Eine neue Rechnungsadresse für Lieferanten kann zwei Änderungen meinen: die Rechnungsanschrift mit dem Praxisnamen, die auf dem Beleg steht, oder den Zustellweg, über den Sie die Rechnung erhalten, etwa per E-Mail oder Lieferantenportal. Prüfen Sie zuerst, was sich tatsächlich ändert. Für eine kurze Mitteilung helfen Praxisname oder Kundennummer, die neue Angabe, der Änderungsbeginn und ein Rückfragekontakt.
Wenn nur das Postfach wechselt, nennen Sie die neue Zustelladresse. Zieht die Praxis um oder ändert sich der Rechnungsempfänger, geben Sie auch dessen neue Rechnungsangaben vollständig an. Eine Vorlage mit beiden Varianten finden Sie weiter unten.
Eigene Praxisrechnungen laufen mit easymed bereits verbunden
Sie erfassen die Leistungen und schließen die eigene Rechnung in easymed ab. Die aktivierte Lexware-Anbindung übergibt Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition als Beleg. Lexware vergibt die Nummer, die easymed vor PDF, Druck und Versand als eigene Rechnungsnummer übernimmt. Patienten, Praxis und Buchhaltung verwenden dadurch denselben Bezug; der Beleg muss nicht ein zweites Mal angelegt werden.
Der tägliche Abgleich übernimmt den Zahlungsstatus aus Lexware: vollständig bezahlte Rechnungen werden in easymed als bezahlt markiert. Das erleichtert den Überblick über offene Beträge und erspart das zusätzliche Abhaken des gleichen Zahlungseingangs. Die Behandlungsdokumentation bleibt in der Patientenakte. Der vorbereitete Rechnungsweg schließt an Ihre normale Arbeit an, sobald die Anbindung aktiviert ist.
Eine Lieferantenrechnung kommt in der anderen Richtung an: Ein Materiallieferant oder Dienstleister stellt Ihrer Praxis eine Rechnung. Dafür nennen Sie ihm den vereinbarten Rechnungseingang. Die eigene Rechnungsabgabe über easymed und der Empfang von Lieferantenbelegen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Mit dieser einfachen Unterscheidung bleibt auch die neue Adresse verständlich.
Den gewünschten Rechnungseingang kurz benennen
Die Rechnungsanschrift auf dem Beleg und der Zustellweg sind getrennte Angaben. Nach § 14 Absatz 4 Nummer 1 UStG muss die Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten (Gesetzestext). Wenn Sie nur das E-Mail-Postfach oder den Portalzugang ändern, sagen Sie, dass die Angaben zum Rechnungsempfänger auf dem Beleg gleich bleiben. Ändert sich auch der Praxisname oder die postalische Rechnungsanschrift, nennen Sie diese Angaben gesondert.
Für E-Rechnungen schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Das Bundesfinanzministerium nennt zum Beispiel E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, einen gemeinsamen Speicherort oder ein Internetportal; welchen Weg Sie im einzelnen Geschäftsverhältnis nutzen, vereinbaren Sie mit dem Lieferanten. Für inländische Unternehmen genügt zum Empfang einer E-Rechnung ein E-Mail-Postfach. Ein bereits vereinbarter Portalweg kann also weiterlaufen; aktualisieren Sie die Kontaktdaten dort passend, statt eine E-Mail-Änderung als automatischen Wechsel des Zustellwegs anzunehmen. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung erläutern die Übermittlungswege.
Nutzen Sie für die Zuordnung den bekannten Praxisnamen und bei mehreren Kundenkonten die jeweilige Kundennummer. So kann der Lieferant Rechnungsanschrift und Eingangskanal der richtigen Praxis zuordnen. Die Person, die den Rechnungseingang betreut, sollte auf das neue Postfach zugreifen können; eine Vertretung hilft bei Abwesenheit. Weitere Hinweise zum Lesen und Bearbeiten stehen im Beitrag E-Rechnung in der Therapiepraxis: den Empfang organisieren.
Eine Nachricht mit vier klaren Angaben senden
Ein passender Betreff lautet: „Neue Rechnungsadresse unserer Praxis ab 1. November“. Darunter nennen Sie den bekannten Praxisempfänger, die neue kopierbare Adresse, den Geltungsbeginn und den Kontakt für Rückfragen. Diese vier Angaben beantworten die Fragen des zuständigen Rechnungskontakts unmittelbar. Eine kurze Bestätigung hilft, die Änderung im laufenden Kontakt wiederzufinden.
Eine Beispielnachricht: „Guten Tag, bitte senden Sie Rechnungen für unsere Praxis [Name/Kundennummer] ab [Datum] an [neue Zustelladresse oder vereinbarter Portalweg]. Bestellungen und Lieferabsprachen laufen weiter über die bekannten Kontakte. Bitte bestätigen Sie kurz die Änderung des Rechnungseingangs. Rückfragen beantwortet [Name oder Empfang] unter [Geschäftskontakt]. Vielen Dank.“ Ändert sich zusätzlich der Rechnungsempfänger auf dem Beleg, ergänzen Sie eine zweite Zeile: „Der Rechnungsempfänger lautet künftig [vollständiger Name und vollständige Anschrift].“
Empfänger, Adresse, Beginn und Rückfragekontakt haben jeweils eine klare Aufgabe. Der Empfänger benennt das Kundenkonto. Die Adresse zeigt den Zielweg. Der Beginn ordnet die Änderung zeitlich ein. Der Rückfragekontakt ermöglicht eine kurze Antwort. Schreiben Sie die Adresse direkt in den Nachrichtentext, damit sie übernommen werden kann, und senden Sie die Mitteilung einzeln an den jeweiligen Lieferantenkontakt.
Aktive Lieferanten nach dem nächsten Rechnungsbedarf informieren
Nutzen Sie die Kontakte aus Ihren laufenden Bestellungen, Verträgen oder letzten Rechnungen. Zuständig ist meist die Stelle, die die Rechnungsadresse im Lieferantensystem betreut. Eine vorhandene Lieferantenübersicht lässt sich dafür um den Stand der Mitteilung ergänzen. Lieferant, Rechnungskontakt und kurze Rückmeldung reichen für diese einzelne Änderung aus.
Im Beispiel hat die Praxis vier Kontakte: Materiallieferant, Reinigungsdienst, Wartungsfirma und Fortbildungsanbieter. Die ersten drei stellen regelmäßig Rechnungen aus und erhalten die Nachricht jetzt. Beim Fortbildungsanbieter wird die Adresse bei der nächsten Buchung angegeben. Dadurch erreichen Sie die Kontakte zum passenden Anlass und vermeiden eine Rundnachricht an längst inaktive Anbieter.
Bekannte Geschäftsunterlagen liefern den passenden Kontakt. Nennt ein Lieferant einen anderen Ansprechpartner, übernehmen Sie dessen bestätigte Zuständigkeit in die vorhandene Übersicht. Eine reine Änderung des Rechnungseingangs bleibt damit eine gezielte Mitteilung an den zuständigen Kontakt.
Die nächste Rechnung zeigt den normalen neuen Weg
Drei Stände machen die Umstellung verständlich: Nachricht versendet, Adresse bestätigt und nächste Rechnung am neuen Eingang erhalten. Der letzte Stand entsteht beim ohnehin vorgesehenen Rechnungsversand. Eine zusätzliche Beispielrechnung oder ein gesonderter Probelauf ist dafür nicht nötig. Die laufende Rechnung zeigt, welchen Kontakt der Lieferant verwendet.
Eine automatische Empfangsantwort bedeutet zunächst, dass Ihre Mitteilung angekommen ist. Eine ausdrückliche Bestätigung bezieht sich auf die hinterlegte Adresse. Diese beiden kurzen Rückmeldungen lassen sich in der Übersicht unterscheiden. So wissen Sie, bei welchem regelmäßig abrechnenden Lieferanten noch eine Antwort hilfreich ist, ohne alle Kontakte erneut anzuschreiben.
Die Wartungsfirma bestätigt im Beispiel sofort, der Materiallieferant nach einer kurzen Nachfrage. Die Rechnung des Reinigungsdienstes kommt noch an der bisherigen Adresse an. Antworten Sie auf genau diesen Vorgang mit dem Hinweis auf die neue Adresse und bitten Sie um die Anpassung für den nächsten Versand. Ein gezielter Kontakt reicht; die übrige Umstellung muss nicht wiederholt werden.
Rechnungspost im Alltag einfach weiterführen
Die bisherigen Eingänge bleiben während des vereinbarten Übergangs erreichbar. Eine dort eingehende Rechnung wird ihrem Vorgang zugeordnet. Kommt derselbe Beleg an zwei Adressen an, bleibt er dieselbe Rechnung mit derselben Nummer. Der vorhandene Belegweg führt ihn entsprechend einmal weiter. Danach genügt der übliche Blick auf die betreute neue Adresse.
Übernehmen Sie die bestätigte Rechnungsanschrift und den Zustellweg getrennt in Ihre vorhandenen Lieferanteninformationen. Bei der nächsten Änderung sehen Sie dadurch sofort, ob nur das Postfach, der Rechnungsempfänger oder beides neu ist. Offene Einzelfälle ergeben sich aus dem nächsten tatsächlichen Kontakt.
