Eine Sammelrechnung kann mehrere ausgeführte Leistungen erstmals auf einem neuen Beleg abrechnen. Eine Monatsdatei kann aber auch schon ausgestellte Einzelrechnungen auflisten. Für die Zuordnung in einer Therapiepraxis entscheidet nicht allein die Überschrift „Monatsrechnung“: Nach § 14 Absatz 1 UStG richtet sich der Rechnungsbegriff danach, ob mit einem Dokument über eine Leistung abgerechnet wird. Prüfen Sie den Leistungsbezug, die genannten Rechnungsnummern und den geforderten Betrag gemeinsam. Vier Reinigungen zu je 65 Euro zeigen, worauf es ankommt.
Für Ihre eigenen Therapie-Rechnungen vereinfacht easymed den Schritt von erfassten Leistungen zum fertigen Beleg. Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed die abgeschlossene Rechnung an Lexware; Lexware vergibt die Rechnungsnummer und der tägliche Zahlungsabgleich meldet bezahlte Rechnungen an easymed zurück. Ihr Team erfasst diese Belegdaten nicht ein zweites Mal in der Buchhaltung. Die Rechnung Ihres externen Dienstleisters ordnen Sie dagegen anhand ihrer eigenen Belege und Zahlungen zu.
Vier Reinigungseinsätze ergeben 260 Euro
Die Physiotherapiepraxis wurde am 5., 12., 19. und 26. September gereinigt. Für jeden dieser ausgeführten Einsätze sind 65 Euro einschließlich Umsatzsteuer vereinbart. Zusammen ergibt das viermal 65 Euro, also 260 Euro. Der nächste Einsatz im Oktober gehört zum folgenden Zeitraum.
Nehmen Sie für den Abgleich die vorhandene Vereinbarung oder Leistungsliste zur Hand. Eine Zeile je Einsatz zeigt Datum, ausgeführte Arbeit und vereinbarten Preis. So lassen sich die vier Septembertermine direkt dem Monatsbetrag zuordnen. Für eine zusätzlich beauftragte Fensterreinigung erkennen Sie anhand ihres eigenen Leistungsbezugs, ob und mit welchem Preis sie in denselben Zeitraum gehört.
Diese Angaben erklären, welche Arbeit die Rechnung umfasst, und bleiben auch für eine Vertretung nachvollziehbar. Die Einsätze müssen nicht aus persönlichen Nachrichten verschiedener Teammitglieder rekonstruiert werden. Bei Rückfragen können Sie genau den Termin oder die Zusatzleistung benennen, auf die sich Ihre Frage bezieht.
Eine Monatsrechnung fasst die Leistungen erstmals zusammen
Im ersten Verlauf stellt der Dienstleister die Monatsrechnung M309 aus. Sie rechnet die vier Septembereinsätze erstmals gemeinsam ab und beträgt 260 Euro. Vorher wurden dafür keine Einzelrechnungen erstellt. M309 ist somit der Rechnungsbeleg; die vier Einsatzdaten erklären die zusammengefassten Leistungen.
Als Leistungszeitpunkt darf eine Rechnung nach § 31 Absatz 4 UStDV den Kalendermonat nennen, in dem die Arbeit ausgeführt wurde. Das Bundesfinanzministerium bestätigt für E-Rechnungen, dass mehrere Leistungen desselben Monats in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden können. Für M309 kann also „September“ den Zeitraum angeben; die Liste mit den vier Tagen macht die einzelne Arbeit zusätzlich leicht nachvollziehbar.
Besteht die Rechnung aus M309 und einer gesonderten Leistungsanlage, müssen beide Unterlagen klar aufeinander verweisen. Nach § 31 Absatz 1 UStDV stehen das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammen in einem der Dokumente; die weiteren Unterlagen sind zu bezeichnen und die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Bewahren Sie Rechnung und bezeichnete Anlage deshalb als zusammengehörigen Beleg auf.
Eine Rechnungsübersicht verweist auf vorhandene Belege
Im zweiten Verlauf bestehen R301, R302, R303 und R304 bereits. Jede Einzelrechnung beträgt 65 Euro. Die neue Monatsdatei nennt diese vier Nummern und die Gesamtsumme von 260 Euro. In diesem Beispiel bestätigt der Dienstleister, dass die Datei die vorhandenen Rechnungen nur für die Monatsübersicht zusammenstellt: Sie ersetzt die Einzelbelege nicht und fordert die 260 Euro nicht erneut. Die Rechnungsnummern zeigen, worauf sich die Summe bezieht.
Der Dateiname allein reicht für diese Zuordnung nicht. § 14 UStG knüpft daran an, ob das Dokument selbst über eine Leistung abrechnet. Außerdem kann eine Rechnung aus mehreren eindeutig verbundenen Unterlagen bestehen. Eine Datei mit Rechnungsnummern kann daher eine Übersicht sein oder zu einer Rechnung gehören, deren Angaben auf mehrere Dokumente verteilt sind. Entscheidend sind der Inhalt, der Bezug zu den bisherigen Belegen und die Frage, welcher Betrag aktuell verlangt wird.
Wenn die Datei das nicht klar erkennen lässt, fragen Sie gezielt: „Ist die Summe von 260 Euro nur eine Übersicht zu R301 bis R304, oder ersetzt beziehungsweise berichtigt diese Datei die Einzelrechnungen?“ Die Antwort klärt, ob Sie vier bestehende Verbindlichkeiten weiterführen oder einen geänderten Beleg zuordnen. Im ausdrücklich beschriebenen Übersichtsfall bleibt die Monatsdatei bei R301 bis R304 abgelegt; die 260 Euro werden nicht als zusätzliche neue Rechnung erfasst.
Sammelrechnung, Teilrechnung und Teilleistung einordnen
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Leistungen oder Positionen auf einem Rechnungsdokument zusammen. Eine Teilleistung betrifft dagegen die Frage, wie eine Leistung vereinbart und ausgeführt wurde. Vier Zeilen auf einer Monatsrechnung sind daher für sich genommen noch keine Aussage darüber, ob der Vertrag einzelne Leistungsteile vorsieht.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des BMF, Abschnitt 13.4 verlangt für eine Teilleistung unter anderem wirtschaftliche Teilbarkeit, eine gesonderte Vereinbarung des Entgelts für bestimmte Teile sowie eine kontinuierliche oder wiederkehrende Leistung. Eine einmalige Gesamtleistung wird nicht allein dadurch zur Teilleistung, dass der Auftraggeber in Raten zahlt.
Auf den Reinigungsauftrag angewandt: Sind die wiederkehrenden Einsätze jeweils vereinbart, ausgeführt und mit 65 Euro gesondert berechnet, beschreibt die Liste vier einzelne Einsätze. Geht es stattdessen um eine einmalige Grundreinigung zum Gesamtpreis von 260 Euro, die nur in vier Zahlungen beglichen wird, macht die Zahlungsaufteilung daraus keine vier Teilleistungen. Lesen Sie dafür den vereinbarten Leistungsumfang und die Abrechnung zusammen; die Überschrift der Rechnung entscheidet diese Frage nicht.
Der offene Betrag bleibt bei den Rechnungsnummern
Im Beispiel sind R301 und R302 mit zusammen 130 Euro bezahlt. R303 und R304 über jeweils 65 Euro sind noch offen. Es verbleiben also 130 Euro. Die Monatsübersicht über alle vier ursprünglichen Rechnungen nennt weiterhin 260 Euro. Rechnungssumme und noch zu zahlender Betrag haben hier unterschiedliche Aufgaben.
Ordnen Sie jede Zahlung der Rechnung zu, auf die sie sich bezieht, und halten Sie den verbleibenden Betrag je Nummer fest. Sind R301 und R302 vollständig bezahlt, bleiben R303 und R304 mit je 65 Euro offen. Die Übersicht kann die ursprüngliche Gesamtsumme von 260 Euro zeigen; für die nächste Überweisung sind im Beispiel aber nur 130 Euro offen. So stimmen Belegbezug und Zahlungsstand überein.
Im ersten Verlauf gehört die Zahlung dagegen zu M309, weil diese Monatsrechnung die vier Leistungen erstmals abrechnet. Eine Teilzahlung wird M309 zugeordnet. Die Liste der Einsatztage bleibt ihre Leistungsgrundlage und wird nicht zu vier zusätzlichen Rechnungen. In beiden Abläufen helfen dieselben drei Angaben weiter: welche Leistung abgerechnet wurde, welche Rechnungen bereits bestehen und welcher Betrag noch offen ist.
