Eine Terminserie in der Physiotherapie verbindet Verordnung, Kalender, Dokumentation und Abrechnung. easymed führt diese Aufgaben in einer gemeinsamen Praxissoftware zusammen: Sie erfassen Muster-13-Verordnungen, ordnen Termine zu und dokumentieren Befund und Verlauf in der Patientenakte. Der HMV-Katalog unterstützt die Verordnungsorganisation; mit dem eingerichteten GKV-Abrechnungsmodul lassen sich erfasste Leistungen für Kassenrechnung und Abrechnungsdatei ans Rechenzentrum weiterverwenden.
Wenn Sie Physiotherapie Software anhand einer Terminserie kennenlernen möchten, genügt ein überschaubares Beispiel aus Ihrem Alltag. Eine einzelne Verschiebung, eine Urlaubswoche und die nächste Verlaufsnotiz zeigen bereits, wie die Zusammenarbeit funktioniert. Dafür bietet die easymed-Demo eine vorbereitete Instanz mit Beispieldaten. Sie können direkt mit dem Arbeitsweg beginnen und die passenden Einstellungen bei einer persönlichen Vorführung besprechen.
Eine Terminserie in der Physiotherapie anlegen
Beginnen Sie bei der Patientenakte und der zugehörigen Verordnung. easymed erfasst Muster-13-Verordnungen mit Heilmittelpositionen, Menge und Frequenz. Jeder zugeordnete Termin bleibt mit dieser Verordnung verbunden. Die Übersicht zeigt den Verordnungsstand und weist auf bevorstehende Fristen hin. So liegt die Grundlage der Planung dort, wo später auch die Behandlung und die Abrechnung ansetzen.
Der gemeinsame Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine, Pufferzeiten und eine Spalte je Behandler. Wahlweise planen Sie nach Räumen mit mehreren Plätzen. Tragen Sie die vereinbarte Folge passend zu den Arbeitszeiten Ihrer Praxis ein. Wiederkehrende Zeiten müssen dadurch nicht auf verschiedenen persönlichen Kalendern zusammengetragen werden.
Für eine Softwaredemo verwenden Sie die vorhandenen Beispielwerte. Wählen Sie eine Serie, bei der eine einzelne Sitzung eine andere Zeit erhält und während einer Woche eine Vertretung übernimmt. Ein solcher Demofall macht die Terminplanung anschaulich, ohne eine lange Liste künstlicher Sonderfälle vorzubereiten.
Eine einzelne Sitzung verschieben
Im Beispiel wird der dritte Termin verlegt; die nachfolgenden Zeiten bleiben bestehen. In easymed bearbeiten Sie die einzelne Sitzung im gemeinsamen Kalender. Der Empfang und die behandelnde Person arbeiten anschließend mit derselben geplanten Zeit. Eine passende Änderung gehört zur betroffenen Serie und bleibt vom übrigen Rhythmus unterscheidbar.
Ein weiterer Patient äußert zunächst nur einen Änderungswunsch. Halten Sie die Anfrage bis zur Vereinbarung der neuen Zeit am passenden Vorgang fest. Sobald die Ersatzzeit zugesagt ist, übernehmen Sie sie in den Kalender. So erkennt auch eine Vertretung, ob eine Rückmeldung noch aussteht oder der Termin bereits vereinbart wurde.
Die Online-Terminbuchung für Therapeuten nimmt Ihrem Empfang zusätzlich Telefonarbeit ab. Patienten können im Buchungsportal Termine buchen, verschieben und absagen. Bestätigungen und die eingerichteten Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp begleiten die Planung. Wird ein Platz frei, bietet die Smart-Warteliste ihn passenden Wartenden automatisch an. Ihr Team widmet sich den Absprachen, die eine persönliche Antwort brauchen.
Eine Abwesenheit mit passenden Vertretungsterminen planen
Die zuständige Therapeutin ist innerhalb der Folge eine Woche abwesend. Mit der Urlaubsplanung in easymed wird die genehmigte Abwesenheit automatisch zur Kalendersperre. Vor der Genehmigung zeigt der Dialog die Termine im Zeitraum mit den zugehörigen Angaben. Der Empfang muss die betroffenen Kontakte deshalb nicht aus einzelnen Nachrichten zusammensuchen.
Im Beispiel kann eine Person ihre bisherige Zeit mit einer fachlich passenden Vertretung behalten. Eine andere benötigt einen neuen Vorschlag. Ordnen Sie den ersten Kontakt der vereinbarten Vertretung zu und planen Sie für den zweiten eine passende Ersatzzeit. Beide Absprachen gehören zur jeweiligen Terminserie. Die vorhandenen Termine bleiben für diese gezielte Planung sichtbar.
Für die übernehmende Person steht der bisherige Verlauf in der gemeinsamen Patientenakte bereit. Die Rechte je Mitarbeiter legen fest, welche Bereiche zugänglich sind. Ein kurzer Hinweis zum nächsten Kontakt ergänzt die Dokumentation dort, wo die Vertretung ohnehin arbeitet. Das erleichtert den Einstieg und vermeidet eine zusätzliche dauerhafte Aktenkopie.
GKV-Fristen bei Terminserien im Blick behalten
Bei GKV-Verordnungen sind für die Terminplanung zwei Zeitpunkte wichtig. Die Behandlung muss grundsätzlich innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Verordnung beginnen; ist dringlicher Behandlungsbedarf auf dem Vordruck markiert, gilt eine Frist von 14 Tagen. Bei einer angegebenen Frequenzspanne lassen sich Termine innerhalb des Rahmens vereinbaren. Eine ausdrücklich verordnete Frequenz ist verbindlich; Änderungen müssen verordnende Praxis und behandelnde Therapeutin oder Therapeut vorher vereinbaren und auf dem Vordruck dokumentieren. Das regeln §§ 15 und 16 der Heilmittel-Richtlinie des G-BA.
Nach dem Behandlungsbeginn zählt bei einer Pause der Abstand zwischen den Sitzungen. Dauert eine Unterbrechung länger als 14 Kalendertage, verliert die Verordnung grundsätzlich ihre Gültigkeit. Der aktuell veröffentlichte Physiotherapievertrag des GKV-Spitzenverbands nennt therapeutisch begründete Unterbrechungen (T), Krankheit (K) und Ferien oder Urlaub (F) als mögliche Ausnahmen. Der Leistungserbringer begründet den Ausnahmegrund auf der Verordnung und stellt sicher, dass das Therapieziel nicht gefährdet wird.
Für die Abwesenheit oben heißt das: Vergleichen Sie den letzten wahrgenommenen Behandlungstermin mit dem nächsten möglichen Termin, statt nur auf die Urlaubswoche zu schauen. Liegen etwa zwischen der Sitzung am 4. November und dem nächsten freien Termin am 20. November 16 Tage, sollte die verantwortliche Therapeutin oder der verantwortliche Therapeut vorab prüfen, ob ein dokumentierbarer Ausnahmegrund greift. Der Kalender macht die Lücke in der Serie sichtbar; die fachliche Beurteilung und Begründung bleibt bei der zuständigen Person.
Verlaufsnotiz und nächsten Termin verbinden
Nach einer wahrgenommenen Sitzung ergänzen Sie Befund und Verlauf am zugehörigen Termin. easymed unterstützt die Behandlungsdokumentation mit Textvorschlägen aus Ihren bisherigen Formulierungen. Beim nächsten Kontakt können Sie den bisherigen Verlauf in derselben Akte aufrufen und die neue Beobachtung anschließen. Kalender und fachlicher Inhalt haben dadurch einen gemeinsamen Bezug.
Eine Absage bleibt als organisatorisches Ereignis beim Termin; der Verlauf enthält die tatsächlich dokumentierten Behandlungen. Diese verständliche Zuordnung hilft der Vertretung ebenso wie der Verwaltung. Sie kann den nächsten geplanten Kontakt vorbereiten und zugleich die vorhandenen Einträge zeitlich einordnen.
Für eine gezielte offene Frage reichen ein klarer Bezug und der nächste Schritt. Beispielsweise wird vor der nächsten Sitzung noch eine ergänzende Unterlage erwartet. Sobald sie eingeht, steht sie beim bestehenden Patienten zur Verfügung. Sie führen den Fall weiter, anstatt dieselben Angaben für den nächsten Kontakt erneut aufzunehmen.
Vom Verlauf zur Physiotherapie-Abrechnung
Die GKV-Abrechnung in easymed baut auf der vorhandenen Verordnung und Leistungserfassung auf. easymed zählt die zugeordneten Einheiten je Heilmittelposition mit. Die am Termin erfassten Leistungen werden für die Kassenrechnung wiederverwendet. Für die gesetzliche Zuzahlung berücksichtigt das System die hinterlegten Angaben zur Zuzahlungspflicht beziehungsweise Befreiung und erstellt eine eigene Patientenrechnung.
Aus der fertigen Verordnung entsteht die Kassenrechnung. Für den weiteren Weg wählen Sie Zeitraum und Kasse, markieren die Rechnungen und exportieren die Abrechnungsdatei im Format Ihres Rechenzentrums. easymed unterstützt DMRZ, Optica, azh und RZH. Die Datei reichen Sie beim jeweiligen Rechenzentrum ein; der Bearbeitungsstand bleibt in der Praxissoftware nachvollziehbar.
Geht eine ergänzende Information erst während der Vorbereitung ein, ordnen Sie sie dem betreffenden Vorgang zu. Beispielsweise betrifft eine neue Unterlage einen bereits vorbereiteten Serienabschluss. Die zuständige Person öffnet den bestehenden Fall und führt genau diesen Abschnitt weiter. Sie kann den Zusammenhang aus Verordnung, Terminen und Dokumentation nutzen, ohne den gesamten Ablauf neu aufzubauen.
Gemeinsam mit dem Team in easymed starten
Empfang, Therapie und Verwaltung arbeiten an derselben Terminserie mit ihren jeweils passenden Aufgaben. Der Empfang übernimmt Aufnahme und Terminänderungen, die behandelnde Person ergänzt den Verlauf, und die Verwaltung führt die erfassten Leistungen zur Abrechnung weiter. Eine kurze Einweisung entlang dieses gemeinsamen Falls zeigt jedem die für seine Rolle hilfreiche Ansicht.
Die Praxissoftware für Physiotherapie von easymed läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet. Für die Vorführung können Sie eine gewöhnliche Behandlungsserie auswählen und sich Planung, einzelne Änderungen, Vertretung und Abrechnung zusammenhängend zeigen lassen. So lernen Sie die Funktionen an einem vertrauten Ablauf kennen und sehen, welche wiederholten Überträge Ihnen die gemeinsame Software abnimmt.
