Eine Bitte wie „Die Rechnung noch einmal“ kann eine Rechnungskopie oder eine Quittung meinen. Im Umsatzsteuerrecht rechnet eine Rechnung eine Lieferung oder sonstige Leistung ab (§ 14 UStG); eine Quittung bestätigt auf Verlangen den Empfang einer Zahlung (§ 368 BGB). Fragen Sie deshalb zuerst, welches Dokument gebraucht wird. In easymed entsteht die private Rechnung aus den erfassten Leistungen. Offene Rechnungen bleiben sichtbar; Kartenzahlungen mit dem SumUp-Leser sind mit der Rechnung verknüpft, und die Lexware-Office-Anbindung gleicht vollständig bezahlte Belege täglich ab.
Die folgenden sechs Antworten zeigen, wie Sie solche Fragen am Empfang schnell dem richtigen Rechnungsvorgang zuordnen und verständlich beantworten.
1. Welches Dokument wird gerade benötigt?
Eine Patientin sagt: „Ich brauche die Rechnung noch einmal.“ Fragen Sie kurz: „Geht es um die Rechnung mit den Leistungen oder um einen Nachweis, dass Sie gezahlt haben?“ Eine Rechnung beschreibt, was abgerechnet wurde; eine Quittung bestätigt eine empfangene Zahlung. Die Rechnung allein sagt also noch nicht, ob das Geld bereits eingegangen ist.
Wenn die Rechnungskopie genügt, verwenden Sie die bereits ausgestellte Fassung. Wird eine Quittung gewünscht, stellen Sie sie nach dem Zahlungseingang aus. § 368 BGB sieht auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis vor. Mit dieser kurzen Klärung erhält die Patientin die passende Unterlage, ohne dass das Team eine neue Rechnung anlegt.
2. Auf welche Rechnung bezieht sich die Anfrage?
Patient, Zeitraum und Rechnungsnummer machen den Vorgang eindeutig. Bei mehreren Behandlungen öffnen Sie die betreffende Rechnung, statt aus einer allgemeinen Erinnerung heraus eine Datei auszuwählen. Eine genannte Rechnungsnummer führt zur konkreten Unterlage und erleichtert auch einer Vertretung die weitere Bearbeitung.
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Der Rechnungsempfänger zählt ebenso: Bei einem Kind oder einer Bezugsperson muss die Person, die Termine vereinbart, nicht dieselbe sein, an die die Rechnung adressiert ist. Prüfen Sie deshalb die Angaben im bereits ausgestellten Dokument, bevor Sie es erneut versenden. easymed verknüpft Familien und Bezugspersonen und hält Stammdaten sowie Dokumente in der Patientenakte zusammen.
Eine Nachricht im Praxis-Postfach kann dem Patienten zugeordnet werden. Eine kurze Notiz wie „Rückfrage zur Rechnung vom letzten Termin“ hilft der Vertretung, den Kontext wiederzufinden; Rechnungsnummer und betreffende Unterlage geben den direkten Bezug.
3. Wie sehe ich den Zahlungsstand?
In easymed sehen Sie offene Rechnungen in der Zahlungsübersicht und können eine Zahlungserinnerung per Klick anstoßen. Für Kartenzahlungen verknüpft der SumUp-Leser den Zahlungsvorgang mit der Rechnung. Am aktivierten Empfangsterminal kann die Patientin ihre eigene offene Rechnung mit dem verbundenen Leser selbst bezahlen.
Bei Überweisungen arbeitet die Lexware-Office-Anbindung mit dem Rechnungsbeleg: Beim Abschließen vergibt Lexware die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie vor PDF-Erstellung, Druck und Versand. Die Anbindung gleicht vollständig bezahlte Belege täglich ab und gibt den Status an easymed zurück.
BEIM ABSCHLIESSEN
Lexware vergibt die Nummer
easymed übernimmt sie
PDF · Druck · Versand
Vollständig bezahlte Belege
Bezahlter Status zurück nach easymed
Kommt eine Rückfrage am selben Tag wie eine angekündigte Überweisung, unterscheiden Sie zwischen der mitgeteilten Zahlung und einem im System bestätigten Eingang. So beziehen Sie Ihre Antwort auf den aktuellen Stand.
4. Wie stelle ich eine Rechnung erneut bereit?
Rufen Sie die bereits ausgestellte Rechnung auf und stellen Sie genau diese Fassung erneut bereit. Rechnungsnummer und Bezug bleiben erhalten; eine Kopie braucht keine zweite Abrechnung.
Nutzen Sie den passenden Ausgabeweg und den in der Rechnung genannten Empfänger. Bei Familien kann die Person, die Termine vereinbart, eine andere sein als der Rechnungsempfänger. Wenn eine Angabe falsch ist oder geändert werden muss, verwenden Sie den vorgesehenen Korrekturweg, statt ein bereits versandtes PDF still zu bearbeiten. Für Rechnungen nach § 14 UStG sind die Unversehrtheit der Pflichtangaben und die Berichtigung fehlender oder unzutreffender Angaben geregelt.
Die kurze Rückmeldung nennt die erledigte Handlung: „Wir haben Ihnen die Rechnung erneut über den vereinbarten Weg bereitgestellt.“ Bei einer Korrektur können Sie ergänzen, welche Fassung nun gilt.
5. Wie erkläre ich eine einzelne Position?
Behandlungstag, erfasste Leistung und vereinbarter Preis bilden den Zusammenhang. Öffnen Sie die betreffende Position und erklären Sie in verständlichen Worten, welche Leistung damit abgerechnet wurde. In easymed fließen erfasste Leistungen in die Privatabrechnung ein; so können Sie die Rückfrage am selben Rechnungsvorgang klären.
Die fachliche Person erläutert bei Bedarf den Leistungsinhalt, während der Empfang Rechnungsnummer, Datum und Position bereitstellt. Liegt eine sachliche Korrektur vor, nutzen Sie den Korrekturweg aus dem vorherigen Abschnitt, statt die Rechnung unbemerkt zu ändern.
Privatversicherte reichen die Rechnung grundsätzlich bei ihrem Versicherer zur Erstattung ein; der vereinbarte Leistungsumfang des Vertrags ist dafür relevant (Informationen des Bundesgesundheitsministeriums zur PKV). Die Praxis erklärt die abgerechnete Leistung und den Preis. Zur konkreten Erstattungsfrage kann der Versicherer den Tarif einordnen.
6. Wie bleibt eine offene Rückfrage fürs Team nachvollziehbar?
Eine Übergabe ist am hilfreichsten, wenn sie Rechnungsnummer und noch offene Frage nennt. Statt „Bitte wegen der Zahlung zurückrufen“ ist zum Beispiel klarer: „Zur Rechnung mit dieser Nummer ist eine Überweisung angekündigt; bitte den bestätigten Zahlungsstand mitteilen.“ Die zuständige Person weiß damit genau, welchen Vorgang sie beantworten soll.
Bei einer Überweisung hilft die Rechnungsnummer im Verwendungszweck bei der Zuordnung in Lexware Office. Ist der Eingang bestätigt, nennen Sie in der Rückmeldung dieselbe Nummer und den geklärten Punkt. So kann die Patientin die Antwort dem richtigen Rechnungsvorgang zuordnen.
