Eine produktive Stundenplanung zeigt, wie aus dem Arbeitszeitrahmen einer Therapiepraxis vollständige Terminfenster werden. Dafür verbinden Sie die Stunden laut Arbeitszeitplan mit tatsächlicher Abwesenheit, wiederkehrenden Teamaufgaben und dem Zeitbedarf eines vollständigen Terminpakets.
In easymed plant das Team Behandler, Räume, Terminarten und Puffer im gemeinsamen Kalender. Die Patientenakte enthält Verlauf und Dokumente je Person; Befund und Behandlungsverlauf werden dem jeweiligen Termin zugeordnet. Textvorschläge aus bisherigen eigenen Formulierungen unterstützen den Eintrag. Auch Arbeitszeiten und Abwesenheiten sind im System hinterlegt. So liegen wichtige Planungsinformationen zusammen; die eigenen Arbeitsblöcke, Auslastungsannahmen und Kostenwerte legt die Praxis passend zu ihrem Ablauf fest.
Zeitbasis, Terminzeit und Auslastung sauber trennen
Für die folgende Beispielrechnung bezeichnet „bezahlte Zeit“ den geplanten monatlichen Arbeitszeitrahmen. Nach Abzug der für diesen Monat vorgesehenen Abwesenheit bleiben Arbeitsstunden, in denen die Fachkraft eingeplant werden kann. Davon gehen regelmäßige Aufgaben ab, die nicht zu einzelnen Terminpaketen gehören, zum Beispiel Fallbesprechungen, Organisation oder Leitungstätigkeiten. Der Rest steht für vollständige Terminpakete bereit.
Dokumentieren Sie direkt zu einem Termin gehörende Nacharbeit als Teil des vollständigen Zeitpakets. Eine Teambesprechung bleibt dagegen ein eigener Block. Wenn Sie die Stunden für nicht terminbezogene Aufgaben ermitteln, ziehen Sie eine Aufgabe, die schon im Terminpaket enthalten ist, nicht noch einmal ab. Auch freie Kalenderzeit, gebuchte Termine und erbrachte Leistungen haben unterschiedliche Bezugsgrößen und sollten getrennt betrachtet werden.
Für GKV-Physiotherapie unterscheiden die aktuellen Vertragsangaben die Regelbehandlungszeit am Patienten von Vor- und Nachbereitung; die Verlaufsdokumentation gehört ebenfalls zum Leistungsumfang. Die konkrete Zeit für einen Kalenderblock hängt daher von der angebotenen Leistung und dem Ablauf in der Praxis ab. Die 40 Minuten in den folgenden Beispielen sind ein frei gewähltes vollständiges Terminpaket, keine allgemeingültige Behandlungsdauer. Praxen anderer Fachrichtungen setzen ihre tatsächlichen Terminpakete entsprechend ihrer Leistungen an.
Beispiel: Aus 160 geplanten Arbeitsstunden werden 112 Termin-Stunden
Der Arbeitszeitplan weist für die Fachkraft im Beispielmonat 160 Stunden aus. Davon entfallen 20 Stunden auf geplante Abwesenheit; 140 Stunden bleiben für Arbeit in diesem Monat. Innerhalb dieser Zeit sind 28 Stunden für Aufgaben außerhalb der einzelnen Terminpakete vorgesehen: etwa Fallbesprechungen, die Vorbereitung von Therapieberichten, Abrechnung, Organisation, Gerätepflege und fest eingeplante Leitungstätigkeiten, sofern sie nicht zum Terminpaket gehören.
Für vollständige Terminpakete bleiben 112 Stunden: 160 minus 20 minus 28 gleich 112. Das sind in diesem Beispielmonat 70 Prozent des geplanten Arbeitszeitrahmens. Die Abwesenheit und die übrigen Aufgaben bleiben mit ihren eigenen Zeitanteilen sichtbar.
Ermitteln Sie die Werte für Ihren Plan aus den konkreten Arbeitstagen und den tatsächlich anfallenden Aufgaben. Die 20 und 28 Stunden sind Beispielwerte, keine Richtgröße. So bleibt auch für das Team nachvollziehbar, welche Zeit im Terminpaket steckt und welche Arbeit separat eingeplant wird.
Die verfügbare Zeit in ganze Leistungen übersetzen
Im Beispiel bindet ein vollständiges Terminpaket 40 Minuten Kalenderzeit. Die 112 verfügbaren Stunden entsprechen 6.720 Minuten. Rechnerisch passen 168 vollständige Pakete hinein: 6.720 geteilt durch 40. Das ist die rechnerische Obergrenze, wenn die Zeitfenster zusammenpassen und Behandler sowie benötigte Räume verfügbar sind.
Setzt die Praxis für diesen Monat eine geplante Nutzung von 85 Prozent der verfügbaren Terminzeit an, ergibt die Rechnung 142,8 Pakete. Das sind ungefähr 143 vollständige Termine im Kalender. Die 85 Prozent sind eine Annahme in diesem Beispiel und kein allgemeiner Sollwert. Verwenden Sie für Ihre Praxis einen eigenen Planungswert und vergleichen Sie ihn später mit den tatsächlich gebuchten und erbrachten Leistungen.
Für die Tagesplanung zählt die Form der freien Zeit ebenso wie ihre Summe. Sechs getrennte Zehn-Minuten-Lücken ergeben rechnerisch eine Stunde; ein 40-Minuten-Termin braucht jedoch ein zusammenhängendes Fenster. Ordnen Sie die verfügbaren Zeiten deshalb den passenden Behandlern und Räumen zu. Der gemeinsame easymed-Kalender hält diese Zeitfenster, Terminarten und Puffer in derselben Planung zusammen.
Kapazität und Deckungsbeitrag miteinander verbinden
Im Beispiel liefert eine erbrachte Leistung nach variablen Kosten 64 Euro Deckungsbeitrag. Werden die geplanten 143 Leistungen erbracht, ergibt das 9.152 Euro: 143 mal 64. Bei rechnerischer Vollauslastung von 168 Leistungen wären es 10.752 Euro. Die Differenz von 25 Leistungen entspricht 1.600 Euro Deckungsbeitrag. Nachfrage, passende Terminfenster und die tatsächlich erbrachte Leistung bestimmen, welcher Umfang im Monat erreicht wird.
Deckungsbeitrag und Umsatz sind verschiedene Größen. Bei angenommenen 68 Euro Erlös und vier Euro variablen Kosten pro Leistung ergeben 143 Leistungen 9.724 Euro Erlös und 572 Euro variable Kosten. Nach Abzug der variablen Kosten bleiben 9.152 Euro Deckungsbeitrag. Für den Blick auf die Praxiszahlen helfen getrennte Spalten für Erlös, variable Kosten und Deckungsbeitrag.
Die größte Planungswirkung zuerst prüfen
Für ein zweites Rechenbeispiel setzen wir 20 statt 28 Stunden für Aufgaben außerhalb einzelner Terminpakete an. Bei unverändertem Arbeitszeitrahmen und 20 Stunden Abwesenheit stehen dadurch 120 Stunden für Terminpakete bereit. Die acht Stunden Unterschied zeigen die Rechenwirkung eines veränderten Zeitblocks; sie sind kein pauschales Einsparversprechen. Welche Aufgaben sich in der eigenen Praxis anders organisieren lassen, beurteilt das Team anhand des tatsächlichen Ablaufs.
In 120 Stunden passen 180 vollständige 40-Minuten-Pakete. Bei der gleichen angenommenen Nutzung von 85 Prozent ergeben sich 153 Leistungen. Gegenüber den zuvor gerundeten 143 sind das zehn zusätzliche Leistungen und 640 Euro zusätzlicher Deckungsbeitrag bei 64 Euro pro Leistung. Im Alltag unterstützt easymed den Informationsweg über die gemeinsame Patientenakte, die Dokumentation am Termin und Textvorschläge aus bisherigen Formulierungen. Welche Zeit das im Team verändert, hängt vom jeweiligen Arbeitsablauf ab.
Alternativ bleibt die Praxis im Ausgangsbeispiel bei 112 Termin-Stunden und setzt 90 Prozent Nutzung an. Das ergibt 151,2, also ungefähr 151 vollständige Leistungen und acht mehr als die gerundeten 143 im Ausgangsplan. Bei 64 Euro Deckungsbeitrag je Leistung sind das 512 Euro mehr. Welche Stellschraube passt, hängt davon ab, ob der konkrete Engpass bei wiederkehrenden Aufgaben, der Nachfrage oder den verfügbaren zusammenhängenden Zeit- und Raumfenstern liegt.
Abwesenheit nicht pauschal auf jeden Monat verteilen
Eine Jahresplanung beantwortet, welche Kapazität die Praxis übers Jahr einplant. Für den aktuellen Dienstplan zählen die wirklichen Abwesenheiten im jeweiligen Monat und in der jeweiligen Woche. Wenn Sie Urlaube, Fortbildungen und Feiertage zunächst als Jahresrahmen betrachten, können Sie daraus eine mittlere Kapazität ableiten. Anschließend rechnen Sie die konkreten Monate und Wochen mit den vorgesehenen Abwesenheiten.
Eine Jahreslinie und eine kurzfristige Planung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Jahreslinie gibt den betrieblichen Rahmen vor; die Monatslinie zeigt, welche Leistungsmengen jetzt in die vorhandenen Kalenderfenster passen. Bereits abgezogene Abwesenheit wird dabei nicht zusätzlich als ungenutzte Terminzeit behandelt.
Bei mehreren Teilzeitkräften ist der Stundenmittelwert nur der Anfang. Zwei Stellen mit derselben Gesamtstundenzahl können unterschiedliche Wochentage, Qualifikationen und Raumzeiten haben. Die nutzbare Kapazität entsteht aus den tatsächlich zusammenpassenden Zeitfenstern. easymed hält Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Termine im gemeinsamen Kalender bereit; die Praxis verteilt die Aufgaben anhand ihres Team- und Behandlungsplans.
Zusätzliche Nacharbeit verändert die Kapazität
Im Beispiel dauert ein vollständiges Terminpaket 40 Minuten. Erfordert die direkt zugehörige Arbeit fünf Minuten mehr, bindet das Paket 45 Minuten. In den verfügbaren 6.720 Minuten passen dann höchstens 149 vollständige Leistungen; 15 Minuten bleiben rechnerisch übrig. Bei 40 Minuten waren es 168. Diese Rechnung zeigt, warum der tatsächliche Zeitbedarf eines Pakets in die Planung gehört.
Bei 85 Prozent geplanter Nutzung ergeben sich rund 127 vollständige 45-Minuten-Pakete. Mit unverändert 64 Euro Deckungsbeitrag pro Leistung wären das 8.128 Euro. Gegenüber den 9.152 Euro aus dem Ausgangsplan liegt der Unterschied bei 1.024 Euro. Die notwendigen fachlichen Aufgaben werden dabei als Zeit berücksichtigt; direkt zugeordnete Arbeit wird nicht zusätzlich als allgemeiner Block abgezogen.
In easymed enthält die Patientenakte den bisherigen Verlauf und zugehörige Unterlagen; die Verlaufsdokumentation ist dem jeweiligen Termin zugeordnet. Textvorschläge aus bisherigen eigenen Formulierungen unterstützen den nächsten Eintrag. Wie viel Zeit dafür anfällt, ermittelt die Praxis mit ihrem eigenen vollständigen Terminpaket.
Einen neuen Personalbedarf aus dem tatsächlichen Engpass ableiten
Für eine zusätzliche Stelle betrachten Sie gemeinsam die Nachfrage, den Wochentag, die benötigte Qualifikation und den verfügbaren Raum. Der gemeinsame Kalender zeigt, an welchen Tagen passende Behandler- und Raumzeiten im Plan liegen. Statistiken nach Behandler und Terminart helfen, den erbrachten Leistungsumfang einzuordnen.
Ordnen Sie den Bedarf nach konkreter Leistung, Wochentag und verantwortlicher Rolle. Eine Leitung kann zum Beispiel feste Zeit für Mitarbeitendengespräche benötigen; eine Fachkraft kann an einem bestimmten Tag passende Behandlungen ergänzen. Jede Variante erhält ihre eigenen Stunden- und Kostenwerte. So richtet sich die Personalplanung am beobachteten Bedarf und an den tatsächlich verfügbaren Zeitfenstern aus.
Einen Monat mit mehr Abwesenheit eigenständig planen
Im nächsten Beispiel sind statt 20 nun 40 Stunden Abwesenheit vorgesehen. Der geplante Monatsrahmen bleibt bei 160 Stunden, Aufgaben außerhalb einzelner Termine belegen weiterhin 28 Stunden. Damit bleiben 92 Termin-Stunden: 160 minus 40 minus 28. Das sind 5.520 Minuten oder höchstens 138 vollständige 40-Minuten-Pakete.
Bei der angenommenen Nutzung von 85 Prozent lautet die erste Rechnung 117,3; im konkreten Plan sind das ungefähr 117 ganze Leistungen. Bei 64 Euro Deckungsbeitrag je Leistung ergibt sich ein Beitrag von 7.488 Euro. Gegenüber den 143 Leistungen und 9.152 Euro im Ausgangsmonat sinkt der Beispielwert um 1.664 Euro. Die veränderte Menge entsteht hier aus der höheren geplanten Abwesenheit bei gleichem Terminpaket und gleichen übrigen Aufgaben.
Die Monatsplanung verwendet den tatsächlich verfügbaren Rahmen. Für 143 Leistungen wären 143 mal 40 Minuten, also 95 Stunden 20 Minuten nötig; der betrachtete Monat bietet 92 Stunden. Planen Sie deshalb die passende Menge für diesen Monat. Die Jahresübersicht verbindet anschließend unterschiedlich starke Monate, während die konkrete Abwesenheit ihren Platz im Dienstplan behält.
Kalenderdaten und Kostenrechnung auf denselben Rahmen beziehen
Beginnen Sie mit einem Zeitraum und den darin verfügbaren Behandlern. Halten Sie die Zeitdefinition für Terminpakete, direkt zugeordnete Nacharbeit und regelmäßige Aufgaben außerhalb einzelner Termine fest. Vergleichen Sie anschließend geplante Zeit, gebuchte Termine und erbrachte Leistungen jeweils mit derselben Definition.
Der gemeinsame easymed-Kalender führt Termine und Behandler zusammen; die Patientenakte hält Verlauf und Dokumente je Patient bereit, und die Dokumentation ist dem jeweiligen Termin zugeordnet. Für Physiotherapiepraxen unterstützen Statistiken nach Behandler und Termintyp den Blick auf den erbrachten Umfang. Für die Stunden- und Kostenrechnung ergänzt die Praxis Arbeitszeit, Abwesenheit, weitere Aufgaben und eigene Kostenwerte. Ein konkreter Wochenplan macht die Rechnung handhabbar: Wenn am Dienstag zwei passende 40-Minuten-Fenster gebraucht werden, ordnet das Team sie den verfügbaren Behandlern, Räumen und Terminarten zu.
