Eine mobile Privatrechnung nach einem Hausbesuch bereiten Sie in der passenden Patientenakte vor: Öffnen Sie den tatsächlich durchgeführten Termin, erfassen Sie die erbrachte Privatleistung und erstellen Sie aus den erfassten Leistungen die Rechnung. easymed läuft im Browser auf PC, Mac, Tablet und Smartphone. So bleibt die mobile Erfassung mit derselben Praxisakte verbunden, an der eine Kollegin später am Praxisarbeitsplatz weiterarbeitet.
Für eine reguläre Rechnung nennt § 14 UStG unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang sowie den Zeitpunkt der Leistung. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV. Diese Angaben sollten zum tatsächlich durchgeführten Besuch und zum richtigen Rechnungsempfänger passen: § 14 UStG, § 33 UStDV.
Den Hausbesuch in der gemeinsamen Patientenakte bearbeiten
Rufen Sie den Termin und die zugehörige Person auf. Der Kalender zeigt den vereinbarten Besuch, die Patientenakte die bisherigen Informationen. Neue Einträge erhalten den Bezug zum tatsächlichen Termin. So lassen sich frühere Rückmeldungen und aktuelle Beobachtungen im selben Verlauf nachvollziehen.
Die Rechnung soll die tatsächlich durchgeführte Privatleistung abbilden. Ändert sich der Umfang beim Besuch, prüfen Sie die erbrachte Position und den dafür vereinbarten Preis, bevor daraus eine Rechnung entsteht. Der Eintrag verbindet das Leistungsdatum mit der passenden Leistungsbezeichnung und dem Preis des Vorgangs.
Wenn eine Person mehrere Hausbesuche erhält, bleibt jeder Termin mit seinem eigenen Zeitpunkt erkennbar. Eine spätere Rückfrage zu einem bestimmten Freitag führt zum betreffenden Besuch. Sie müssen nicht zunächst herausfinden, welche persönliche Notiz zu welchem Behandlungstag gehörte.
Kosteninformationen vor dem Besuch verständlich vereinbaren
Die angebotenen Leistungen und Preise bilden die Grundlage der privaten Abrechnung. In easymed können eigene Praxispreise hinterlegt werden. Erklären Sie vor Beginn, welche Leistungen vorgesehen sind und ob Sie nach einzelnen Terminen oder für eine vereinbarte Serie abrechnen. Das hilft der behandelten Person, Rechnungsposten und Honorar einzuordnen.
Verändert sich die Vereinbarung, halten Sie den neuen Stand am passenden Patientenfall fest. Die behandelnde Person kann so bei der Erfassung auf die aktuelle Abmachung Bezug nehmen. Eine klare Leistungsbezeichnung ist hilfreicher als eine allgemeine Zeile wie „Sonstiges“, weil sie die tatsächlich erbrachte Behandlung erkennen lässt.
Bei Familien können behandelte Person und Rechnungsempfänger unterschiedliche Personen sein. Ein Kind erhält die Behandlung, ein Elternteil soll den Beleg bekommen. In easymed lassen sich Kinder mit einer Bezugsperson und deren Kontaktdaten verbinden. Prüfen Sie vor dem Erstellen der Rechnung, welcher Kontakt für den konkreten Beleg vorgesehen ist.
Nach dem Termin Leistungen und Rechnungsinformationen erfassen
Im Beispiel war für den Freitagsbesuch eine Leistung vorgesehen, die beim Hausbesuch nicht erbracht wurde. Erfassen Sie im richtigen Termin den tatsächlich durchgeführten Umfang und das tatsächliche Leistungsdatum; eine geplante Position wird nicht allein durch den Termin zur erbrachten Leistung. Wenn die Rechnung mehrere Besuche zusammenfasst, bleibt jedes Datum mit der passenden Leistung verknüpft.
- 1Termin und Leistung erfassenPerson, Besuchsdatum und tatsächlich erbrachter Umfang.
- 2Rechnung daraus erstellenDie erfassten Leistungen bilden die Rechnungsgrundlage.
- 3PDF per E-Mail versendenDer Beleg geht an den vorgesehenen Rechnungskontakt.
Die ausführliche fachliche Notiz bleibt in der klinischen Dokumentation. Für den privaten Beleg verwenden Sie die dazugehörigen Abrechnungsangaben. Der Patientenfall führt beides zusammen, ohne den gesamten Behandlungsverlauf in das Rechnungsdokument zu übernehmen.
Bei einem Tag mit mehreren Besuchen öffnen Sie jeweils den passenden Termin. Kontrollieren Sie Person, Behandlungstag, erbrachte Leistung und Rechnungsempfänger, bevor Sie den Beleg erstellen. So bleibt später nachvollziehbar, zu welchem Besuch eine einzelne Rechnungsposition gehört.
Den passenden Arbeitsplatz und das Gerät nutzen
Wählen Sie das Gerät passend zur Aufgabe: Für eine kurze Leistungserfassung kann ein Smartphone genügen; für das Lesen eines längeren Verlaufs oder die Prüfung mehrerer Rechnungspositionen kann ein Tablet übersichtlicher sein. easymed läuft im aktuellen Browser, sodass Sie den Patientenfall auf einem passenden Praxisgerät öffnen können.
KI Generiert
Für Patientendaten wählen Sie einen Platz und eine Bildschirmausrichtung, bei denen Außenstehende nicht mitlesen können. Sperren Sie das Gerät, wenn Sie es verlassen. Das BSI empfiehlt eine Displaysperre, aktivierte Gerätegrundverschlüsselung und zeitnahe Sicherheitsupdates. Es rät auch davon ab, das Gerät automatisch mit öffentlichen WLANs verbinden zu lassen. Prüfen Sie in den Geräteeinstellungen, ob die integrierte Verschlüsselung eingeschaltet ist; die verfügbaren Optionen hängen vom Gerät und Betriebssystem ab. Das BSI beschreibt diese Schutzschritte für mobile Geräte.
Den gleichen Fall unterwegs und in der Praxis weiterführen
In easymed stehen Kalender, Patientenakte und Dokumentation im Browser bereit. Der Wechsel vom Tablet oder Smartphone zum Praxis-PC führt zum selben Patientenfall. Die Privatabrechnung mit easymed erstellt aus den erfassten Leistungen eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versendet werden kann.
Für eine Übergabe nennen Sie den erreichten Stand und den nächsten Schritt, etwa: „Freitagsbesuch erfasst; Rechnung für die vereinbarte Serie vorbereiten.“ Die Kollegin öffnet denselben Fall und sieht, welcher Termin bereits dokumentiert ist. So kann sie am richtigen Vorgang weiterarbeiten, ohne Besuchsdaten erneut aus einer privaten Notizsammlung zu übertragen.
Für die Abrechnung hilft es, erledigte und noch offene Schritte eindeutig zu benennen: Der Besuch ist erfasst, die Rechnung muss noch erstellt werden oder das PDF wurde bereits versendet. So weiß die nächste Person, ob sie den Beleg noch vorbereiten oder eine Rückfrage zum versandten Dokument beantworten soll.
Rückfragen und Zahlungsstand am Rechnungsfall beantworten
Nach dem Versand kann eine Person nach dem Behandlungstag, einer Leistungsbezeichnung oder dem Rechnungsbetrag fragen. Der jeweilige Termin erklärt den Leistungsbezug; die vereinbarte Honorarinformation erklärt den verwendeten Preis. Beides ist am richtigen Patientenfall leichter wiederzufinden.
Der Zahlungsstand ist in easymed an der Rechnung sichtbar. Ist ein Betrag offen, können Sie eine Zahlungserinnerung per Klick verschicken. Eine Rückmeldung zu einer bereits geleisteten Zahlung lässt sich damit am konkreten Beleg bearbeiten.
Optional verbindet die Lexware-Office-Anbindung die Praxisrechnungen mit der Buchhaltung. Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer, die nach easymed zurückkommt; dort wird das PDF erstellt. Vollständig bezahlte Rechnungen gleicht die Anbindung täglich ab. So bleibt die mobile Erfassung mit dem anschließenden Rechnungsweg in der Praxis verbunden.
Für eine mobile Privatrechnung prüfen Sie vor dem Erstellen vor allem den passenden Patientenfall, den tatsächlichen Besuch, die erbrachte Leistung und den Rechnungsempfänger. easymed verbindet diese Angaben mit dem gemeinsamen Praxisablauf im Browser und lässt die Kollegin am Praxisarbeitsplatz am selben Fall weiterarbeiten.
