Ein übersichtlicher Tagesabschluss beginnt mit einem einfachen Zahlungsweg. In easymed kann der Patient seine Rechnung am Empfangstablet selbst per SumUp-Kartenleser bezahlen. Rechnung und Zahlung sind dabei verbunden. Das Team begleitet die Behandlung und behält die offenen Rechnungen im Blick, statt jeden normalen Zahlungsvorgang auf einer zusätzlichen Liste nachzuführen.
Für die Tageskontrolle in der Physiotherapie sind drei Begriffe hilfreich: Rechnungsbetrag, zugeordnete Zahlung und tatsächlich eingegangener Betrag. Sie erklären, warum eine Rechnung teilweise offen sein kann, obwohl heute bereits Geld eingegangen ist. Ein konkreter offener Eingang lässt sich anschließend gezielt klären. Die folgenden Beispiele zeigen diesen Zusammenhang und einen kurzen Übergabeweg für das Team.
Den Zahlungsstand an der Rechnung nutzen
Am Empfang aktivieren Sie das Terminal-Modul, richten das Tablet ein und verbinden den vorgesehenen SumUp-Kartenleser. Der Patient bezahlt selbst; der Zahlungsweg gehört zur Rechnung. Eine als EC-Zahlung abgeschlossene Rechnung ist sofort bezahlt und erscheint entsprechend in der Abrechnungsübersicht. Die Selbstzahlung am Empfang verbindet diese Schritte im bestehenden Praxisablauf.
Damit hat der nächste Dienst einen konkreten Ausgangspunkt: Welche Rechnung ist bezahlt, welche ist noch offen? Für offene Rechnungen bietet easymed eine Übersicht; Zahlungserinnerungen lassen sich per Klick auslösen. Eine zusätzliche handschriftliche Liste für bereits eindeutig abgeschlossene Kartenzahlungen würde denselben Stand erneut pflegen. Nutzen Sie die vorhandene Rechnungsgrundlage und kümmern Sie sich um die tatsächlich offene Frage.
Ein Beispielstag mit drei verschiedenen Zahlungsständen
Im Beispiel wurden drei Rechnungen gestellt: Rechnung A über 90 Euro, Rechnung B über 150 Euro und Rechnung C über 80 Euro. A sind 90 Euro zugeordnet, B bisher 50 Euro und C noch keine Zahlung. Zusätzlich liegen 80 Euro Zahlungseingang vor, deren Rechnungsreferenz unklar ist. Der Betrag könnte zu C passen; für die Zuordnung zählt der konkrete Rechnungsbezug.
Die Rechnungssumme beträgt 320 Euro. Zugeordnet sind 140 Euro: 90 Euro zu A und 50 Euro zu B. Tatsächlich eingegangen sind insgesamt 220 Euro, weil die zusätzlichen 80 Euro bereits vorliegen. Die drei Summen beantworten unterschiedliche Fragen. 320 Euro beschreiben die ausgestellten Rechnungen, 140 Euro den bereits zugeordneten Stand und 220 Euro den Eingang einschließlich des noch offenen Bezugs.
Sobald die Referenz des zusätzlichen Eingangs zu C bestätigt ist, sind 220 Euro zugeordnet. Rechnung C ist dann ausgeglichen. Bei B bleiben 100 Euro offen. Diese offene Teilzahlung und der zuvor ungeklärte Eingang waren zwei verschiedene Anliegen; nach der Klärung von C bleibt nur die Restforderung zu B. Die Beispielrechnung zeigt den Zusammenhang unabhängig davon, wie die einzelne Teilzahlung erfasst wurde.
Einen ungeklärten Eingang gezielt zuordnen
Bei einem ungeklärten Zahlungseingang in der Physiotherapie beginnen Sie mit den vorhandenen Angaben dieses Eingangs: Betrag, Datum und Verwendungszweck. Suchen Sie nach der zugehörigen Rechnung oder einer bereits vorhandenen Rückmeldung. Im Beispiel genügt die passende Rechnungsreferenz für die zusätzlichen 80 Euro, um den Bezug zu C herzustellen. Den vollständig zugeordneten Vorgang A müssen Sie dafür nicht erneut aufrollen.
Bei einer Überweisung erleichtert die Rechnungsnummer im Verwendungszweck das Wiederfinden. Die Deutsche Bundesbank nennt Kundenreferenz und Verwendungszweck als Angaben für den Zahlungsempfänger. Für den Abgleich zählt eine eindeutige Referenz: Die GoBD führen eindeutige Zuordnungsmerkmale auf und weisen darauf hin, dass Datum oder Name bei umfangreichem Beleganfall allein meist nicht reichen. Fehlt die Rechnungsreferenz, fragen Sie konkret danach. Ein gleicher Betrag allein entscheidet die Zuordnung nicht.
Nach der Klärung arbeiten Sie an derselben Rechnungsgrundlage weiter. Das Team erkennt den neuen Stand und kann die verbleibenden offenen Rechnungen separat behandeln. Bei einer bereits vollständig zugeordneten Zahlung ist keine weitere Rückfrage erforderlich.
Den offenen Bezug an den nächsten Dienst weitergeben
Ist die Antwort am Tagesende noch offen, reicht eine kurze Übergabe mit dem Eingang über 80 Euro, seinem Fundort und der noch benötigten Referenz. Benennen Sie, wer die konkrete Rückfrage übernimmt. So weiß die Kollegin am nächsten Morgen, welcher Vorgang weitergeführt werden soll, und muss die vorherige Suche nicht wiederholen.
Die Übergabe unterscheidet bereits bekannte Angaben und den nächsten Schritt. Beispielsweise steht der Betrag fest, während die Rechnungsnummer noch fehlt. Nach der Rückmeldung wird der Bezug ergänzt. Dieselbe Frage muss dann nicht parallel von mehreren Personen gestellt werden. Diese kleine Abstimmung dient dem offenen Einzelfall; sie wird nicht zu einer zusätzlichen Freigabestufe für jede Zahlung.
Bei einer Differenz zuerst den einzelnen Vorgang ansehen
Ein zweites Beispiel betrifft einen Eingabefehler: Bezahlt wurden 90 Euro, eingetragen sind aber 9 Euro. Die Differenz von 81 Euro führt direkt zum betroffenen Vorgang. Vergleichen Sie dort den Eintrag mit dem vorhandenen Zahlungsnachweis und berichtigen Sie die fehlerhafte Angabe nachvollziehbar. Eine erneute Zahlung wäre keine Lösung für einen falschen Eintrag.
Wurde die Differenz behoben, erklärt der korrigierte Vorgang den Unterschied. Andere, eindeutig abgeschlossene Rechnungen bleiben der bestehende Stand. Dieses Vorgehen hält die Tageskontrolle auf das Wesentliche beschränkt: eine konkrete Abweichung verstehen und dort korrigieren, wo sie entstanden ist.
Die Buchhaltung am vorhandenen Rechnungsbezug anschließen
Mit eingerichteter Lexware-Office-Anbindung gehen abgeschlossene Rechnungen als Belege an Lexware Office. Die dort vergebene Belegnummer wird in easymed verwendet. Zahlungsstände, die in Lexware Office als bezahlt markiert sind, werden täglich nachts mit easymed abgeglichen. Damit verbindet die Anbindung Rechnungsunterlagen und Zahlungsstand, ohne dass das Team dieselben Informationen täglich neu zusammentragen muss.
Der gemeinsame Belegbezug hilft auch bei einer konkreten Rückfrage. Benötigt die Buchhaltung eine Erklärung zum Eingang, geben Sie die betreffende Rechnungs- oder Belegreferenz weiter. Der Tagesabschluss wird so zu einem kurzen Überblick über den vorhandenen Stand und die wenigen offenen Punkte. Selbstzahlung am Empfang und die angebundene Buchhaltung übernehmen die wiederkehrenden Schritte; Ihr Team ergänzt die Information, die im Einzelfall noch fehlt.
