Papier und digitale Abläufe lassen sich in einer Physiotherapiepraxis gut verbinden, wenn für jede Information ein aktueller Ablageort und ein nächster Schritt feststehen. Sie müssen dafür nicht sofort alle älteren Papierakten digitalisieren. Wichtiger ist, neue Termine, Behandlungsnotizen und eingehende Unterlagen so zuzuordnen, dass das Team denselben Stand findet.
easymed bündelt Kalender, Patientendaten und Dokumente in der Patientenakte sowie die Behandlungsdokumentation je Termin. Damit können Sie einen klar abgegrenzten Termin- oder Dokumentationsablauf digital erproben und ältere Papierunterlagen über einen geregelten Zugriff einbeziehen.
Mit einem wiederkehrenden Ablauf beginnen
Wählen Sie eine Aufgabe, die regelmäßig anfällt und sich mit einem klaren Anfang und Ende beschreiben lässt. Legen Sie für diesen Ablauf drei Dinge fest: Wo liegt der aktuelle Stand? Wer bearbeitet den nächsten Schritt? Woran erkennt die nächste Person, dass er abgeschlossen ist?
Für einen schrittweisen Einstieg eignen sich zum Beispiel:
- Kalender: Bestimmen Sie ein Startdatum, ab dem neue Termine und Änderungen digital geführt werden. Übertragen und gleichen Sie bevorstehende Vereinbarungen ab, bevor das Team nur noch den neuen Kalender nutzt.
- Behandlungseinträge: Legen Sie fest, wo neue Befunde und Verlaufsnotizen verbindlich stehen. Eine Praxissoftware kann dabei gemeinsame Dokumentation je Termin ermöglichen.
- Neue Papierunterlagen: Vereinbaren Sie einen Eingangspfad für Zuordnung, Bearbeitung und Ablage.
- Ältere Akten: Halten Sie fest, wo sie liegen und wie das Team relevante Angaben bei Bedarf findet.
Die Termine und Patientenakte von easymed und die Behandlungsdokumentation können Sie an einer typischen Terminart mit einer anschließenden Rückfrage erproben. So sehen Sie, ob Kalender, Patienteninformationen und Dokumentation im neuen Ablauf gemeinsam auffindbar sind.
Neue Papierunterlagen mit einem Eingangsschritt versehen
Ein kurzer Eingangspfad verhindert, dass ein Ausdruck zwischen Empfang, Behandlungsraum und Ablage seinen Bezug verliert. Bei jeder Unterlage genügen drei Entscheidungen:
- Zuordnen: Prüfen Sie, zu welcher Patientenakte das Dokument gehört. Halten Sie Dokumentart und Datum fest, damit die Information später eindeutig wiederzufinden ist.
- Bearbeitung bestimmen: Klären Sie, ob das Dokument Informationen für die laufende Behandlung enthält oder eine weitere Handlung auslöst. Übernehmen Sie behandlungsrelevante Inhalte in die Behandlungsakte; ein offener Schritt erhält eine zuständige Person und einen klaren nächsten Schritt.
- Ablage abschließen: Legen Sie den digitalen Eintrag und das Papieroriginal an den vereinbarten Orten ab. Falls Sie scannen, prüfen Sie Lesbarkeit und Vollständigkeit. Die nächste Person sollte erkennen, ob die Bearbeitung noch offen oder abgeschlossen ist.
Ein Arztbrief kann zum Beispiel eine behandlungsrelevante Information enthalten und gehört dann zur Behandlungsakte. Wird zusätzlich eine Rückfrage erwartet, braucht sie einen eigenen Bearbeitungsschritt. Das Dokument selbst und die daraus folgende Aufgabe bleiben so unterscheidbar.
Behandlung zeitnah dokumentieren
Die Behandlungsdokumentation sollte nicht in einem späteren Scan-Stapel warten. § 630f BGB erlaubt eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch und verlangt, fachlich wesentliche Maßnahmen und ihre Ergebnisse in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung festzuhalten. Auch bei späteren Korrekturen müssen der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. § 630f BGB
Praktisch heißt das: Notieren Sie den Behandlungseintrag im dafür vorgesehenen Ablauf zeitnah. Die Ablage eines zusätzlich eingegangenen Schreibens kann anschließend als eigener Schritt folgen. In easymed lässt sich die Dokumentation je Termin mit der Patientenakte verbinden; das Team hält damit neue Verlaufsangaben an einem vereinbarten digitalen Ort.
Ältere Papierunterlagen auffindbar halten
Entscheiden Sie für ältere Bestände nach ihrer Bedeutung für den nächsten Arbeitsschritt, nicht nach der Zahl der Ordner. Für jeden Bestand sollten Teammitglieder erkennen, wo er liegt, wer auf ihn zugreift und wie eine relevante frühere Angabe gefunden wird. Wenn ein Dokument digital nicht vorliegt, kann ein kurzer Verweis auf den vereinbarten Ablageort die Suche erleichtern.
Bei Gesundheitsdaten gilt der Grundsatz, nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Angaben zu verarbeiten. Legen Sie deshalb fest, welche Inhalte wirklich digital übernommen werden und welche Personen sie für ihre Aufgabe benötigen. Die Datenschutz-Grundverordnung nennt außerdem geeignete Schutzmaßnahmen, die zum Risiko der Verarbeitung passen. Art. 5 und 32 DSGVO
Für Behandlungsakten nennt § 630f BGB eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung, soweit keine anderen Vorschriften gelten. Ordnen Sie solche Akten deshalb getrennt von übrigen Papierunterlagen und halten Sie ihren Zugriff nachvollziehbar.
Einen vollständigen Beispielweg im Team erproben
Nehmen Sie ein neu eingehendes Schreiben als Beispiel: Eine Person ordnet es der Patientenakte zu und hält Art sowie Datum fest. Die zuständige Fachkraft entscheidet, welche Information für die Behandlung wichtig ist und ob ein nächster Schritt folgt. Danach ist erkennbar, wo das Schreiben abgelegt wurde, wo die relevante Behandlungsinformation steht und wer eine offene Rückfrage übernimmt.
Lassen Sie anschließend eine zweite Person denselben Fall bearbeiten oder den aktuellen Stand finden. Wenn beide dieselbe Information und den nächsten Schritt erkennen, ist der Ablauf verständlich. Prüfen Sie nach einigen Arbeitstagen nur die Stellen, an denen Informationen noch mehrfach erfasst oder Rückfragen unnötig weitergereicht werden. Passen Sie diesen Übergang an und wählen Sie erst dann den nächsten digitalen Arbeitsschritt.
