Wenn Sie mit Ihrer Steuerkanzlei online dieselbe Praxisrechnung ansehen möchten, klären Sie zuerst den Belegbezug: Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag. So können beide Seiten prüfen, ob sie von derselben Rechnung sprechen.
Ist die Lexware-Office-Anbindung von easymed eingerichtet, übergibt easymed eine fertig abgeschlossene Praxisrechnung als Beleg an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Vollständig bezahlte Rechnungen meldet Lexware täglich an easymed zurück. Die gemeinsame Nummer bietet einen praktischen Startpunkt für die Rückfrage.
Für die gemeinsame Rechnungsansicht können Sie bei einer einzelnen Frage das Rechnungsfenster im Videogespräch teilen oder bei regelmäßiger Zusammenarbeit einen gesonderten Lexware-Steuerberaterzugang nutzen. Diese Wege haben einen unterschiedlichen Umfang. Der folgende Ablauf hilft bei Belegauswahl, Bildschirmfreigabe und Gesprächsabschluss.
Praxisrechnung für das Onlinegespräch eindeutig auswählen
Legen Sie vor dem Gespräch in einem Satz fest, was Sie klären möchten. Geht es um die Zahlungszuordnung, eine fehlende Rechnungsangabe oder darum, welches Dokument die Kanzlei für den nächsten Buchungsschritt benötigt? Mit einer klaren Frage wählen Sie den passenden Beleg, ohne erst mehrere Monatsunterlagen durchsuchen zu müssen.
Ein Beispiel zeigt, warum der Betrag allein nicht reicht: R203 vom 3. Oktober und R204 vom 4. Oktober lauten beide auf 240 Euro. Nummer und Datum unterscheiden diese Rechnungen; der Betrag ergänzt den Abgleich.
Nennen Sie daher „R203, 3. Oktober, 240 Euro“ und ergänzen Sie Ihre Frage: „Welche Angabe fehlt für die Zahlungszuordnung?“ Bitten Sie die Kanzleiperson, Nummer und Datum des geöffneten Belegs kurz zu bestätigen. Nennt die andere Seite R204, stoppen Sie die Zuordnung und wählen den richtigen Beleg gemeinsam neu aus.
Für das Gespräch nur die benötigte Ansicht öffnen
Für eine einzelne Rückfrage teilen Sie gezielt das Fenster mit der Rechnung oder öffnen Sie den Beleg über den für die Zusammenarbeit vereinbarten Weg. Schließen Sie Patientenakte, Kalender, Posteingang und andere Belege, die zur Frage nichts beitragen. So bleibt die Ansicht bei dem konkreten Vorgang.
Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO beschreibt Datenminimierung als Begrenzung personenbezogener Daten auf das für den Zweck Notwendige. Auf die Bildschirmfreigabe übertragen heißt das: Zeigen Sie die Information, die zur Rechnungsfrage gebraucht wird, und lassen Sie andere Ansichten geschlossen. Den Grundsatz der Datenminimierung im Originaltext der DSGVO finden Sie in Artikel 5.
Das BSI nennt als Beispiel für eine unbeabsichtigte Preisgabe, dass in einer Videokonferenz versehentlich der E-Mail-Client statt der vorgesehenen Präsentation freigegeben wird. Vor dem Start können Sie deshalb unnötige Fenster schließen und nach der Freigabe kurz fragen: „Sehen Sie R203 vollständig?“ Der Hinweis steht im BSI-Kompendium für organisationsinterne Telekommunikationssysteme, Teil 1.
Bei einer dauerhaften Zusammenarbeit in Lexware Office kann ein Lexware-Steuerberaterzugang dieselbe aktuelle Buchhaltungsansicht zugänglich machen. Die Einladung läuft im Browser über Einstellungen > Benutzer und benötigt die Berechtigung „Administration“ sowie die richtige E-Mail-Adresse Ihrer Kanzlei. So lässt sich die gewünschte Zusammenarbeit direkt am Konto einrichten.
Prüfen Sie vor der Einladung den Umfang: Lexware weist darauf hin, dass die Steuerkanzlei alle Informationen im Account einschließlich angebundener Bankkonten sehen kann und sich einzelne Bereiche nicht einschränken lassen. Besprechen Sie mit der Kanzlei, ob diese Freigabe zu Ihrer Zusammenarbeit passt; Details stehen in der Lexware-Hilfe zum Steuerberaterzugang.
Die Lexware-Zugriffsfreigabe und die easymed-Anbindung erfüllen verschiedene Aufgaben: easymed übergibt Praxisrechnungen an Lexware und übernimmt Rechnungsnummer und Bezahlstatus, richtet aber keinen Benutzerzugang zur Steuerkanzlei ein. Für eine einzelne Rückfrage bleiben der vereinbarte Belegweg oder die gezielte Bildschirmfreigabe passende Optionen.
Den Rechnungsstand gemeinsam bestätigen
Sobald beide denselben Beleg geöffnet haben, nennen Sie die Rechnungsnummer erneut und vergleichen bei Bedarf Datum und Gesamtbetrag. Das Rechnungs-PDF zeigt die Belegangaben. Für eine Frage zum Zahlungseingang öffnen Sie zusätzlich den aktuellen Rechnungsstatus im dafür vereinbarten Buchhaltungssystem.
Bei aktiver Lexware-Anbindung kommen vollständig bezahlte Rechnungen über den täglichen Nachtabgleich von Lexware zu easymed zurück. Eine Zahlung, die erst am selben Tag eingegangen ist, kann deshalb schon in Lexware erkennbar sein, während easymed den Rücklauf noch nicht erhalten hat. Bei Bedarf lässt sich in easymed auch ein manueller Zwischenabgleich anstoßen.
Nennen Sie bei unterschiedlichen Ständen denselben Rechnungsbezug und fragen Sie nach dem zuletzt ausgeführten Schritt. So wird klar, ob beide auf dieselbe Rechnung schauen oder ob eine Zahlung beziehungsweise Bearbeitung im jeweils geöffneten Stand noch nicht sichtbar ist.
Den Online-Termin mit einem nächsten Schritt beenden
Sprechen Sie zum Schluss Rechnungsnummer und Ergebnis noch einmal aus. Ist die Frage beantwortet? Falls nicht, welche Angabe fehlt, wer übernimmt sie und auf welchem vereinbarten Weg folgt die Rückmeldung? Dieses kurze Ende hilft beiden Seiten, die Rückfrage an derselben Rechnung fortzusetzen.
Beispielnotiz zu R203: „Die Praxis ergänzt die fehlende Angabe zur Zahlung; die Kanzlei prüft die Zuordnung danach.“ Belegbezug, offene Frage und nächster Schritt stehen zusammen.
Halten Sie die Notiz dort fest, wo Ihr Team die Rechnungsfrage wiederfindet. Auch eine Kollegin kann dann erkennen, weshalb R203 erneut geöffnet wird und wer weiterarbeitet. Für den Rechnungsabgleich in der Praxis zeigt die Lexware-Office-Anbindung von easymed, wie Belegübergabe, gemeinsame Rechnungsnummer und zurückgemeldeter Bezahlstatus zusammenlaufen.
