Zwei Kartenkäufe über 120 und 180 Euro bleiben zwei Ausgaben mit jeweils eigenem Lieferantenbeleg. Die spätere Abbuchung von 300 Euro vom Praxiskonto gleicht das Kreditkartenkonto aus; sie ist kein dritter Einkauf. In Lexware Office werden die beiden Kartenumsätze mit den Belegen verbunden, der Ausgleich läuft auf beiden Konten als Geldtransit.
Die Lexware-Office-Anbindung von easymed übergibt abgeschlossene Ausgangsrechnungen an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie für Druck und Versand und erhält täglich die Rückmeldung zu vollständig bezahlten Rechnungen. Materialkäufe der Praxis bleiben ein eigener Einkaufsweg und werden am Kartenkonto zugeordnet.
Die beiden Einkäufe mit ihren Belegen beginnen
Im Beispiel bestellt die Praxis Übungsbänder für 120 Euro und weiteres Therapiematerial für 180 Euro. Beide Einkäufe werden mit derselben betrieblich verwendeten Kreditkarte bezahlt. Zu jeder Bestellung liegt ein eigener Lieferantenbeleg vor. Die betrachtete Summe der beiden Kartenkäufe beträgt 300 Euro: 120 plus 180.
Stellen Sie die jeweilige Lieferantenrechnung am gewohnten Belegeingang bereit. Die vorhandene PDF bleibt die Unterlage zum Einkauf; der Karteneintrag zeigt den dazugehörigen Zahlungsweg. Die bestellende Person kann eine Rückfrage zu Lieferant und Bestellung beantworten. Eine zweite, manuell geschriebene Zusammenfassung des Rechnungsinhalts braucht es dafür nicht.
Bei mehreren betrieblich genutzten Karten genügt für interne Rückfragen eine kurze Kartenbezeichnung. Eine vollständige Kartennummer gehört nicht in eine allgemein sichtbare Aufgabenliste. Ergänzen Sie zum Einkauf die Angaben aus der Rechnung: Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. So lässt sich der einzelne Beleg wiederfinden, auch wenn mehrere Kartenumsätze ähnlich hoch sind.
Prüfen Sie außerdem, ob der Rechnungsinhalt zum bestellten Material passt. Wenn die Lieferung separat abgerechnetes Zubehör enthält, soll die tatsächliche Position im Beleg sichtbar bleiben. Der konkrete Einkaufsinhalt hilft später, Rechnung und Kartenumsatz einander zuzuordnen.
Einzelne Kartenumsätze am richtigen Konto zuordnen
Wenn Sie die Bank in Lexware Office aktualisieren, kann für einen bereitgestellten Kartenumsatz ein Zuordnungsvorschlag entstehen, sofern der passende Beleg vollständig im System erfasst ist. Der Beleg kann vor oder nach dem Umsatz erfasst werden; Lexware prüft in beide Richtungen, ob die Zuordnung passt. Die Lexware-Hilfe zu Zuordnungsvorschlägen für Belege beschreibt diese Prüfung.
Im Beispiel erscheinen am Kartenkonto zwei einzelne Abbuchungen: 120 Euro und 180 Euro. Öffnen Sie den jeweiligen Vorschlag und vergleichen Sie Betrag, Lieferant und Bestellbezug mit der Rechnung. Der Betrag allein reicht bei mehreren ähnlichen Einkäufen nicht. Die konkrete Bestellung hält den Kartenumsatz und den richtigen Beleg zusammen.
Ein Zuordnungsvorschlag ist noch keine endgültig übernommene Buchung. Prüfen Sie ihn in Lexware Office und bestätigen Sie ihn erst, wenn Rechnung und Kartenumsatz zusammenpassen. Einen unpassenden Vorschlag können Sie ablehnen; ohne Vorschlag lässt sich der bereits erfasste Beleg direkt am passenden Umsatz auswählen. Die vorhandene Einkaufsrechnung muss nicht ein zweites Mal geschrieben werden.
Übernimmt Ihre Kanzlei die Zuordnung, stellen Sie die vollständige Rechnung bereit und nennen Sie bei Bedarf Kartenkonto, Betrag und Bestellbezug. Die Kanzlei ordnet den vorhandenen Beleg am tatsächlichen Einzelumsatz ein. Für das Empfangsteam bleibt es bei der gezielten Bereitstellung und einer kurzen Rückfrage an die bestellende Person.
Die Monatsabbuchung als Ausgleich zwischen Konten erkennen
Am Monatsende belastet der Kartenanbieter im Beispiel das betriebliche Girokonto mit 300 Euro. Die beiden Einkäufe über insgesamt 300 Euro sind zuvor am Kartenkonto betrachtet worden. Die neue Bankbewegung erklärt nun, wie der Kartenbestand ausgeglichen wird. Sie führt dieselben Materialbestellungen nicht noch einmal als zusätzliche Käufe ein.
Lexware beschreibt die Geldbewegung zwischen betrieblichem Bank- und Kartenkonto als Geldtransit. Die vereinbarte Buchhaltungsrolle ordnet den Ausgleich auf beiden Kontoseiten ein. Der gemeinsame Bezug ist die bereits bekannte Summe der Kartenkäufe. Für die Praxis genügt die verständliche Verbindung zwischen den beiden Einkäufen und dieser Sammelabbuchung.
Die Zahlen verdeutlichen den Zusammenhang: Die betrachteten Einkäufe betragen 120 plus 180, also 300 Euro. Der anschließende Ausgleich beträgt ebenfalls 300 Euro. Würde die Übersicht beide Käufe und den Ausgleich als drei voneinander unabhängige Materialkäufe addieren, stünden dort 600 Euro. Die zusätzliche Summe entsteht dann aus der doppelten Behandlung desselben Zahlungswegs.
In Lexware Office wird die Abbuchung vom Girokonto als Geldtransit kategorisiert; auch der entsprechende Eingang auf dem Kreditkartenkonto erhält diese Kategorie. Dafür ist kein zusätzlicher Lieferantenbeleg nötig: Die beiden vorhandenen Rechnungen bleiben den Einzelkäufen zugeordnet, der Geldtransit verbindet die Geschäftskonten. Stimmen Giroabbuchung und Kartenabrechnung nicht überein, prüfen Sie die einzelnen Zeilen der Kartenabrechnung, bevor Sie den Betrag mit den Beispielkäufen zusammenfassen. Die Lexware-Hilfe zum Geldtransit beschreibt die Zuordnung auf beiden Kontoseiten.
Einen fehlenden Beleg am einzelnen Einkauf nachfordern
Angenommen, die Rechnung über 180 Euro fehlt noch. Der Kartenumsatz ist bereits sichtbar, die zugehörige Unterlage aber nicht. Fordern Sie dann die Rechnung für genau diese Bestellung an. Der gemeinsame Monatsausgleich über 300 Euro ersetzt ihren Rechnungsinhalt nicht.
Fragen Sie zunächst die Person, die das Material bestellt hat. Sie kennt den Lieferanten und den verwendeten Bestellweg. Im Beispiel findet die Mitarbeiterin die Bestellbestätigung des Anbieters und lässt sich die vollständige PDF-Rechnung erneut senden. Anschließend stellt sie diese am gewohnten Belegeingang bereit, damit die zuständige Person den einzelnen Umsatz mit der Rechnung verbinden kann.
Eine konkrete Rückfrage kann lauten: „Für das Therapiematerial über 180 Euro, bestellt am Mittwoch, fehlt die Rechnung. Können Sie die vollständige PDF im Belegeingang ablegen?“ Betrag, Bestellung und Zeitpunkt grenzen die Suche auf den einen Einkauf ein. Die Sammelabbuchung vom Girokonto zeigt nur den späteren Ausgleich; sie beschreibt nicht, was die Praxis gekauft hat.
Hat ein Beleg einen anderen Inhalt als erwartet, halten Sie die Rechnung so bereit, wie sie tatsächlich ausgestellt wurde. Sind darin mehrere getrennt aufgeführte Lieferpositionen enthalten, bleiben diese Angaben für die Buchhaltungsrolle sichtbar. Eine pauschale Zuordnung als „Material“ verdeckt den konkreten Beleginhalt.
Warum Kartenumsätze manchmal erst mit der Monatsabrechnung erscheinen
Lexware Office übernimmt Umsätze eines angebundenen Kartenkontos, wenn die Bank sie mit dem Status „Abgerechnet“ bereitstellt. Viele Banken stellen die offenen Kreditkartenumsätze erst nach der Monatsabrechnung mit dem Girokonto bereit; dann werden mehrere Einzelumsätze zusammen übertragen. Den konkreten Abrechnungstermin gibt die Bank vor. Die Lexware-Hilfe zu Kreditkarten erläutert diesen Bereitstellungszeitpunkt.
Sie können die Lieferantenrechnung schon vorher im Bereich Belege erfassen und dort bereithalten. Fehlt die Kartenbewegung noch, fehlt damit nicht automatisch die Rechnung. Sobald der Umsatz bereitgestellt wird, prüfen Sie, ob ein Zuordnungsvorschlag passt, und übernehmen ihn bei Übereinstimmung. Falls der Umsatz nach der Abrechnung noch nicht erscheint, gleichen Sie das verbundene Kartenkonto und den in Lexware ausgewählten Zeitraum mit der Abrechnung der Bank ab.
Für die Beispielkäufe bleiben so drei Angaben klar: der Beleg über 120 Euro, der Beleg über 180 Euro und der gemeinsame Ausgleich von 300 Euro. Die zwei Einzelbeträge werden jeweils einmal als Einkauf erfasst; die Monatsabbuchung verbindet Girokonto und Kreditkartenkonto.
