Praxissoftware für eine neue Physiotherapiepraxis lässt sich am besten anhand gleicher Arbeitsabläufe vergleichen. In easymed sind Kalender, Patientenakte, Behandlungsdokumentation und Rechnungen verbunden. So können Sie vom Termin über die Behandlungsnotiz bis zur Abrechnung den Weg eines Falls in einem System verfolgen. Für Physiotherapiepraxen beschreibt easymed außerdem die Abläufe für Heilmittelverordnungen und private Rechnungen in derselben Software. Prüfen Sie mit einem Demofall, ob die Funktionen zu Ihrem geplanten Start passen (Funktionsübersicht von easymed).
Den Startumfang vor der Demo festlegen
Schreiben Sie zunächst auf, welche Leistungen Sie zum Start anbieten, wie viele Personen in Behandlung, Empfang und Verwaltung arbeiten und welche Abrechnungswege Sie brauchen. In einer Physiotherapiepraxis können das zum Beispiel Heilmittelverordnungen für die gesetzliche Krankenversicherung, private Leistungen oder Selbstzahlerangebote sein. Diese Wege haben unterschiedliche Anforderungen; testen Sie daher nur die, die für Ihren Start vorgesehen sind.
Sortieren Sie Ihre Anforderungen in drei Gruppen: „zum Start erforderlich“, „später möglich“ und „noch zu klären“. Zu den Startaufgaben können Terminplanung, Patientenaufnahme, Dokumentation und der passende Rechnungs- oder Kassenweg gehören. Eine geplante Erweiterung um weitere Mitarbeitende oder einen zusätzlichen Standort bleibt zunächst ein eigener Punkt. So wird eine lange Funktionsliste nicht wichtiger als ein notwendiger Ablauf, der noch ungeklärt ist.
Alle Angebote am selben Demofall testen
Legen Sie einen neutralen Beispielsfall fest: eine neue Patientin mit einem Ersttermin, eine Terminverschiebung, eine Verlaufsnotiz und – passend zu Ihrem geplanten Start – eine Beispielrechnung oder Kassenabrechnung. Führen Sie diese Schritte bei allen Anbietern in derselben Reihenfolge aus. Wenn Sie mit mehreren Behandlerinnen oder am Empfang arbeiten, nehmen Sie zusätzlich eine kurze Übergabe in den Ablauf auf.
Die Ausgangslage kann ebenfalls abweichen: Ein Anbieter öffnet eine vorbereitete Patientenakte, der andere erfasst die Testperson erst in der Vorführung. Halten Sie deshalb fest, welche Angaben schon vorhanden waren und welchen Schritt Ihre Testperson selbst ausgeführt hat; erst dann lässt sich der beobachtete Ablauf fair einordnen.
Notieren Sie auch, welches Ergebnis am Ende sichtbar ist: Ist der verschobene Termin im Kalender wiederzufinden? Kann eine Kollegin die Verlaufsnotiz beim richtigen Termin öffnen? Entsteht aus der dokumentierten Leistung der geplante nächste Verwaltungsschritt? Eine einzelne Aufgabe, die noch erklärt werden muss, wird als konkrete Rückfrage notiert und kann im selben Demofall weitergeprüft werden.
Das künftige Team selbst testen lassen
Wenn Mitarbeitende die Software später regelmäßig bedienen, lassen Sie sie den Ablauf selbst ausprobieren. Eine Person verschiebt zum Beispiel den Termin, ergänzt die Verlaufsnotiz und sucht anschließend den geänderten Stand wieder. Eine zweite Person beobachtet, an welcher Stelle eine Erklärung nötig ist. So wird sichtbar, ob die Vorführung nur für die Praxisleitung verständlich ist oder ob auch die späteren Nutzerinnen und Nutzer die vorgesehenen Handgriffe nachvollziehen können.
KI Generiert
Halten Sie pro Aufgabe drei Dinge fest: den Ausgangspunkt, das beobachtete Ergebnis und die offene Frage. „Der Ersatztermin war auffindbar; die Zuordnung weiterer Termine in der Serie musste noch erklärt werden“ ist hilfreicher als eine pauschale Bewertung mit drei von fünf Sternen. Die Notiz wird zur präzisen Frage an den Anbieter und kann später als konkreter Inhalt für die Einweisung dienen.
Dokumentation und Abrechnung passend zum Start prüfen
Vergleichen Sie nicht nur, ob ein Anbieter „Abrechnung“ oder „Dokumentation“ aufführt. Prüfen Sie, welche Angaben aus dem Termin in den nächsten Arbeitsschritt gelangen und ob Sie dabei etwas erneut erfassen müssen. Für Ihre Praxis gehören dazu je nach Angebot die Verlaufsdokumentation, private Rechnungen, gesetzliche Heilmittelverordnungen und der Weg zum Abrechnungsdienst.
In easymed wird die Behandlungsdokumentation dem Termin zugeordnet; dokumentierte Termine können in die Rechnung einfließen. Die Produktseite beschreibt für Physiotherapie auch die Bearbeitung von Heilmittelverordnungen bis zur Kassenabrechnung sowie eine separate Privatabrechnung. Wenn beide Wege für Ihren Start wichtig sind, lassen Sie sich im Demozugang beide Abläufe zeigen und klären Sie, welche Schritte in der Anwendung stattfinden und wo ein externer Abrechnungsdienst übernimmt (GKV-Ablauf bei easymed).
Datenschutz, Zugriffsrechte und Datenzugang klären
Verwenden Sie beim ersten Softwarevergleich einen vom Anbieter bereitgestellten Demofall oder eigene Beispieldaten. Behandlungsnotizen und Verordnungen können Gesundheitsdaten enthalten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt Heilberufspraxen, bei externen Terminverwaltungsdiensten vor der Beauftragung unter anderem den tatsächlichen Datenumfang, Schutzmaßnahmen, Mandantentrennung, Löschung und mögliche Zugriffe aus Drittstaaten zu klären. Sie weist außerdem darauf hin, dass eine pauschale Übermittlung sämtlicher Patientenstammdaten für die Terminvergabe im Regelfall nicht erforderlich ist (Positionspapier der Datenschutzkonferenz).
Fragen Sie den Anbieter, welche Daten für Onlinebuchung, Erinnerungen und Support verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und wie Sie Rechte für Empfang, Behandler und Verwaltung einrichten. Falls der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, gehören die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Auswahlgespräch. Die Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 9, 28 und 32 ordnet Gesundheitsdaten als besondere Datenkategorie ein und regelt Anforderungen an Auftragsverarbeitung und Sicherheit.
Klären Sie außerdem früh, wie Sie die Daten Ihrer Praxis bei einem späteren Wechsel zurückerhalten. Lassen Sie sich Umfang, Format, Zeitpunkt und mögliche Kosten eines Exports erläutern. Ein vertraglich geregelter Rückgabeweg sagt noch nicht automatisch, welche Inhalte ein anderes System übernehmen kann. Für den Praxisstart ist deshalb eine konkrete Antwort hilfreich: Können Stammdaten, Termine, Dokumente, Verlaufsnotizen und Abrechnungsinformationen in einer für Sie nutzbaren Form ausgegeben werden?
Gesamtkosten zum gleichen Umfang vergleichen
Stellen Sie je Angebot Grundpreis, zusätzliche Nutzerkonten, einmalige Einrichtung und Einweisung, benötigte Zusatzmodule sowie externe Dienste gegenüber. Wenn Anbieter A den Umfang der Einweisung benennt und Anbieter B dazu keine Angabe macht, bleibt dieser Posten offen, bis Sie denselben Startumfang vergleichen können. Trennen Sie einmalige Kosten von laufenden Kosten.
Nutzen Sie aktuelle Angebote und ordnen Sie jede Position einer getesteten Aufgabe zu. Eine zusätzliche Gebühr ist leichter einzuschätzen, wenn klar ist, ob sie für einen notwendigen Startvorgang, eine weitere Person oder erst für eine spätere Erweiterung anfällt. So vergleichen Sie nicht versehentlich einen Grundtarif mit einem Paket, das bereits zusätzliche Leistungen enthält.
Die Entscheidung aus dem Test ableiten
Gehen Sie Ihre Startanforderungen zum Schluss erneut durch. Markieren Sie, welche Aufgaben im Demofall nachvollziehbar funktioniert haben, welche Antwort Sie noch brauchen und was erst später relevant wird. Klären Sie offene Punkte anhand der konkreten Beobachtung, statt sie in einer allgemeinen Funktionsbewertung untergehen zu lassen.
Ein gutes Vergleichsprotokoll hält fest, wie die Software zu Ihrem geplanten Praxisalltag passt. Fordern Sie für easymed den Demozugang mit Beispieldaten an oder buchen Sie eine Vorführung. Testen Sie darin dieselben Aufgaben, die Sie bei anderen Angeboten verwendet haben, und verfolgen Sie den Weg vom Kalender über Dokumentation und Patientenakte bis zur Abrechnung.
