Wenn Ihre Therapiepraxis für einen externen Auftrag eine Anzahlung geleistet hat, sollte die Endabrechnung den offenen Betrag nachvollziehbar ausweisen. Entscheidend ist zuerst die Abrechnungsform: Eine Endrechnung fasst die gesamte Leistung zusammen und zieht bereits vereinnahmte Teilentgelte samt zugehöriger Umsatzsteuer ab, wenn dazu Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis vorliegen. Eine Restrechnung kann direkt nur den noch offenen Preis berechnen. Das Beispiel zeigt, woran Sie beide Wege erkennen und wie Sie einen fehlenden Steuerabzug prüfen.
Für Ihre eigenen Patientenrechnungen übernimmt easymed bereits Teile des Verwaltungswegs: Abgeschlossene Rechnungen gehen als Belege an Lexware Office, die dort vergebene Rechnungsnummer kommt vor PDF, Druck und Versand zurück, und vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich an easymed gemeldet. Die Lieferantenrechnung für einen externen Auftrag bleibt ein eigener Vorgang; hier hilft der Abgleich von Auftrag, Abschlagsrechnung und Zahlung.
Endrechnung oder Restrechnung: den Abrechnungsweg erkennen
Der Titel einer Rechnung sagt allein noch nicht, wie sie abrechnet. Das Umsatzsteuergesetz versteht darunter jedes Dokument, das eine Leistung abrechnet, unabhängig davon, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Schauen Sie deshalb auf die Beträge und darauf, ob die gesamte Leistung oder nur ihr offener Rest berechnet wird. § 14 Absatz 1 UStG beschreibt diesen Rechnungsbegriff.
Eine Endrechnung rechnet die ausgeführte Leistung insgesamt ab. Für vor der Leistung vereinnahmte Abschläge werden dabei die Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt, wenn Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis über diese Abschläge ausgestellt wurden. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.8 Absatz 7 und 11, beschreibt daneben die Restrechnung: Sie berechnet den verbliebenen Preis; vorausgezahlte Beträge und ihre Steuer müssen darin nicht nochmals erscheinen.
Im Beispiel stehen bei der Endrechnung 3.570 Euro Gesamtbetrag und 1.190 Euro bereits gezahlter Abschlag gegenüber; offen sind 2.380 Euro. Bei einer Restrechnung kann der Anbieter direkt die noch offenen 2.380 Euro berechnen. Die Vorauszahlung muss darin nicht erneut aufgeführt werden.
Praktisch lesen Sie also zuerst die Zeile mit der Gesamtleistung, dann die Abzüge und zuletzt den Zahlbetrag. Eine Endrechnung zeigt die Gesamtsumme und die Verrechnung früherer Abschläge. Eine Restrechnung nennt nur den offenen Restpreis. Prüfen Sie jeweils, ob Auftrag, vorherige Rechnung und tatsächlich gezahlter Betrag zusammenpassen.
Den Gesamtauftrag und den bezahlten Abschlag zuordnen
Im Beispiel bestellt die Praxis eine neue Website. Der bestätigte Auftrag umfasst 3.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Das sind 570 Euro Steuer und insgesamt 3.570 Euro. Diese vereinbarten Beträge sind der Ausgangspunkt für beide Abrechnungswege.
Die Praxis hat auf die Abschlagsrechnung A118 bereits 1.190 Euro überwiesen. Die Rechnung weist dafür 1.000 Euro netto und 190 Euro Umsatzsteuer aus. Halten Sie die Rechnungsnummer und den Überweisungsbetrag nebeneinander: So erkennen Sie, dass die Zahlung zu diesem Auftrag gehört und nicht nur ein offener Rechnungsentwurf vorliegt.
Ordnen Sie den Zahlungseingang der Abschlagsrechnung zu und gleichen Sie deren Bruttobetrag mit der Bankbuchung ab. So prüfen Sie, welcher Teil des Gesamtauftrags bereits bezahlt ist. Im Beispiel wurden 1.190 Euro tatsächlich überwiesen; für die weitere Rechnung zählt dieser Gesamtbetrag zusammen mit dem ausgewiesenen Netto- und Steueranteil.
Den Rest getrennt nach Netto und Steuer berechnen
In der Endrechnung ergibt die Rechnung für den noch offenen Nettoanteil 3.000 minus 1.000, also 2.000 Euro. Vom Steueranteil von 570 Euro werden die bereits berechneten 190 Euro abgezogen; für den Rest bleiben 380 Euro Steuer. Zusammen ergeben 2.000 Euro netto und 380 Euro Steuer einen Zahlbetrag von 2.380 Euro.
Sie können denselben Zahlbetrag auch über die Bruttowerte kontrollieren: 3.570 Euro Gesamtbetrag minus 1.190 Euro gezahlter Abschlag ergeben 2.380 Euro. Die getrennte Rechnung erklärt, warum der Abschlag beide Bestandteile vermindert. Das ist besonders hilfreich, wenn die Rechnung Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme in verschiedenen Zeilen aufführt.
Bei mehreren vorab gezahlten Abschlägen müssen nicht zwingend alle Zeilen einzeln wiederholt werden. Der Anwendungserlass lässt für eine Endrechnung auch zu, die vorausgezahlten Teilentgelte insgesamt und die zugehörigen Steuerbeträge als Summe abzusetzen. Wichtig bleibt, dass die dargestellten Summen mit den Abschlagsrechnungen und den verbuchten Zahlungen übereinstimmen.
Einen Rest von 2.570 Euro gegenprüfen
In diesem Beispiel entstehen 2.570 Euro, wenn von 3.570 Euro Gesamtsumme nur die 1.000 Euro Nettoanteil des bezahlten Abschlags abgezogen werden. Der Unterschied zum offenen Gesamtbetrag von 2.380 Euro beträgt 190 Euro. Das ist genau die Umsatzsteuer, die mit der Abschlagszahlung bereits überwiesen wurde.
Diese Abweichung ist bei einer Endrechnung über den gesamten Auftrag ein konkreter Prüfhinweis: Sie zeigt, dass der bezahlte Abschlag in der Beispielrechnung nicht mit seinem vollständigen Bruttobetrag berücksichtigt wurde. Bei einer Restrechnung kann der Anbieter dagegen unmittelbar den verbliebenen Preis von 2.380 Euro ansetzen, ohne die frühere Zahlung erneut aufzuführen. Lesen Sie daher die Rechnungspositionen, bevor Sie eine fehlende Abzugszeile ansprechen.
Wenn Gesamtauftrag oder Leistungsumfang tatsächlich geändert wurden, übernehmen Sie zuerst die bestätigte neue Summe in die Rechnung. Erst danach ist der offene Rest mit den bereits gezahlten Beträgen vergleichbar. Im unveränderten Beispiel bleibt der Auftrag bei 3.000 Euro netto plus 570 Euro Umsatzsteuer.
Die Abweichung mit dem Anbieter klären
Für eine Rückfrage genügen die Unterlagen, die den Auftrag und seine Zahlung verbinden: Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, Zahlungsnachweis und die Rechnung über den verbleibenden Betrag. Notieren Sie den Betrag, der in der fraglichen Abzugszeile steht, und vergleichen Sie ihn mit dem bezahlten Gesamtbetrag der Anzahlung.
Eine kurze Nachricht kann so lauten: „Zur Website-Rechnung des Auftrags A118 haben wir den Abschlag über 1.190 Euro bezahlt. Er besteht aus 1.000 Euro netto und 190 Euro Umsatzsteuer. Bei einer Endrechnung über den Gesamtauftrag von 3.570 Euro ergibt sich für uns ein Rest von 2.380 Euro. Die Rechnung weist derzeit 2.570 Euro aus. Können Sie bitte kurz bestätigen, ob Sie eine Endrechnung oder eine Restrechnung erstellt haben und den Betrag entsprechend erläutern?“
Damit benennen Sie den Unterschied und geben dem Anbieter einen klaren Bezug zur Zahlung. Wenn er die Rechnung korrigiert oder die Abrechnung als Restrechnung bestätigt, legen Sie die Antwort zur zugehörigen Rechnung. So bleibt später nachvollziehbar, wie sich der offene Betrag aus dem Auftrag und den bereits geleisteten Zahlungen zusammensetzt.
Den geklärten Zahlbetrag zum Auftrag ablegen
Für die Ablage gehören Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung und Überweisungsbeleg zur Schlussabrechnung. Ergänzen Sie die Unterlagen um die Antwort des Anbieters und eine berichtigte Rechnung, falls eine neue Fassung ausgestellt wird. Der Zahlbetrag ergibt sich dann aus dem bestätigten Leistungsumfang und den tatsächlich geleisteten Abschlägen.
Im Beispiel sind bei unverändertem Auftrag noch 2.380 Euro offen. Nach Zahlung ergeben 1.190 Euro Abschlag und 2.380 Euro Restzahlung zusammen die vereinbarten 3.570 Euro. Diese Zuordnung macht den Vorgang auch für die Person verständlich, die ihn später in der Praxis weiterbearbeitet.
