Software-Zeitaufwand in einer Therapiepraxis lässt sich über Grundaufwand, Fallzahl und Minuten je Fall berechnen. Beispiel: 30 Minuten monatliche Vorbereitung plus vier Minuten je Fall ergeben bei 30 Fällen 150 Minuten. Werden im neuen Weg zwei Minuten je Fall angesetzt, sind es 90 Minuten; bei 60 Fällen beträgt der Unterschied 120 Minuten. Die zwei Minuten im Rechenbeispiel sind ein Szenariowert; den tatsächlichen Zeitbedarf ermitteln Sie im eigenen Ablauf.
Für Ausgangsrechnungen hat easymed einen konkreten Weg: Das zuschaltbare Lexware-Office-Modul übergibt fertige Rechnungen als Beleg, übernimmt die von Lexware Office vergebene Rechnungsnummer und meldet ausgeglichene Rechnungen beim täglichen Abgleich zurück. Dadurch entfallen die zweite Belegeingabe und das manuelle Aktualisieren des Zahlungsstands. Die folgende Rechnung hilft Ihnen, diesen oder einen anderen wiederkehrenden Arbeitsschritt mit den Zahlen Ihrer Praxis einzuordnen.
Den betrachteten Verwaltungsschritt eindeutig abgrenzen
Bevor Sie Software-Zeitaufwand berechnen, wählen Sie eine einzelne wiederkehrende Aufgabe aus der Praxisverwaltung. Für eine Rechnung kann der Start bei einer fertig erstellten Ausgangsrechnung liegen; das Ziel ist der korrekt nummerierte Beleg in der Buchhaltung. Bisheriger und neuer Weg müssen dasselbe Ergebnis liefern und mit derselben Falleinheit gerechnet werden.
Die AHRQ-Anleitung zur Prozessdarstellung empfiehlt, den tatsächlichen Ablauf Schritt für Schritt zu beschreiben und festzuhalten, wer jeden Schritt erledigt. Für eine kleine Praxis genügt eine kurze Liste: Auslöser, Arbeitsschritt, zuständige Rolle, Übergabe oder Rückfrage und fertiges Ergebnis. So wird sichtbar, ob ein Handgriff je Vorgang oder nur einmal im Monatslauf anfällt.
Eine 2025 veröffentlichte BMJ-Open-Studie zu versäumten Physiotherapie-Terminen in zwei australischen Krankenhausambulanzen hat zunächst einzelne Aktivitäten im Ablauf erfasst. Mitarbeitende schätzten die Zeit je Aktivität, hielten bei variierenden Aufgaben Minimum und Maximum fest und ließen den Ablauf von weiteren Teammitgliedern prüfen. Für Ihre Rechnung ist die Methode nützlich: Beziehen Sie die Menschen ein, die den Schritt ausführen, und halten Sie typische Abweichungen fest. Die konkreten Zeitwerte der Krankenhausambulanzen gehören zu deren Abläufen; für eine Therapiepraxis zählen die eigenen Arbeitsschritte.
Wenn Sie Teamkapazität vergleichen, addieren Sie die aktiven Arbeitsminuten der beteiligten Personen. Systemwartezeit oder eine spätere Rückmeldung können Sie separat notieren. Dadurch bleibt klar, ob Sie tatsächliche Teamarbeit oder die gesamte Durchlaufzeit eines Vorgangs berechnen.
Monatlichen Grundaufwand und Arbeit je Fall auseinanderhalten
Für eine wiederkehrende Aufgabe reicht zunächst diese Formel: Grundaufwand je Monatslauf plus Fallzahl mal Minuten je Fall. Zusätzliche Arbeit für besondere Vorgänge ergänzen Sie als eigenen Zeitanteil.
Bei 30 Fällen ergeben 30 Minuten Vorbereitung und 30 mal vier Minuten Fallarbeit insgesamt 150 Minuten. Bei 60 Fällen sind es 270 Minuten. Die Vorbereitung bleibt in beiden Rechnungen bei 30 Minuten.
Die 30 Minuten Vorbereitung fallen in diesem Beispiel einmal im Monatslauf an. Wenn Sie zwei getrennte Läufe mit eigener Vorbereitung durchführen, zählt diese Grundzeit zweimal. So wird eine feste Monatsarbeit nicht versehentlich mit der Fallzahl multipliziert.
Legen Sie auch die Falleinheit fest: In der Beispielrechnung steht ein Fall etwa für eine fertig bearbeitete Rechnung. Mischen Sie nicht Rechnungen, Patientenkontakte und vollständige Abrechnungsbündel in derselben Fallzahl. Nur gleich große Einheiten lassen den Zeitvergleich nachvollziehbar.
Eine einmalige Einführung oder eine Schulung gehört nicht in die Minuten je Fall. Wenn Sie sie für eine Entscheidung berücksichtigen möchten, führen Sie sie als einmaligen Aufwand getrennt auf. Der laufende Monatsvergleich bleibt dadurch auf die regelmäßig wiederkehrende Arbeit bezogen.
Den neuen Softwareweg an derselben Aufgabe erproben
Schreiben Sie zuerst den bisherigen Weg vom Start bis zum fertigen Ergebnis auf. Gehen Sie danach denselben Arbeitsschritt mit der neuen Software durch. Halten Sie fest, welche Handgriffe entfallen, welche weiterhin im Team anfallen und ob Arbeit in eine andere Rolle oder ein anderes System wechselt.
Im Beispiel bleibt die Vorbereitung bei 30 Minuten; die Arbeit je Fall wird mit zwei statt vier Minuten angesetzt. Bei 30 Fällen benötigt der neue Weg 90 Minuten, bei 60 Fällen 150 Minuten. Der Unterschied beträgt 60 beziehungsweise 120 Minuten.
Diese Zahlen vergleichen zwei Szenarien, keine gemessene Produktleistung. Für Ihre Praxis ersetzen Sie den angenommenen Wert von zwei Minuten durch die tatsächlich benötigte Zeit. Zählen Sie bei beiden Wegen dieselben Fälle und stoppen Sie an demselben Ergebnis. Wenn mehrere Rollen beteiligt sind, prüfen Sie jede Übergabe, damit ein Schritt nicht nur aus der Rechnung verschwindet, weil ihn jetzt eine andere Person erledigt.
Beim Lexware-Office-Weg von easymed bleibt das Abschließen der Ausgangsrechnung in easymed. Der Beleg geht an Lexware Office, die dort vergebene Rechnungsnummer kommt zurück, und ausgeglichene Rechnungen werden einmal täglich als bezahlt gemeldet. Für die Zeitrechnung zählt, welche Eingaben oder Statuspflege Ihr Team nach dem Start dieses Weges tatsächlich noch ausführt.
Zusätzliche Arbeit bei besonderen Fällen sichtbar ergänzen
Eine fehlende Angabe kann einen zusätzlichen Anruf oder eine Rückfrage auslösen. Zählen Sie solche Schritte separat, statt sie ohne Grundlage jeder Rechnung zuzuschlagen. Das zeigt, wie viel Zeit im üblichen Lauf und wie viel in bestimmten Fällen entsteht.
Im Beispiel kommen drei Rückfragen mit je zehn Minuten hinzu. Der neue Monatslauf für 30 Fälle benötigt dann 90 Minuten für Vorbereitung und Fallarbeit plus 30 Minuten Rückfragen, insgesamt 120 Minuten.
Die drei Rückfragen werden nur dann mitgerechnet, wenn sie im betrachteten Monat tatsächlich vorkommen. Treten sie bei einem Teil der Fälle auf, zählen Sie die betroffenen Vorgänge und multiplizieren deren Anzahl mit der zusätzlichen Zeit. Bei schwankenden Rückfragen können Sie für die Planung einen üblichen und einen längeren Verlauf festhalten.
Die AHRQ-Anleitung nennt außerdem Fragen, die beim Überarbeiten helfen: Wie oft wiederholt sich ein Schritt? Gibt es eine doppelte Erfassung? Welche Teile kann eine vorhandene Technologie erleichtern? Diese Fragen lenken die Aufmerksamkeit auf einen konkreten Arbeitsvorgang und seine Häufigkeit, statt auf einen pauschalen Geschwindigkeitsvergleich.
Die veränderte Fallzahl mit dem unveränderten Team besprechen
Die Beispielwerte lassen sich direkt vergleichen: Bei 30 Fällen stehen 150 Minuten bisher 90 Minuten im neuen Weg gegenüber; bei 60 Fällen sind es 270 und 150 Minuten. Der Grundaufwand bleibt jeweils gleich.
Zwei Minuten weniger je Fall ergeben bei 60 Fällen bereits 120 Minuten Unterschied. Die Rechnung macht sichtbar, weshalb eine kleine wiederkehrende Erleichterung mit wachsender Praxis an Bedeutung gewinnt.
Wenn die Vorgänge unterschiedlich aufwendig sind, rechnen Sie passende Gruppen getrennt. Beispielsweise können Standardrechnungen und Rechnungen mit einer Rückfrage eigene Fallzahlen und Zeitwerte erhalten. Die Summe beider Gruppen beschreibt den Monatslauf genauer als ein Mittelwert, der eine wichtige Abweichung verdeckt.
Besprechen Sie anschließend die Zeit je beteiligter Rolle. Wird eine Doppeleingabe vermieden, lässt sich die entfallene Eingabe der Person zuordnen, die sie vorher erledigt hat. Bleibt eine Prüfung bestehen oder wandert eine Übergabe zu einer Kollegin, gehört deren Arbeitszeit weiter in den Vergleich.
Nach der Einführung mit eigenen Monatswerten weiterrechnen
Für den nächsten Monatslauf genügen die gezählte Fallzahl, die einmalige Vorbereitung und die Minuten je Fall. Rückfragen oder andere Ausnahmewege ergänzen Sie nur in der tatsächlich aufgetretenen Anzahl. Mit denselben Einheiten lässt sich der Aufwand nach einer Änderung erneut berechnen.
Wächst die Fallzahl, verändert sich vor allem der variable Anteil. Ändert sich ein Arbeitsschritt, ersetzen Sie seinen bisherigen Zeitwert durch den Wert aus dem neuen Ablauf. So bleibt die Übersicht für Praxisverwaltung und Softwarevergleich verständlich, ohne dass Sie ein umfangreiches Messprojekt aufsetzen müssen.
Wählen Sie für den Einstieg einen klar abgegrenzten Monatsvorgang, zum Beispiel die Übergabe fertiger Ausgangsrechnungen. Dann sehen Sie, welche Grundarbeit bleibt, welche Arbeit mit jeder Rechnung wächst und an welcher Stelle ein konkreter Softwareweg doppelte Eingaben oder manuelles Nachtragen übernimmt.
