Der Lexware-Steuerkalender erinnert Therapiepraxen an den mit der Kanzlei abgestimmten Belegtermin. Im Lexware-Office-Konto erscheint der Hinweis eine Woche vor dem hinterlegten Datum im Aufgabenbereich. Bei Buchungsmandaten kann die Kanzlei festlegen, bis wann die Buchhaltung übergeben sein soll. So sieht das Praxisteam, welcher Zeitraum ansteht und welcher vereinbarte Arbeitsschritt folgt.
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung gehen eigene Praxisrechnungen bereits beim Abschluss aus easymed an Lexware; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt zurück in easymed. Weitere Belege wie Lieferantenrechnungen oder Gutschriften ergänzt das Team im vereinbarten Monatsweg. Das Beispiel zeigt, wie sich Kalenderhinweis, Oktoberunterlagen und eine offene Materialgutschrift zusammenführen lassen.
Den sichtbaren Hinweis seinem tatsächlichen Termin zuordnen
Lesen Sie Monat und Anlass des Hinweises zusammen. Für die Beispielpraxis geht es um die Oktoberunterlagen im bestehenden kaufmännischen Anschluss. Bereitstellungstag und zuständige Ansprechperson sind bereits vereinbart. Diese kurze Zuordnung macht verständlich, welcher Bestand gemeint ist. Die Verwaltung kann direkt am bekannten Unterlagenort weiterarbeiten.
Im Beispiel ist der 12. November als Bereitstellungstag für die Oktoberunterlagen vereinbart. Am 5. November erscheint der Hinweis. Der gewählte Termin gibt der Praxis einen verständlichen Vorlauf. Die Leitung ordnet die kurze Vorbereitung dem vorhandenen Verwaltungsabschnitt zu; die angekündigte Materialgutschrift bleibt dabei beim konkreten Lieferantenbezug.
Die Lexware-Hilfe zum Steuerkalender beschreibt Aufgabenhinweise eine Woche vor dem jeweiligen Termin. Die Kanzlei stellt die passenden Termine im Mandantenprofil ein und kann für Buchungsmandanten den Bereitstellungstag festlegen. Diese Abstimmung gibt der Erinnerung ihren konkreten Anlass. Ihre Praxis nutzt den angezeigten Hinweis im vorhandenen Belegweg weiter.
Bei einer Umsatzsteuer-Voranmeldung ist der Kalendertermin für die Buchhaltungsübergabe von der gesetzlichen Abgabefrist zu unterscheiden. § 18 Abs. 1 UStG nennt grundsätzlich den zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums; eine Fristverlängerung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen hinzukommen. Bei Buchungsmandaten legt die Kanzlei den Übergabetag so fest, dass Zeit für die weitere Bearbeitung bleibt. Fragen Sie für Ihren Fall nach Zeitraum, Übergabetag und einer berücksichtigten Dauerfristverlängerung. Lexware zeigt Termine, die auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, am nächsten Werktag an; landesspezifische Feiertage fließen laut Lexware nicht in die Berechnung ein.
Aus der Erinnerung eine begrenzte Praxisaufgabe machen
Die Verwaltungskollegin übernimmt im Beispiel „Oktoberunterlagen ansehen und Materialgutschrift weiterführen“. Dafür ist der 10. November vorgesehen, vor dem vereinbarten Bereitstellungstag am 12. November. Die Aufgabe nennt einen bekannten Bestand und einen einzelnen offenen Bezug. Ihre kurze Rückmeldung kann unmittelbar beim bestehenden Vorgang verfügbar bleiben.
Für eine gut übernehmbare Aufgabe reichen Zeitraum, zuständige Person, Unterlagenort und der nächste Schritt. Beschreiben Sie konkret, was angesehen oder ergänzt werden soll. So kann eine Kollegin an der vorhandenen Ablage weiterarbeiten, statt erst den Anlass des Kalendereintrags rekonstruieren zu müssen.
Bei den eigenen Praxisrechnungen entfällt ein Teil dieser Vorbereitung: Ist die Lexware-Office-Anbindung eingerichtet, übergibt easymed die abgeschlossene Rechnung und übernimmt die von Lexware vergebene Nummer. Das Team kann sich bei der Sichtung auf die übrigen Unterlagen und die vereinbarten offenen Punkte konzentrieren.
Im Beispiel lautet der nächste Schritt nicht pauschal „Buchhaltung erledigen“, sondern „Oktoberunterlagen bereitstellen und Gutschrift zur Rücksendung nachverfolgen“. Eine kurze Notiz am bekannten Vorgang hält fest, was die Kollegin geprüft hat und welcher Anschluss noch aussteht.
Den fehlenden Lieferantenbeleg mit seinem Vorgang verbinden
Die ursprüngliche Rechnung und die Nachricht zur Rücksendung liegen im Beispiel bereits vor. Der Lieferant hat dazu eine Gutschrift angekündigt. Die Verwaltung verwendet diesen bekannten Bezug für ihre Rückfrage. Die Unterlagen erklären die einzelne Lieferung unmittelbar und machen die Fortsetzung auch für die zuständige Ansprechperson verständlich.
Die Kollegin fragt beim Lieferantenkontakt nach der angekündigten Gutschrift und nennt den vorhandenen Rechnungsbezug. Eine knappe Nachricht verbindet Rücksendung und erwartete Unterlage. Die Antwort wird demselben Vorgang zugeordnet. Der bereits vorbereitete Oktoberbestand kann dabei am bekannten Ort bleiben; die Rückfrage betrifft nur diese konkrete Lieferung.
Die Kanzlei erhält den vorhandenen Stand zum vereinbarten Bereitstellungstag. Eine kurze Mitteilung nennt die angekündigte Gutschrift und den geplanten Anschluss. Die Ansprechperson stimmt die Nachreichung mit der Praxis ab. Beide Seiten können mit denselben vorhandenen Unterlagen weiterarbeiten; die einzelne Fortsetzung bleibt unmittelbar beim Lieferantenbezug auffindbar.
Die später eingegangene Gutschrift wird mit der ursprünglichen Rechnung verbunden und wie vereinbart weitergegeben. Öffnen Sie die Unterlage und ordnen Sie sie der bekannten Rücksendung zu. Die kurze Rückmeldung erhält damit ihren Abschluss. Der Vorgang bleibt vom vorhandenen Rechnungsbeleg bis zur ergänzten Gutschrift nachvollziehbar zusammen.
Kalendereintrag, Arbeitsstand und Bereitstellung getrennt lesen
Der Kalendereintrag nennt den vereinbarten Zeitpunkt. Eine Verwaltungsnotiz hält fest, welcher Bestand bereits geprüft wurde und welcher Schritt noch aussteht. Erst die tatsächliche Ablage oder Übergabe zeigt, welche Unterlagen bereitstehen. Diese drei Informationen geben auch einer Vertretung einen klaren Einstieg in denselben Vorgang.
Am 10. November stehen im Beispiel die geprüften Oktoberunterlagen bereit. Die Gutschrift wird mit der vereinbarten Nachreichung ergänzt. Der Lieferantenkontakt bleibt in der kurzen Notiz genannt. Die Leitung und die Vertretung sehen dadurch den bereitgestellten Bestand und die passende Fortsetzung bei derselben Materialrücksendung.
Bestätigen Sie den tatsächlich bearbeiteten Abschnitt mit wenigen Worten. „Oktoberbestand bereit; Materialgutschrift wird vereinbart nachgereicht“ nennt das Ergebnis. Die Unterlagen können zum vorgesehenen Termin weitergegeben werden. Eine knappe Rückmeldung macht den Stand unmittelbar verständlich und hilft der nächsten Person, am richtigen Beleg anzuknüpfen.
Halten Sie bei einer offenen Unterlage zusätzlich fest, wer die Rückmeldung verfolgt und wo die Antwort abgelegt wird. Dann kann die Vertretung am vereinbarten Anschluss weiterarbeiten, während der übrige Oktoberbestand bereits bereitsteht.
Den Rechnungsanschluss dem vorbereiteten Bestand zuordnen
Die direkte Lexware-Office-Anbindung von easymed überträgt beim Rechnungsabschluss den Beleg und übernimmt die dort vergebene Nummer. Die eigenen Praxisrechnungen folgen damit einem durchgehenden Anschluss. Ihr Team arbeitet mit derselben Rechnungsgrundlage weiter und ergänzt die übrigen Unterlagen im bereits vorgesehenen kaufmännischen Weg.
Nach der Rückgabe der Nummer erstellt easymed die Praxisrechnung mit dieser Nummer für PDF, Druck oder Versand. Lexware gleicht die Rechnung mit den Zahlungseingängen ab; vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich an easymed zurückgemeldet. Das Praxisteam muss diesen Zahlungsstatus nicht für dieselbe Rechnung nochmals abgleichen.
Der Anschluss betrifft die in easymed abgeschlossenen Praxisrechnungen. Lieferantenrechnungen, Rücksendungsnachrichten und angekündigte Gutschriften ordnet die Praxis weiterhin nach dem mit der Kanzlei vereinbarten Belegweg ein. Der Steuerkalender erinnert an den dafür festgelegten Termin; die Schnittstelle übernimmt die Praxisrechnung.
Den nächsten Hinweis mit der tatsächlichen Vorbereitung verbinden
Stimmen Sie bei der nächsten Monatsübergabe den Zeitraum, den Bereitstellungstag und den Ort für offene Belege mit der zuständigen Kanzlei-Ansprechperson ab. Eine kurze Bezeichnung wie „Oktoberunterlagen“ und ein konkreter nächster Schritt helfen dem Team, den Lexware-Dashboard-Hinweis mit der richtigen Ablage zu verbinden.
Wenn Sie sehen möchten, was beim eigenen Praxisrechnungsabschluss bereits automatisch weiterläuft, lesen Sie die Lexware-Office-Anbindung von easymed. Dort ist der Weg vom Rechnungsabschluss über die Nummernrückgabe bis zum täglichen Abgleich vollständig bezahlter Rechnungen beschrieben. Welche übrigen Belege wann bereitstehen, stimmen Sie weiterhin mit Ihrer Kanzlei ab.
