Mit easymed behalten Sie Rechnungen und Zahlungen im Praxisalltag zusammen im Blick. Die eingerichtete Lexware-Office-Anbindung überträgt abgeschlossene Rechnungen automatisch an Lexware. Lexware vergibt die Belegnummer, easymed übernimmt sie als Rechnungsnummer und erstellt das PDF. Sobald Lexware eine Rechnung als vollständig ausgeglichen führt, übernimmt easymed den Zahlungsstatus beim täglichen Nachtlauf. Das Team muss bezahlte Rechnungen deshalb nicht noch einmal einzeln nachtragen.
Bei der Frage „Warum ist die Rechnung noch offen?“ hilft die Abfolge: Die Überweisung wird veranlasst, der Bankumsatz erscheint in Lexware und wird dem passenden Beleg zugeordnet, danach übernimmt easymed den bestätigten Stand nachts. So lässt sich eine Rückfrage gezielt am richtigen Punkt klären.
Die passende Finanzinformation direkt finden
Am Empfang geht es meist um eine einzelne Rechnung: Ist sie abgeschlossen, ist die Zahlung schon dem Beleg zugeordnet und wann wurde der Status zuletzt übernommen? Die gemeinsame Rechnungsnummer verbindet den Praxisfall mit dem Lexware-Beleg. Nennen Patientinnen und Patienten diese vollständige Nummer im Verwendungszweck, kann Lexware sie bei einem Zuordnungsvorschlag berücksichtigen. Der gleiche Belegbezug hilft dem Team, eine Rückfrage schnell dem richtigen Vorgang zuzuordnen.
Rechnungsabschluss und Zahlungsstatus verbinden
Beim Abschluss gibt easymed den Beleg an Lexware Office weiter. Lexware vergibt die Belegnummer, easymed übernimmt sie als Rechnungsnummer und erstellt damit das PDF für Druck oder Versand. Sie erfassen denselben Rechnungsbeleg nicht nochmals in der Buchhaltung. Der gemeinsame Nummernbezug verbindet die ausgestellte Rechnung mit ihrer späteren Zuordnung.
Die Zahlung läuft über Lexware: Der Bankumsatz muss dort vorliegen und dem passenden Rechnungsbeleg zugeordnet sein. Ein Patient kann die Überweisung bereits beauftragt haben, während sie in Lexware noch nicht als Bankumsatz erscheint. Auch ein sichtbarer Umsatz ist noch kein abgeschlossener Belegabgleich, solange er keiner Rechnung zugeordnet ist. Die Kette hat vier klare Zeitpunkte: Rechnung abgeschlossen; Zahlung als Bankumsatz sichtbar; Zahlung dem Lexware-Beleg zugeordnet; nach dem Abgleich ist der vollständige Zahlungsstand in easymed übernommen.
Für automatische Zuordnungsvorschläge nennt Lexware unter anderem den offenen Betrag und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck als passende Merkmale. Fehlt ein Vorschlag, lässt sich ein vorhandener Bankumsatz im Bereich „Finanzen → Umsätze → Umsätze zuordnen“ manuell mit der Rechnung verbinden. Die Lexware-Hilfe zur Zuordnung von Bankumsätzen beschreibt diesen Weg. Die Hinweise zu Zuordnungsvorschlägen erklären außerdem, welche Angaben den Treffer erleichtern.
Den täglichen Zahlungsabgleich nutzen
Der Zahlungsabgleich zwischen Lexware und easymed läuft automatisch einmal täglich in der Nacht. Er übernimmt den Status vollständig ausgeglichener Rechnungen. Wird die Zahlung erst nach dem letzten Lauf zugeordnet, erscheint sie nach dem nächsten Nachtlauf auch in easymed als bezahlt. Für den normalen Ablauf müssen Sie keinen täglichen Kontrolllauf für jede Rechnung anlegen.
Bleibt in Lexware ein Restbetrag offen, ist die Rechnung noch nicht vollständig ausgeglichen und wird nicht als bezahlt zurückgemeldet. Das gilt auch bei einer Teilzahlung. Lexware beschreibt, wie mehrere Bankumsätze einer Rechnung zugeordnet werden und der Beleg bis zur vollständigen Summe offen bleibt. Die Anleitung zu Teilzahlungen in Lexware Office hilft, den verbleibenden Betrag nachzuvollziehen. Für die Praxisfrage ist damit wichtig: „Überwiesen“ beschreibt den angestoßenen Vorgang; „bezahlt“ setzt den vollständigen Ausgleich des Belegs voraus.
Einen Tagesverlauf an einem Rechnungsfall sehen
Ein Beispiel macht die Reihenfolge anschaulich: Am Montag wird eine Überweisung um 14 Uhr als Bankumsatz in Lexware sichtbar. Um 15 Uhr ordnet das Team sie der Rechnung zu. Der nächtliche Abgleich übernimmt den vollständigen Zahlungsstand anschließend in easymed. Am Dienstag steht die Rechnung dort auf „bezahlt“.
Fragt der Patient am Montagnachmittag nach, können Sie in Lexware zuerst prüfen, ob der Umsatz bereits dem Beleg zugeordnet ist. Liegt die Zuordnung vor, erklärt der Zeitpunkt des easymed-Abgleichs, warum die Praxisansicht noch den Stand des letzten Nachtlaufs zeigt. Die Uhrzeiten sind Beispielwerte; entscheidend sind Zuordnung und Übernahme in dieser Reihenfolge.
Bei einer kurzfristigen Rückfrage manuell abgleichen
Benötigen Sie einen bereits in Lexware bestätigten Zahlungsstand noch am selben Tag, können Sie den Abgleich in easymed manuell anstoßen. Das ist eine zusätzliche Möglichkeit für eine konkrete Rückfrage. Im üblichen Ablauf übernimmt weiterhin der automatische Nachtlauf den Status.
Vor dem manuellen Abgleich lohnt der Blick auf den Lexware-Beleg: Steht dort noch ein Restbetrag offen oder ist der Bankumsatz noch keiner Rechnung zugeordnet, gibt es keinen vollständig ausgeglichenen Status, den easymed übernehmen kann. Ist der Beleg bereits bezahlt, aktualisiert der manuelle Lauf den Praxisstatus. Das Team kann dem Patienten dann mit der gemeinsamen Rechnungsnummer den aktuellen Stand nennen.
Bereits erfasste Zahlungen behalten ihren Bezug
In easymed erfasste Bar- oder Kartenzahlungen behalten ihren bezahlten Stand, wenn der Lexware-Abgleich läuft. Bereits bezahlte Rechnungen werden dadurch nicht wieder geöffnet. Zahlungsart und Rechnungsbezug bleiben beim betreffenden Vorgang sichtbar.
Entsteht später eine Rückzahlung oder Rechnungskorrektur, bearbeiten Sie diese Änderung direkt beim betroffenen Beleg. So bleiben Zahlung und Beleg für die weitere Bearbeitung miteinander verbunden.
Rechnungsübersicht und BWA passend verwenden
Die Rechnungsübersicht beantwortet Fragen zu einzelnen Rechnungen und Zahlungen. Eine BWA stellt die Entwicklung eines Buchhaltungszeitraums dar und hilft, die wirtschaftliche Lage unterjährig einzuordnen. DATEV beschreibt sie als Auswertung von Daten der Finanzbuchführung und nennt eine kurzfristige Erfolgsrechnung, Vorjahresvergleiche und Soll-Ist-Abgleiche. Der Zeitraum und die gebuchten Finanzdaten bilden den passenden Rahmen für die Auswertung.
Wenn eine Patientin am Empfang nach einer Überweisung fragt, suchen Sie den einzelnen Rechnungsbeleg und seine Zuordnung. Wenn Sie die Monatsentwicklung besprechen, nutzen Sie die BWA für den ausgewiesenen Zeitraum. Die automatische Übergabe abgeschlossener Rechnungen und die tägliche Rückmeldung vollständig bezahlter Belege verbinden den Praxisablauf mit Lexware. Informieren Sie sich über die Lexware-Office-Anbindung von easymed, wenn Sie diesen Rechnungsweg für Ihre Praxis ansehen möchten.
