Die Lexware-Office-Anbindung ist ein easymed-Zusatzmodul. Sie schließen eine neue Privatrechnung weiter in easymed ab. Beim Rechnungsabschluss übergibt easymed den Beleg an Lexware Office, übernimmt die dort vergebene Nummer und erstellt danach PDF, Druck und Versand mit demselben Bezug. Vollständig bezahlte Belege aus der Anbindung werden täglich zurückgemeldet. Für neue Rechnungen entfallen damit die doppelte Belegerfassung und das tägliche Nachtragen dieser Zahlungseingänge.
Für den Start zählt, ob eine Rechnung bereits erstellt wurde oder erst nach der Aktivierung abgeschlossen wird. Das Behandlungsdatum allein entscheidet nicht über den Rechnungsweg: Eine schon ausgestellte Rechnung behält ihren bisherigen Bezug; wird eine frühere Behandlung erst nach dem Starttag abgerechnet, läuft diese neue Rechnung über die Verbindung.
Vor dem Aktivierungstag den Zugang prüfen
Die Verbindung nutzt Lexwares Public API. Lexware nennt Office XL als Voraussetzung für die Public API und beschreibt die Schlüsselverwaltung unter „Erweiterungen“ und „Weitere Apps“ in Lexware Office (Lexware Help Center: Alles rund um Public API). Prüfen Sie diese Zugangsvoraussetzung, bevor Sie den Starttag mit dem Team festlegen. Den Schlüssel erstellen Sie in Lexware, kopieren ihn direkt aus dem angezeigten Fenster und tragen ihn einmal in easymed ein. Lexware zeigt einen geschlossenen Schlüssel später nicht erneut an.
Ein Public-API-Schlüssel gilt laut Lexware höchstens 24 Monate. Sein Ablaufdatum lässt sich in der Schlüsselverwaltung verlängern; bei einem Ersatzschlüssel bleibt der bisherige Schlüssel bis zu seinem Ablaufdatum nutzbar. Notieren Sie deshalb den Ablauf im Praxisplan und verlängern oder ersetzen Sie den Schlüssel rechtzeitig (Lexware Help Center). Sobald der Zugang steht, aktivieren Sie die Verbindung an dem Tag, ab dem neue Rechnungen den gemeinsamen Weg nehmen sollen.
Den Aktivierungsstichtag von der Behandlung unterscheiden
Der Aktivierungstag eröffnet den verbundenen Rechnungsweg für neue Abschlüsse. Entscheidend ist der Rechnungsstand, nicht der Tag der Behandlung. Wurde eine Septemberbehandlung noch nicht berechnet und wird die Rechnung erst nach dem Start erstellt, wird sie über die eingerichtete Verbindung abgeschlossen. Eine bereits vorher ausgestellte Rechnung bleibt dagegen beim bisherigen Vorgang. Das gilt auch dann, wenn eine Rückfrage oder eine Zahlung erst nach dem Stichtag kommt.
Beim Abschluss geht der neue Beleg an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie, bevor PDF, Druck und Versand folgen. Die Patient:innenrechnung und der Beleg in der Buchhaltung zeigen damit von Beginn an dieselbe Nummer. Für die Praxis genügt eine kurze Teaminfo zum Starttag: Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben beim bisherigen Bezug, neue Rechnungen laufen über den verbundenen Abschluss.
Den bisherigen Rechnungsbestand vor dem Start erfassen
Ihre bereits in easymed erstellten Rechnungen bleiben mit ihrer Nummer und ihrem bisherigen Verlauf auffindbar. Sie müssen die alten Belege für die Aktivierung nicht vollständig neu erfassen. Halten Sie für den Übergang nur die offenen Vorgänge fest, die im Alltag noch weiterbearbeitet werden: zum Beispiel eine ausstehende Zahlung, eine angekündigte Rückfrage oder eine noch benötigte Rechnungskopie. So kann die zuständige Person direkt am vorhandenen Beleg anknüpfen.
Bei den über Lexware neu erstellten Rechnungen hilft die Unterscheidung des Zahlungsstands: Lexware beschreibt „offen“ als bereits abgeschlossene Rechnung, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt ist; „bezahlt“ bedeutet vollständig ausgeglichen (Lexware API-Dokumentation, Rechnungsstatus). Eine Teilzahlung ist daher noch kein vollständig erledigter Vorgang. Bei älteren easymed-Rechnungen behalten Sie den Zahlungsstand am ursprünglichen Beleg im Blick; dieser Altbestand wird durch die Aktivierung nicht rückwirkend in die Verbindung übernommen.
Im Beispiel hat eine Physiotherapiepraxis zwei frühere Privatbelege: Bei einem steht noch eine Zahlung aus, bei einem anderen wird eine Frage zur Rechnung beantwortet. Beide sind über ihre bisherige Nummer erreichbar. Das Team führt die jeweilige Aufgabe dort fort, während neue Rechnungen bereits über Lexware Office laufen.
Alte Belege und neue Rechnungen am Stichtag ordnen
Ein Beispiel macht den Startpunkt deutlich: Eine am 30. September bereits erstellte Rechnung behält ihre ursprüngliche Nummer. Nach der Aktivierung am 1. Oktober wird eine neue Rechnung über die Anbindung abgeschlossen und erhält ihre Nummer von Lexware. In easymed finden Sie beide Belege mit ihrem jeweiligen Bezug wieder.
Eine Rechnung zu einer früheren Behandlung wird nicht allein durch das Behandlungsdatum zum Altbeleg. Wird sie erst nach der Aktivierung erstellt und abgeschlossen, nimmt sie den neuen Rechnungsweg. Für die Zuordnung im Team ist deshalb das Ausstellungs- beziehungsweise Abschlussdatum der Rechnung hilfreicher als eine Liste der Behandlungstage.
Für die Buchhaltung halten Sie einmal fest, ab welchem Tag der verbundene Weg gilt und welcher Zeitraum bereits übergeben wurde. Danach wird jede neue Rechnung beim Abschluss übertragen; eine zweite manuelle Erfassung desselben Belegs entfällt. Der Starttag schafft so eine klare Grenze zwischen bisherigem Bestand und neuen Rechnungen.
Spätere Zahlungen auf frühere Rechnungen weiterbearbeiten
Eine spätere Zahlung gehört weiter zur Rechnung, die bereits ausgestellt wurde. Trifft Geld für einen Altbeleg erst nach dem Starttag ein, erfassen Sie den Eingang am ursprünglichen Beleg in easymed. Die bisherige Rechnungsnummer bleibt erhalten; ein neuer Rechnungsabschluss ist dafür nicht nötig. Der tägliche Rücklauf aus Lexware betrifft Rechnungen, die über die aktivierte Anbindung erstellt wurden.
Im Beispiel ist die Septemberrechnung am 30. September ausgestellt und wird am 3. Oktober bezahlt. Das Team ordnet den Zahlungseingang am ursprünglichen Beleg zu: Die Zahlung zum Altbeleg wird dort erfasst und der Stand aktualisiert. Die Zahlung verändert weder die ursprüngliche Nummer noch macht sie aus dem alten Beleg eine neue Lexware-Rechnung. Der Vorgang bleibt an einer Stelle nachvollziehbar.
Für die verbundenen Rechnungen meldet Lexware vollständig ausgeglichene Belege täglich an easymed zurück. Wenn Sie einen Stand früher benötigen, lässt sich der Abgleich auch manuell anstoßen. Damit ist klar, welche Arbeit automatisch läuft: neue Rechnungen gehen beim Abschluss an Lexware; bezahlte verbundene Rechnungen werden zurückgemeldet; Zahlungen auf ältere easymed-Rechnungen bleiben beim jeweiligen Altbeleg.
Nummern und Suchwege im Team verständlich halten
Eine kurze Erklärung zur Rechnungsnummer reicht für die Übergabe: Bei älteren easymed-Rechnungen gilt die bisherige Nummer, bei neuen verbundenen Rechnungen die gemeinsam verwendete Lexware-Nummer. Wenn eine Patientin oder ein Patient nachfragt, führt die Nummer auf dem vorhandenen Beleg zum passenden Vorgang. Eine Vertretung kann den Ablauf an einer alten Rechnung und dem Abschluss einer neuen Rechnung nachvollziehen.
Übertragen werden die kaufmännischen Angaben für den Beleg, etwa Anschrift, Rechnungsdatum, Betrag und eine Sammelposition. Therapeutische Dokumentation, Befunde, Diagnosen und einzelne Abrechnungsziffern bleiben in der Praxis. So verbindet die Anbindung Rechnung und Buchhaltung, während die fachlichen Angaben weiter am Praxisvorgang liegen.
Archivzugriff und Datenübernahme getrennt organisieren
Der vorhandene Datenbestand bleibt die Grundlage für den Zugriff auf frühere Informationen. Bereits in easymed erstellte Rechnungen bleiben mit ihrer Nummer auffindbar; neue Rechnungen gehen über die Lexware-Anbindung in die Buchhaltung. Eine Verbindung mit Lexware ist damit kein vollständiger Import alter Rechnungen aus einer anderen Praxissoftware.
Wenn Sie zusätzlich die Praxissoftware wechseln, nutzen Sie die Migration zu easymed, um die für die weitere Praxisarbeit benötigten Daten zu übernehmen. Die Lexware-Anbindung hat eine andere Aufgabe: Sie verbindet den künftigen Rechnungsabschluss mit der Buchhaltung. Der DATEV-Export bleibt davon unabhängig verfügbar. Für die Zusammenarbeit legen Sie den passenden Übergabeweg und den Zeitraum einmal fest.
Die erste Übergabe nach dem Start gemeinsam prüfen
Schließen Sie nach der Aktivierung eine neue Rechnung in easymed ab und prüfen Sie, ob der Beleg in Lexware Office erscheint und dieselbe Nummer auf dem Rechnungs-PDF steht. Bei einem vollständig bezahlten Beleg lässt sich zusätzlich der tägliche Rücklauf nachvollziehen. Ein einzelner neuer Vorgang zeigt dem Team den neuen Weg konkret: Rechnung abschließen, Beleg übergeben, gemeinsame Nummer nutzen und den Zahlungsstand im verbundenen Ablauf zurückerhalten.
Ein früher ausgestellter Beleg bleibt beim bekannten Bezug; die Septemberrechnung aus dem Beispiel wird mit ihrer Zahlung am 3. Oktober am ursprünglichen Vorgang fortgeführt. Neue Rechnungen gehen bereits automatisch an Lexware Office. So bleiben Starttag, alter Bestand und laufender Zahlungsabgleich klar voneinander zugeordnet.
