Ein privates Zusatzangebot lässt sich verständlich und ohne Zeitdruck besprechen: Erklären Sie, welche Leistung hinzukommt, welchen Umfang sie hat und welche Kosten entstehen. Die Patientin oder der Patient kann die Unterlage mitnehmen, eine Rückfrage stellen, ablehnen oder später zusagen. Ein zusätzlicher Termin wird erst vereinbart, wenn das Angebot angenommen wurde.
In easymed stehen Dokumente und patientenbezogene Hinweise in der gemeinsamen Akte; der Teamkalender zeigt die bestehende Terminserie. Ihr Team hält den Gesprächsstand als Hinweis in der Akte fest und plant eine zusätzliche Buchung im Kalender, sobald sie tatsächlich vereinbart ist. So kann der nächste Kontakt an der offenen Frage oder der getroffenen Entscheidung anknüpfen.
Die bestehende Serie und das Zusatzangebot unterscheiden
Im Fallbeispiel hat ein Patient eine laufende Terminserie am Donnerstag und erhält zusätzlich ein privates Beispielangebot über 40 Minuten für 80 Euro. Er möchte die Unterlage zunächst zu Hause lesen. Die bestehenden Donnerstagstermine bleiben vereinbart; das Zusatzangebot ist noch offen.
Für die Übergabe reichen drei Angaben: Was ist bereits vereinbart? Welche zusätzliche Leistung, welcher Umfang und welcher Preis stehen im Angebot? Was ist der nächste Schritt – Bedenkzeit, eine gewünschte Rückfrage, Ablehnung oder Zusage? Ein kurzer Vermerk wie „Unterlage mitgegeben, Entscheidung offen, Rückfrage beim nächsten Donnerstagstermin gewünscht“ verbindet diese Informationen, ohne aus der offenen Entscheidung eine Buchung abzuleiten.
Die Minuten und der Preis sind Beispielwerte. Im tatsächlichen Angebot beschreiben Sie die vorgesehene Leistung, den Umfang und die Kosten passend. Ändert sich die Vereinbarung, halten Sie den neuen Stand fest, damit Patient und Team über dasselbe Angebot sprechen.
Verständliche Informationen und Bedenkzeit geben
Vor einer Entscheidung sollte klar sein, worin sich das Zusatzangebot von der bisherigen Versorgung unterscheidet, welche Dauer oder welcher Umfang vorgesehen ist und welcher Preis gilt. Bei medizinischen Maßnahmen muss die Aufklärung über die für die Einwilligung wesentlichen Umstände rechtzeitig, mündlich und verständlich erfolgen; Unterlagen können das Gespräch ergänzen. Das regelt § 630e BGB. Wenn dem Behandelnden bekannt ist, dass die vollständige Übernahme der Behandlungskosten durch einen Dritten nicht gesichert ist, oder es dafür hinreichende Anhaltspunkte gibt, verlangt § 630c Absatz 3 BGB vor Behandlungsbeginn eine Information über die voraussichtlichen Kosten in Textform.
Der IGeL-Monitor des Medizinischen Dienstes gibt Menschen Hinweise zu ärztlichen Selbstzahlerangeboten. Er empfiehlt, Bedenkzeit zu erbitten und die weitere Behandlung nicht von der Zustimmung zu einer IGeL abhängig zu machen. Die Hinweise richten sich an ärztliche Praxen; für Therapiepraxen bieten sie eine hilfreiche Gesprächsorientierung: Ein freiwilliges Zusatzangebot sollte klar neben der bestehenden Versorgung stehen. Im Fallbeispiel bleiben die Donnerstagstermine deshalb wie vereinbart.
Eine passende Antwort kann lauten: „Nehmen Sie die Information gern mit. Ihre Donnerstagstermine bleiben wie vereinbart bestehen. Wenn Sie möchten, notieren wir Ihre Frage und greifen sie beim nächsten passenden Gespräch auf. Den zusätzlichen Termin vereinbaren wir nach Ihrer Zusage.“ Damit sind der aktuelle Stand und der nächste Schritt für beide Seiten nachvollziehbar.
Eine Rückfrage am vorhandenen Termin aufnehmen
Wünscht der Patient am Donnerstag eine Rückfrage, halten Sie das konkrete Anliegen mit Bezug zur bestehenden Terminvereinbarung fest. Es kann um den Unterschied zur laufenden Behandlung oder den vorgesehenen Umfang gehen; die zuständige Fachkraft kann das Anliegen beim nächsten passenden Gespräch aufnehmen.
Der Empfang kann die Unterlage und den vorhandenen Termin finden und organisatorische Fragen beantworten. Fachliche Fragen gibt er an die zuständige Fachkraft weiter. Wenn für die Klärung mehr Zeit oder ein eigener Termin nötig ist, wird das mit dem Patienten besprochen. Die bloße Rückfrage löst noch keine Buchung des Zusatzangebots aus.
In easymed kann die Notiz an den Patientenkontakt anschließen, während das Team im Kalender sieht, welche Termine bereits vereinbart sind. So finden Mitarbeitende vor dem nächsten Gespräch sowohl die gewünschte Rückfrage als auch den laufenden Terminbezug.
Bedenkzeit, Ablehnung und Zusage verständlich festhalten
Bei Bedenkzeit notieren Sie die offene Entscheidung und eine gewünschte Rückfrage. Bei einer Ablehnung halten Sie fest, dass das Zusatzangebot nicht angenommen wurde; die bestehende Versorgung bleibt wie vereinbart. Bei einer Zusage vermerken Sie, welches Angebot angenommen wurde, und vereinbaren den zusätzlichen Termin. Eine ausbleibende Rückmeldung gilt nicht als Zusage.
Eine Terminbuchung und die Einwilligung in eine medizinische Maßnahme sind zwei verschiedene Entscheidungen. § 630d BGB verlangt die Einwilligung vor einer medizinischen Maßnahme; sie kann jederzeit formlos und ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. Das Team hält deshalb den Angebotsstand und die tatsächlich vereinbarten Termine fest. Die fachliche Aufklärung und Einwilligung richten sich nach dem konkreten Vorgehen bei der medizinischen Maßnahme.
Ein angenommenes Angebot im gemeinsamen Ablauf weiterführen
Nach der Zusage wählen Sie im easymed-Kalender einen passenden Zeitpunkt und ordnen ihn der vereinbarten Leistung und dem vorgesehenen Behandler zu. Unterlagen und Hinweise bleiben in der Patientenakte auffindbar. Die private Zusatzleistung wird so als konkreter nächster Termin in den gemeinsamen Praxisablauf übernommen.
easymed unterstützt private Tarife und Selbstzahlerleistungen mit eigenen Preisen. Nach der Durchführung können die erfassten Leistungen als Grundlage für die Rechnung dienen. Damit knüpft die Abrechnung an die Leistung an, die tatsächlich vereinbart und erbracht wurde.
Der Praxisweg bleibt klar: Der aktuelle Angebotsstand ist in der Akte nachvollziehbar, der Kalender zeigt die vereinbarten Termine, und eine zusätzliche Buchung folgt erst aus einer Zusage.
