinsame Einarbeitung findet am 2. November statt; erste Patiententermine sind für den 4. November vorgesehen. Das Lohnverfahren verwendet den vereinbarten Beginn am 1. November. Der Praxisplan zeigt Einarbeitung und Behandlungen mit ihren tatsächlichen Zeiten. Diese drei Angaben beschreiben denselben Start aus unterschiedlichen Aufgaben heraus.
Für eine versicherungspflichtige Beschäftigung ist der Beginn laut § 6 DEÜV mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn, zu melden. Stimmen Sie mit der Lohnstelle ab, wer die Meldung erstellt und welche Angaben bis zu deren Abgabetermin vorliegen müssen. So bleibt die Meldung an den vereinbarten Beschäftigungsbeginn gebunden, auch wenn die ersten Patiententermine erst einige Tage später stattfinden.
Die erste Abrechnung mit Ihrer Vereinbarung vergleichen
Bitten Sie vor dem ersten Abschluss um eine verständliche Vorschau und wählen Sie dafür die richtige Mitarbeiterin und den richtigen Abrechnungsmonat. Vergleichen Sie Beschäftigungsbeginn, vereinbarte Vergütung, Wochenstunden und zusätzliche Entgeltbestandteile mit den bestätigten Unterlagen. Prüfen Sie auch, ab welchem Datum ein vereinbarter Wechsel gilt, etwa wenn sich Stundenumfang oder Vergütung später ändern.
Lesen Sie Bruttoentgelt, Abzüge und Auszahlungsbetrag getrennt. Das Bruttoentgelt beschreibt die vereinbarte Grundlage und weitere bestätigte Bestandteile. Die Abzüge richten sich unter anderem nach den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Merkmalen. Der Auszahlungsbetrag geht an die Beschäftigte; die gesamten Arbeitgeberkosten enthalten zusätzlich die Arbeitgeberbeiträge und weitere Kosten aus Ihrer Planung.
Wenn ein Betrag von der Vereinbarung abweicht, fragen Sie gezielt nach der betroffenen Angabe: Wurde der richtige Beginn angesetzt? Gilt ein Zuschlag bereits in diesem Monat? Fehlt eine Information, die für die Berechnung gebraucht wird? Die Lohnstelle erläutert den Rechenweg; Sie bestätigen die vereinbarten Grundlagen. Prüfen Sie nach einer Korrektur die aktualisierte Fassung, bevor Sie den dazugehörigen Zahlungsauftrag freigeben.
Gehalt, Abgaben und Dokumente praktisch abschließen
Notieren Sie den Gehaltszahlungstermin aus der Vereinbarung und die Zahlungsfristen für weitere Stellen getrennt. Ein fertiggestellter Lohnlauf bedeutet noch nicht, dass die Banküberweisung ausgeführt ist. Legen Sie fest, wer den Zahlungsauftrag vorbereitet, wer ihn freigibt und wie Sie die Durchführung für den Monat nachvollziehen.
Auch die Sozialversicherungsbeiträge gehören in die Liquiditätsplanung. Nach § 23 SGB IV sind laufende, nach dem Entgelt bemessene Beiträge grundsätzlich in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde; ein verbleibender Restbetrag folgt am drittletzten Bankarbeitstag des nächsten Monats. Fragen Sie Ihre Lohnstelle, welcher Betrag für den ersten Beschäftigungsmonat angesetzt wird und ob die Beiträge eingezogen oder überwiesen werden. So steht die nötige Liquidität zum Fälligkeitstermin bereit, unabhängig davon, an welchem Tag das Gehalt an die Mitarbeiterin ausgezahlt wird.
Die Beschäftigte erhält ihre persönliche Abrechnung über den vereinbarten vertraulichen Weg. § 108 Gewerbeordnung sieht bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform mit Zeitraum und Zusammensetzung des Entgelts vor. Erklären Sie beim Start, wo die Kollegin die Unterlage findet und an wen sie eine Frage dazu richtet.
Arbeitgeber-Unterlagen und persönliche Mitarbeiterabrechnungen gehen an unterschiedliche Empfänger. Wenn die Kanzlei einen Arbeitgebernachweis benötigt, lassen Sie Dokument, Abrechnungsmonat und Praxisbezug konkret benennen und stellen Sie nur diese Unterlage bereit. Möchte die Kollegin ihre Abrechnung erneut ansehen, nutzt sie ihren eigenen Bereitstellungsweg. Bei einer Berichtigung halten Sie Person, Monat und aktualisierten Stand zusammen, damit klar bleibt, welche Fassung für Zahlung oder Meldung gilt.
Einen verlässlichen Rhythmus für die folgenden Monate aufbauen
Vereinbaren Sie einen monatlichen Termin, bis zu dem geänderte Arbeitszeiten, Vergütungsbestandteile und Abwesenheiten an die zuständigen Stellen gemeldet werden. Tragen Sie eine Änderung erst nach der Vereinbarung mit ihrem Geltungsbeginn in die Praxisplanung ein und geben Sie dieselbe bestätigte Grundlage an die Lohnstelle. Für Patiententermine zählt der freigegebene Wochenplan; für die Abrechnung zählen Beschäftigungsbeginn, vereinbarte Vergütung und die erforderlichen Personalangaben.
Nutzen Sie den easymed-Praxistest, um den Teamkalender und die verfügbaren Zeiten Ihrer ersten Kollegin durchzugehen. Die Abrechnungsstelle bleibt Ihre Ansprechpartnerin für den Lohnlauf. Mit einem geplanten Kostenrahmen, früh zusammengestellten Angaben und einer klar geprüften ersten Abrechnung wird aus der ersten Einstellung ein nachvollziehbarer Monatsablauf.
