Wenn Sie für zusätzliche Praxisräume eine BWA anfragen, nennen Sie der Kanzlei den Anlass, den benötigten Zeitraum und den Eingangstermin, den die vermietende Stelle tatsächlich genannt hat. „Bitte schicken Sie uns die aktuelle BWA“ lässt offen, welche Auswertung gemeint ist und ob etwa ein einzelner Monat oder ein kumulierter Zeitraum gebraucht wird. Klären Sie eine ungenaue Anforderung daher zuerst mit der empfangenden Stelle.
Wenn easymed mit Lexware Office verbunden ist, gehen abgeschlossene Rechnungen als Beleg an Lexware; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt zu easymed zurück, Zahlungseingänge werden täglich abgeglichen. Das ordnet den Rechnungsweg im laufenden Buchhaltungsprozess. Die BWA selbst erstellt die Kanzlei aus der Finanzbuchführung. Mehr zum konkreten Ablauf der Lexware-Office-Anbindung.
Den Anlass hinter der angeforderten Auswertung erklären
Eine BWA fasst unterjährige Zahlen aus der Finanzbuchführung zusammen. Ihre Darstellung kann nach unterschiedlichen Kriterien und für verschiedene Adressaten aufgebaut sein. DATEV beschreibt die BWA als verdichtete Wiedergabe der unterjährigen Buchführungswerte und unterscheidet mehrere Auswertungsformen (DATEV-Fachbuch, Leseprobe). Der Begriff „aktuell“ legt deshalb allein noch nicht fest, welcher Zeitraum oder welche Fassung gemeint ist.
Im Beispiel möchte eine Praxis einen zusätzlichen Raum am bestehenden Standort anmieten. Die vermietende Stelle bittet um eine BWA für Januar bis September und nennt den 22. Oktober als Eingangstag. Diese drei Angaben gehören in die Anfrage an die Kanzlei: der Raum als Anlass, Januar bis September als Zeitraum und der 22. Oktober als Termin der empfangenden Stelle.
Wenn in der Anforderung nur „die letzte BWA“ oder „aktuelle Zahlen“ steht, fragen Sie nach, ob eine bereits erstellte Fassung genügt oder ein bestimmter Zeitraum erwartet wird. Klären Sie auch, ob die Werte kumuliert seit Jahresbeginn oder nur für einen einzelnen Monat dargestellt sein sollen. Die empfangende Stelle kann sagen, welche Unterlage sie für ihr Gespräch tatsächlich benötigt; die Kanzlei kann dann prüfen, was sich aus dem vorhandenen Buchungsstand erstellen lässt.
Ändert sich die Anforderung nach dem ersten Gespräch, geben Sie die bestätigte Änderung an die Kanzlei weiter. Ein Wechsel von Januar bis September zu einem anderen Zeitraum kann den benötigten Bearbeitungsstand und den Liefertermin verändern. Halten Sie in der Nachricht fest, welche Anforderung nun gilt.
Den gewünschten Zeitraum mit dem bearbeiteten Stand abgleichen
Eine BWA entsteht aus der Finanzbuchführung. DATEV nennt zeitnahes Buchen auf Grundlage vollständiger Belege als Voraussetzung für aussagekräftige Informationen zur aktuellen wirtschaftlichen Lage (DATEV-Leitfaden zum unterjährigen Controlling). Fragen Sie deshalb nach dem Zeitraum, der tatsächlich verarbeitet ist. Dass Belege an die Kanzlei übermittelt wurden, heißt noch nicht automatisch, dass sie bereits in der Buchführung und damit in der angefragten Auswertung berücksichtigt sind.
Im Beispiel sind Januar bis August bearbeitet. Für September braucht die Kanzlei noch eine Klärung zu einer Lieferantenrechnung. Die Praxis fragt nach, welche konkrete Angabe dafür fehlt, wer sie beschaffen kann und über welchen vereinbarten Weg sie zur Kanzlei gelangt. So wird aus „für September fehlt noch etwas“ eine überschaubare Aufgabe mit zuständiger Person und nächstem Termin.
Erfragen Sie zugleich, ob die Ergänzung den gewünschten Septemberstand ermöglicht und ob der bestätigte Liefertermin bestehen bleibt. Falls die Kanzlei für den angefragten Zeitraum noch nicht genügend Buchungen verarbeitet hat, können Sie mit ihr besprechen, welche bereits verfügbare Fassung es gibt. Fragen Sie die vermietende Stelle, ob dieser Stand für den konkreten Termin hilft oder ob sie auf den vollständigen Zeitraum warten möchte. So wird kein älterer Stand versehentlich als die angeforderte Fassung weitergegeben.
Eine laufende BWA bildet unterjährige Buchführungswerte ab. DATEV weist darauf hin, dass Bewertungen aus der Jahresabschlusserstellung in der Regel noch nicht in unterjährigen Auswertungen enthalten sind. Wenn die empfangende Stelle ausdrücklich einen Jahresabschluss oder eine andere Unterlage verlangt, setzen Sie diese Dokumente nicht mit einer BWA gleich. Lassen Sie die genaue Bezeichnung und den passenden Stand zwischen Empfänger und Kanzlei klären.
Empfängertermin, Kanzleitermin und eigene Ergänzung auseinanderhalten
Planen Sie rückwärts vom Eingangstag, den die vermietende Stelle genannt hat. Dafür brauchen Sie drei getrennte Angaben: bis wann die Praxis fehlende Informationen liefert, wann die Kanzlei die Auswertung voraussichtlich bereitstellt und wann die empfangende Stelle sie erhalten möchte. Lesen Sie die Datei nach dem Eingang, und planen Sie Zeit für die angeforderte Weitergabe ein.
Im Beispiel ergänzt die Praxis die Septemberangabe bis zum 15. Oktober. Die Kanzlei bestätigt den 19. Oktober als vorgesehenen Liefertermin an die Praxis; die Unterlage soll am 22. Oktober bei der vermietenden Stelle vorliegen. Dazwischen liest die Praxis die tatsächlich gelieferte Auswertung und gibt sie gezielt weiter.
Fragen Sie die Kanzlei nach einem realistischen Liefertermin, bevor Sie ihn der vermietenden Stelle zusagen. Eine Bitte um Eile ist noch keine Terminbestätigung. Wenn der Zeitraum nicht rechtzeitig bearbeitet werden kann, fragen Sie die empfangende Stelle, ob sie einen späteren Eingang oder eine bereits verfügbare Auswertung akzeptiert. Teilen Sie der Kanzlei anschließend mit, welche Variante vereinbart wurde.
Die Kanzleianfrage als verständlichen Ergebnisauftrag formulieren
Eine kurze Nachricht sollte Anlass, Dokumentart, Zeitraum, Empfängertermin und die offene Frage zur Bereitstellung enthalten. Sie können die Bitte der vermietenden Stelle beifügen, damit die Kanzlei den gewünschten Umfang direkt sieht. Schreiben Sie außerdem dazu, welche Angaben oder Belege Sie noch nachreichen und bis wann.
Für das Beispiel könnte die Anfrage lauten: „Für die Anmietung eines zusätzlichen Praxisraums benötigen wir eine BWA für Januar bis September. Die vermietende Stelle möchte die Unterlage bis zum 22. Oktober erhalten. Können Sie uns die Auswertung bis zum 19. Oktober bereitstellen? Für September fehlt noch die Klärung zu einer Lieferantenrechnung. Welche konkrete Angabe benötigen Sie dafür von uns?“ So kann die Kanzlei den angefragten Zeitraum mit dem Buchungsstand abgleichen und einen Termin bestätigen oder eine noch fehlende Grundlage benennen.
Halten Sie die Rückmeldung am selben Vorgang fest: welche Ergänzung gebraucht wird, wer sie beschafft und welcher Liefertermin vereinbart ist. Ist der Termin noch offen, kennzeichnen Sie ihn als offen. Ein eingegangener Anhang ist noch keine Terminbestätigung.
Den vorhandenen Rechnungsweg als eine Grundlage zuordnen
Für die Anfrage verbinden Sie den Zeitraum mit dem Rechnungsweg Ihrer Praxis. Prüfen Sie, ob die abgeschlossenen Rechnungen des fraglichen Zeitraums bereits im Buchhaltungssystem der Kanzlei angekommen und dort verarbeitet sind. Eine Übertragung oder ein DATEV-Export allein sagt nicht, ob dieser Stand schon in der BWA berücksichtigt wird; das bestätigt die Kanzlei.
Wenn Sie den DATEV-Export nutzen, benennen Sie diesen Übergabeweg in der Anfrage. Wenn Rechnungen in Lexware Office liegen, fragen Sie, ob die Kanzlei die Belege aus dem benötigten Zeitraum bereits verarbeitet hat. Lassen Sie sich genau den fehlenden Bezug nennen, statt ungeordnet weitere Rechnungslisten zu schicken.
Die gelieferte Fassung vor der Weitergabe wirklich lesen
Öffnen Sie die erhaltene Auswertung und prüfen Sie, ob der Praxisbezug und der angeforderte Zeitraum Januar bis September erkennbar sind. Weist die Datei nur Januar bis August aus, klären Sie den Unterschied mit der Kanzlei, bevor Sie sie weiterleiten. Verlassen Sie sich nicht allein auf den Dateinamen oder auf die Begleitnachricht.
Verwenden Sie für die Weitergabe die bestätigte Fassung und den vereinbarten Kontakt der vermietenden Stelle. Prüfen Sie den Anhang vor dem Senden noch einmal: Ist es die aktuelle Datei, sind keine persönlichen Arbeitsnotizen beigefügt und passt der sichtbare Zeitraum zur Anforderung? Notieren Sie anschließend, welche Fassung Sie für die Raum-Anmietung weitergegeben haben.
Wenn nach dem Gespräch ein anderer Zeitraum oder eine zusätzliche Erläuterung gebraucht wird, formulieren Sie daraus eine neue, konkrete Rückfrage. Nennen Sie wieder den Anlass, die gewünschte Unterlage und den Eingangstermin. So kann die Kanzlei den Folgeauftrag an der tatsächlichen Anforderung ausrichten.
