Eine Lieferantenrechnung liegt im Praxisarchiv. Nach der Prüfung möchte eine Kollegin ergänzen: „Betrag geprüft“. Vielleicht muss sie auch den Prüftag berichtigen. Der Kern der revisionssicheren Archivierung ist, dass die empfangene Rechnung lesbar bleibt und der spätere Vermerk eindeutig zugeordnet und nachvollziehbar ist.
Für eine Ergotherapiepraxis heißt das ganz praktisch: Eine Vertretung soll dieselbe Rechnung finden, den ursprünglichen Lieferanteninhalt erkennen und anschließend sehen können, was das Team ergänzt hat. Ein Dateiname oder ein Haken allein erklärt diesen Zusammenhang noch nicht. Entscheidend ist der tatsächlich gespeicherte Beleg samt Zuordnung und Bearbeitungshistorie.
Für selbst ausgestellte Praxisrechnungen gibt es einen getrennten Weg: Ist die Lexware-Office-Anbindung von easymed aktiviert, übergibt easymed die fertige Ausgangsrechnung beim Abschluss. Die von Lexware Office vergebene Nummer wird für das PDF und den Versand verwendet; der tägliche Abgleich meldet ausgeglichene Rechnungen als bezahlt an easymed zurück. Das erleichtert den Übergang eigener Rechnungen in die Buchhaltung. Die folgenden Schritte betreffen dagegen den eingehenden Lieferantenbeleg und den Vermerk Ihres Teams.
Den Originalbeleg vor der Ergänzung eindeutig finden
Eine Ergotherapiepraxis erhält im Beispiel die Lieferantenrechnung L204 über einen Materialeinkauf. Das Dokument geht als PDF ein und wird über den abgestimmten Weg abgelegt. Die Kollegin öffnet diese Rechnung, gleicht die Lieferung ab und möchte anschließend ihren Prüfvermerk ergänzen. Als erstes steht fest, welche Datei der empfangene Originalbeleg ist.
Vergleichen Sie dazu etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag. Bei zwei ähnlichen Materialbestellungen kann der zuletzt geöffnete Beleg der falsche sein. Der Vermerk sollte auf genau den Vorgang zeigen, den die Kollegin geprüft hat. Diese Zuordnung ist besonders hilfreich, wenn eine Lieferung mehrere Belege oder ergänzende Lieferscheine umfasst.
Verwenden Sie die normale Ablage und Suche Ihrer Praxis. Die GoBD verlangen kein bestimmtes Ordnersystem: Nach Randnummer 122 braucht ein elektronisches Dokument einen nachvollziehbaren, eindeutigen Index. Auch eine andere organisatorische Lösung ist möglich, wenn der Beleg damit während der Aufbewahrungsfrist verwaltet und in angemessener Zeit geprüft werden kann. Für L204 kann das beispielsweise die Rechnungsnummer im Archiv oder eine eindeutig verknüpfte Beleg-ID sein. Die GoBD im amtlichen Handbuch 2026 erläutern diese beiden Wege in Randnummer 122.
Öffnen Sie vor einer Ergänzung die Datei, die tatsächlich im Archiv liegt. Eine Vorschau in einer E-Mail oder ein älterer Download kann einen anderen Stand zeigen. Prüfen Sie, ob Rechnung und eventuell zugehöriger Lieferschein über denselben Vorgang auffindbar sind. So beginnt die Notiz am richtigen Beleg, statt später eine zweite Kopie mit eigenem Bearbeitungsstand zu erzeugen.
Den Vermerk als spätere Information erkennbar machen
Für die am 8. Oktober erfolgte Prüfung lautet der passende Vermerk „Betrag geprüft am 8. Oktober“. Der Rechnungsbetrag selbst stammt vom Lieferanten, der Prüfvermerk von Ihrer Kollegin. Beide Informationen haben verschiedene Urheber und Entstehungszeitpunkte. Diese Unterschiede sollen im Archivverfahren erkennbar bleiben, auch wenn sie auf derselben Bildschirmansicht erscheinen.
Die GoBD behandeln Buchungsvermerke, Indexierungen, Barcodes und farbliche Hervorhebungen ausdrücklich in Randnummer 123. Sie dürfen keinen Einfluss darauf haben, ob der Originalzustand lesbar gemacht werden kann. Elektronische Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit sowohl der Originalzustand als auch seine Ergänzungen nachvollziehbar und prüfbar bleiben. Das gilt unabhängig davon, ob die Ergänzung als Randnotiz, Markierung oder verknüpfter Datensatz umgesetzt wird.
Nutzen Sie die vorgesehene Funktion des Archivs oder eine klar zugeordnete Ergänzung. Entscheidend ist nicht, ob der Hinweis auf derselben Seite erscheint, sondern ob er mit dem Beleg verbunden ist und der ursprüngliche Inhalt weiterhin unverdeckt geöffnet werden kann. Wenn das System eine Originalansicht und eine kommentierte Ansicht anbietet, prüfen Sie beide. Wenn es Notizen als eigenen Datensatz führt, achten Sie auf den Bezug zur Rechnung und den gespeicherten Bearbeitungsnachweis.
Formulieren Sie den Vermerk so, dass er die erledigte Handlung beschreibt. „Betrag geprüft“ sagt etwas anderes als „bezahlt“: Für den Zahlungsstatus braucht es einen Zahlungseingang oder einen anderen nachvollziehbaren Zahlungsbezug. Wenn die Kollegin den Betrag mit Bestellung oder Lieferschein verglichen hat, kann die Notiz „Betrag mit Bestellung geprüft“ den nächsten Schritt besser erklären. Halten Sie nur die Information fest, die für die Bearbeitung des Belegs gebraucht wird.
Die Lesbarkeit der ursprünglichen Rechnung erhalten
Eine Markierung über dem Betrag kann beim Lesen helfen oder ihn verdecken. Eine große eingeblendete Notiz kann die Lieferantenanschrift überlagern. Öffnen Sie deshalb nach der Ergänzung die Rechnung so, wie eine Vertretung sie später aufrufen würde. Der ursprüngliche Inhalt muss lesbar bleiben.
Im Beispiel sind der empfangene Originalbeleg L204 und der spätere Prüfvermerk getrennt nachvollziehbar. Die Kollegin kann den Originalzustand unverdeckt öffnen und anschließend die zugehörige Ergänzung betrachten. Damit lässt sich erkennen, dass der Betrag vom Lieferanten stammt und die Prüfung erst nach dem Eingang erfolgte.
Eine elektronisch empfangene Lieferantenrechnung wird grundsätzlich in dem Format aufbewahrt, in dem sie eingegangen ist. Für L204 bleibt deshalb die empfangene PDF-Datei der Ausgangspunkt; eine veränderte Arbeitsansicht sollte nicht unbemerkt an ihre Stelle treten. Randnummer 131 der GoBD beschreibt diese Formatbindung für eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Eine Umwandlung ist nur unter den dort genannten Bedingungen zulässig.
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung kann die Datei sowohl strukturierte Rechnungsdaten als auch eine menschenlesbare PDF-Ansicht enthalten. Für solche hybriden E-Rechnungen reicht nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils, sofern die übrigen Anforderungen erfüllt sind. Enthält der PDF-Teil zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen – als Beispiel nennt das BMF Buchungsvermerke –, muss auch dieser menschenlesbare Teil aufbewahrt werden. Die aktuelle GoBD-Fassung führt die Regelung in Randnummer 131; das Änderungsschreiben des BMF erläutert den PDF-Teil in Randnummer 119. Für den Praxisalltag heißt das: Prüfen Sie bei einem Vermerk im PDF, ob gerade diese sichtbare Ergänzung zusammen mit den strukturierten Daten erhalten bleibt.
Papier und elektronische Rechnung haben ebenfalls unterschiedliche Bearbeitungswege. Wenn Sie eine eingegangene Papierrechnung scannen, soll nach dem Scan grundsätzlich nur noch das elektronische Dokument weiterbearbeitet werden. Wird der Papierbeleg aus organisatorischen Gründen dennoch weiterbearbeitet, verlangt Randnummer 139, ihn nach Abschluss erneut zu erfassen und mit der ersten elektronischen Fassung zu verknüpfen. Damit ist auch die auf Papier ergänzte Information dem ursprünglichen Scan zugeordnet. Eine nur handschriftlich markierte Arbeitskopie sollte deshalb nicht unverbunden neben dem archivierten Scan liegen bleiben.
Eine Berichtigung des eigenen Vermerks nachvollziehen
Später bemerkt die Kollegin, dass sie als Prüftag den 7. statt den 8. Oktober eingetragen hat. Die Korrektur betrifft ihren Vermerk. Sie ändert nicht den vom Lieferanten ausgestellten Rechnungsbetrag oder dessen Ausstellungsdatum. Benennen Sie zuerst genau diesen Umfang, bevor die Berichtigung vorgenommen wird.
Für Buchungen und Aufzeichnungen bestimmt § 146 Absatz 4 AO, dass eine Änderung den ursprünglichen Inhalt nicht unfeststellbar machen darf. Außerdem darf später nicht unklar sein, ob die Änderung schon ursprünglich vorhanden war oder nachträglich vorgenommen wurde. Bei einer elektronischen Ergänzung, die als Buchungsvermerk an einem aufbewahrungspflichtigen Dokument geführt wird, konkretisiert Randnummer 123 der GoBD die Nachvollziehbarkeit von Original und Ergänzung. Der Eintrag vom 7. Oktober sollte daher nicht still überschrieben werden: Der ursprüngliche Prüftag und die Berichtigung auf den 8. Oktober bleiben im vorgesehenen Nachweis erkennbar. § 146 AO im amtlichen Gesetzestext.
Ein sachlicher Korrekturhinweis reicht meist aus: „Prüftag berichtigt auf 8. Oktober“. Wenn das Archivsystem die Historie führt, sollte die Vertretung daraus den früheren Eintrag, den neuen Stand und den Zeitpunkt der Korrektur erkennen können. Die Notiz muss nicht zu einem langen Bericht werden; wichtig ist die eindeutige Verbindung zum ursprünglichen Vermerk und zur Rechnung.
Erscheint stattdessen eine Angabe des Lieferanten falsch, bearbeiten Sie nicht den fremden Rechnungsinhalt. Klären Sie den Beleg mit dem Lieferanten und legen Sie eine erhaltene Korrektur so ab, dass sie zur ursprünglichen Rechnung gehört. Die Korrektur des eigenen Prüfdatums und die Berichtigung einer Lieferantenrechnung sind damit zwei verschiedene Vorgänge.
Den Nachweis mit einer echten Abrufprobe abschließen
Für die abschließende Probe öffnet eine berechtigte Vertretung L204 über den normalen Archivzugang. Sie findet zuerst die Lieferantenrechnung, dann den zugehörigen Prüfvermerk und anschließend dessen berichtigten Prüftag. Fragen Sie, ob sie ohne eine zusätzliche mündliche Erklärung erkennt, was vom Lieferanten stammt und was das Team ergänzt hat.
Achten Sie bei der Probe auf vier konkrete Punkte: Wird die richtige Rechnung über die übliche Suche gefunden? Lässt sich der empfangene Originalzustand lesen? Ist der Prüfvermerk mit genau diesem Beleg verbunden? Wird bei der Berichtigung der frühere und der aktuelle Prüftag verständlich? So entdecken Sie eher eine fehlende Verknüpfung oder unklare Anzeige als bei einer bloßen Anmeldung im Archiv.
Für das Team genügt eine kurze, zutreffende Beschreibung des eigenen Wegs: Wo der elektronische Beleg abgelegt wird, wie eine Ergänzung mit ihm verbunden wird und wie eine berechtigte Vertretung den Vorgang wiederfindet. Nach einer Änderung am Archiv oder seiner Darstellung können Sie die Abrufprobe mit demselben Beispiel wiederholen. Der Ablauf richtet sich nach dem tatsächlich eingesetzten System; die GoBD schreiben dafür kein bestimmtes Produkt oder einen einheitlichen Ordnernamen vor.
Damit lässt sich die spätere Prüfung auf drei sichtbare Dinge stützen: die eindeutig auffindbare Lieferantenrechnung, den lesbaren Originalzustand und den zugeordneten Vermerk samt nachvollziehbarer Berichtigung.
