„14 Tage rein netto“ bedeutet im Zahlungsabschnitt einer Rechnung: Der vollständige Rechnungsbetrag soll innerhalb der genannten Frist ohne Abzug bezahlt werden. Der Ausdruck streicht nicht die Umsatzsteuer aus dem Gesamtbetrag. Eine verständliche Formulierung wie „Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“ macht das leichter erkennbar.
Auch der Rechnungsweg kann einfach bleiben. Mit der eingerichteten Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed abgeschlossene Praxisrechnungen automatisch, übernimmt die Lexware-Nummer und gleicht vollständig bezahlte Rechnungen täglich ab. Eine Rückfrage zum Zahlungstext lässt sich dadurch derselben Rechnungsnummer zuordnen, statt zwei Rechnungsnummern zusammenzusuchen.
Unser Beispiel ist ein bereits steuerlich eingeordneter Firmenworkshop einer Therapiepraxis: 400 Euro netto plus 76 Euro Umsatzsteuer ergeben 476 Euro Gesamtbetrag. Der Kunde überweist zunächst nur 400 Euro, weil er „rein netto“ mit dem Betrag vor Umsatzsteuer verwechselt. An Rechnung F26-31 verbleiben deshalb 76 Euro.
Nettopreis und Gesamtbetrag unterscheiden
Im Preisabschnitt stehen im Beispiel drei zusammengehörige Angaben: 400 Euro für die Leistung vor Umsatzsteuer, 76 Euro Umsatzsteuer bei 19 Prozent und 476 Euro als Gesamtbetrag. Für eine steuerpflichtige Rechnung nennt § 14 Absatz 4 UStG unter anderem das Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag als getrennte Angaben. Der Nettopreis ist hier die Grundlage der Berechnung. Der Gesamtbetrag zeigt, was auf diese Rechnung zu zahlen ist. (§ 14 UStG)
Die Rechenfolge lautet 400 plus 76 gleich 476 Euro. Der Firmenkunde braucht daher keine neue Rechnung über eine andere Leistung. Er kann an derselben Rechnung erkennen, warum seine erste Zahlung über 400 Euro den Gesamtbetrag noch nicht vollständig deckt.
Für dieses Beispiel ist die Leistung bereits als steuerpflichtig eingeordnet. Ob eine andere Praxisleistung steuerfrei oder steuerpflichtig abgerechnet wird, ergibt sich aus der jeweiligen Leistung und den geltenden Voraussetzungen. Der Zusatz „rein netto“ ist eine Zahlungsformulierung und entscheidet diese steuerliche Einordnung nicht. Auf der konkreten Rechnung lesen Sie den ausgewiesenen Gesamtbetrag.
„Rein netto“ als Zahlung ohne Abzug verstehen
Im Zahlungsabschnitt beschreibt „rein netto“ die Zahlung ohne Abzug, etwa ohne einen Skontoabzug. Dass der Ausdruck in diesem Sinn verwendet wird, zeigen beispielsweise die Zahlungsbedingungen des Statistischen Amts Stuttgart. Die Stadt formuliert, Gebühren seien „ohne Abzug von Skonto (rein netto)“ zu zahlen. Für unseren Firmenworkshop bleibt der ausgewiesene Gesamtbetrag von 476 Euro maßgeblich.
„Netto“ im Preisabschnitt und „rein netto“ im Zahlungsabschnitt erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Der Preisabschnitt trennt Betrag vor Steuer und Gesamtbetrag; der Zahlungsabschnitt nennt Frist und möglichen Abzug. Bei „14 Tage rein netto“ beziehen sich die 14 Tage auf die Zahlungsfrist und „rein netto“ auf die Zahlung ohne Skontoabzug. Im Beispiel sind deshalb die 476 Euro Gesamtbetrag maßgeblich, nicht der Nettopreis von 400 Euro.
Für die Praxis ist eine klare Alternative oft hilfreicher als eine Erklärung des Fachworts bei jeder Rückfrage. „Gesamtbetrag ohne Abzug“ benennt direkt den Betrag unter den Rechnungspositionen. Eine verständliche Frist ergänzt die Aussage, etwa „zahlbar bis zum angegebenen Datum“.
Die 400 Euro derselben Rechnung zuordnen
Die überwiesenen 400 Euro sind ein tatsächlicher Zahlungseingang. Sie werden im Buchhaltungsweg derselben Rechnung F26-31 zugeordnet. Bei einem Gesamtbetrag von 476 Euro beträgt der noch offene Rest 76 Euro. Der eingegangene Betrag geht dabei vollständig in den Zahlungsstand ein.
Wenn die Überweisung als Bankumsatz in Lexware Office sichtbar ist, öffnen Sie Finanzen → Umsätze → Umsätze zuordnen und ordnen den ersten Umsatz über + Manuell zuordnen der vorhandenen Rechnung F26-31 zu. Bei der Differenz wählen Sie Teilabgleich. Lexware führt den Bankumsatz danach als ausgeglichen, während die Rechnung mit 76 Euro offen bleibt. Sobald die zweite Überweisung ebenfalls sichtbar ist, ordnen Sie sie derselben Rechnung zu. Deckt die Summe der beiden Eingänge den Gesamtbetrag, ist der Beleg ausgeglichen. Die Lexware-Anleitung zu mehreren Teilzahlungen beschreibt diesen Ablauf.
Die Rechnung wird nicht auf 400 Euro gekürzt, nur weil der Kunde die Zahlungsbedingung anders gelesen hat. Ebenso braucht es für den Rest keine zweite Leistungsrechnung. Gesamtbetrag, bereits gezahlter Betrag und Rest lassen sich am vorhandenen Beleg erklären.
Die Nachricht an den Kunden kann kurz bleiben: „Vielen Dank für Ihre Zahlung über 400 Euro zu F26-31. Noch offen sind 76 Euro zum Gesamtbetrag von 476 Euro. Bitte überweisen Sie den Rest ebenfalls unter F26-31.“ Das benennt den nächsten Schritt und hält die Zuordnung am selben Beleg.
Die Zahlungsformulierung in Lexware klar hinterlegen
Die aktuelle Lexware-Anleitung zu Zahlungsbedingungen beschreibt eigene Zahlungstexte mit Platzhaltern. Für eine Bedingung ohne Skonto eignet sich zum Beispiel: „Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von {Zahlungsziel in Tagen} Tagen ohne Abzug.“ Alternativ nennt {Zahlungsziel als Datum} das konkrete Fälligkeitsdatum.
Der Platzhalter verbindet den verständlichen Text mit der Fristberechnung. In der Vorschau sehen Sie die eingesetzten Werte. Lexware weist darauf hin, dass Fristen ohne einen passenden Platzhalter nicht automatisch berechnet werden und der Beleg dann als sofort fällig gilt. Verwenden Sie deshalb die vorgesehene Fristvariable statt einer bloßen Zahl im Text.
Eine passende Zahlungsbedingung kann als Standard oder für einen bestimmten Kunden hinterlegt werden. Dadurch wird sie auf künftigen Belegen vorausgewählt. Das Team muss den gleichen verständlichen Satz nicht bei jeder Rechnung neu schreiben. Ein Skonto wird nur beschrieben, wenn es tatsächlich zur gewählten Zahlungsbedingung gehört.
Den offenen Rest bis zur vollständigen Zahlung führen
Gehen die verbleibenden 76 Euro ein, werden sie ebenfalls F26-31 zugeordnet. Zusammen mit der ersten Zahlung sind damit 476 Euro bezahlt. Der Zusammenhang bleibt derselbe: eine Leistung, eine Rechnung und zwei Eingänge, die den Gesamtbetrag vollständig decken.
Bei verbundenen easymed-Praxisrechnungen übernimmt der tägliche Lexware-Abgleich den vollständig bezahlten Stand. Die Teilzahlungen und der offene Rest bleiben bis dahin am vorhandenen Lexware-Beleg nachvollziehbar; sobald die Rechnung vollständig ausgeglichen ist, kommt dieser Abschluss nach easymed zurück. So reicht für die Rückfrage eine kurze Klärung des Zahlungstexts, während der normale Beleg-, Nummern- und Zahlungsweg zusammenbleibt.
