Wenn Ihre Steuerkanzlei für den Monatsabschluss noch einen Papierordner anfordert, stimmen Sie zuerst den konkreten digitalen Belegweg ab: Welche Unterlagen und Daten gehören zum Auftrag, über welchen Eingang nimmt die Kanzlei sie an und in welchem Rhythmus? Eine laufende Buchführung stellt andere Übergabefragen als ein Jahresabschluss. Mit dieser Klärung richten Sie den Monatsabschluss an der tatsächlichen Zusammenarbeit aus.
Bei easymed beginnt der eigene Praxisrechnungsweg bereits digital: Mit aktiver Lexware-Office-Anbindung wird eine abgeschlossene Praxisrechnung an Lexware Office übergeben. Lexware vergibt die Belegnummer; easymed übernimmt sie und verwendet sie für PDF, Druck und Versand. Das betrifft Ihre Ausgangsrechnungen. Lieferantenrechnungen und weitere Buchhaltungsunterlagen brauchen weiterhin den vereinbarten Eingang. Der eigenständige DATEV-Export ist ein zusätzlicher, davon getrennter Weg.
Den Papierweg und Kanzleiauftrag konkret erfassen
Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei, welche Arbeit sie für Ihre Therapiepraxis übernimmt: die laufende Buchführung oder vor allem den Jahresabschluss, während Ihr Team selbst bucht. Der Lexware-Office-Leitfaden zur Datenübergabe unterscheidet diese Fälle. Für die laufende Buchführung nennt er Belege samt Belegdaten; Bankumsätze kommen nach Absprache hinzu. Beim selbst gebuchten Jahresabschluss werden typischerweise zusätzlich Buchungsstapel übergeben. Die konkrete Vereinbarung mit Ihrer Kanzlei bestimmt, was auf Ihre Praxis passt.
Im Beispiel druckt die Praxis die für den Auftrag benötigten Belege aus, ordnet sie in den Monatsordner ein und übergibt diesen an die Kanzlei. Ausdrucken, Ordnen und Übergeben beschreiben den bisherigen Papierweg. Wenn der vorhandene digitale Bestand diesen Weg ersetzen soll, klären Sie zunächst, welche Belegarten in dem Ordner liegen und welche davon die Kanzlei am digitalen Eingang weiterverwenden kann.
Notieren Sie für den ersten Monat vier Punkte: den betrachteten Zeitraum, die benötigten Belege und Belegdaten, den vereinbarten Eingang und die Rückmeldung nach dem Versand. Fragen Sie außerdem, ob Bankumsätze in diesem Paket enthalten sein sollen, wann die Kanzlei alle Bestandteile erwartet und wer fehlende Unterlagen anspricht. Mit dem konkreten Monat können Sie diese Antworten in einer kurzen Übergabenotiz festhalten.
Klären Sie auch den Turnus, bevor Sie den Papierordner ersetzen. Der Lexware-Leitfaden nennt für die laufende Buchführung monatliche, vierteljährliche oder jährliche Übergaben, jeweils nach Absprache; für den Jahresabschluss wird oft ein Jahrespaket zusammengestellt. Fragen Sie nicht nur „Soll alles digital kommen?“, sondern lassen Sie die Kanzlei den Umfang benennen. Ein strukturiertes Paket aus vereinbarten Dokumenten und Daten macht fehlende Belege sichtbar und hilft, doppelte Ablagen zu vermeiden.
Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege und DATEV trennen
Bei einer aktiven Lexware-Office-Anbindung überträgt easymed die abgeschlossene Ausgangsrechnung. Die von Lexware vergebene Nummer kommt zu easymed zurück, bevor die Rechnung als PDF bereitsteht oder gedruckt und versendet wird. Das Team arbeitet so mit demselben Rechnungsbezug in Praxissoftware und Buchhaltung. Für Lieferantenrechnungen, Bankunterlagen oder andere Betriebsausgaben ist dieser Rechnungsabschluss nicht zuständig; sie gelangen über den bisherigen kaufmännischen Eingang in den Bestand.
Bisher werden die Belege ausgedruckt, geordnet und im Monatsordner übergeben. Im abgestimmten digitalen Weg stellt die Praxis den vereinbarten Bestand bereit, klärt den Eingang und bespricht einzelne Belegfragen direkt. Der Lexware-Weg und der DATEV-Export von easymed sind unterschiedliche Möglichkeiten für Praxisrechnungen. Der DATEV-Export gibt Rechnungen als Paket an die Kanzlei weiter und enthält keinen Buchungsstapel. Prüfen Sie deshalb vor der Umstellung, welchen Weg Ihre Kanzlei für die Ausgangsrechnungen vorsieht und wie die übrigen Belege dazugehören.
Im Beispiel enthält der Monatsordner eigene Praxisrechnungen und Lieferantenbelege. Die eigenen Ausgangsrechnungen liegen bei aktiver Anbindung bereits in Lexware Office; für die Lieferantenbelege nutzt das Team den vereinbarten Eingang. Bei DATEV fragt es, ob die Kanzlei den easymed-Rechnungsexport verwendet und wo die übrigen Unterlagen ergänzt werden. So bleiben die zwei Wege für Praxisrechnungen und die Lieferantenbelege klar zugeordnet.
Die Lexware-Anbindung überträgt nicht automatisch den gesamten Monatsbestand Ihrer Praxis. Wenn eine Position in beiden Ablagen auftauchen könnte, fragen Sie, über welchen der vereinbarten Eingänge sie verarbeitet werden soll. Der gemeinsame Zeitraum und eine Belegnummer helfen, eine konkrete Rückfrage dem richtigen Vorgang zuzuordnen.
Die Papierabsprache mit einem ersten digitalen Monat ändern
Legen Sie einen passenden Startmonat fest und fragen Sie nach dem konkreten Kanzleieingang: zum Beispiel nach dem Zugang zu Lexware Office oder nach dem DATEV-Bereich, den die Kanzlei verwendet. Lexware Office dokumentiert einen direkten Steuerberater-Zugang; DATEV beschreibt auf der Seite Belege mit Mandanten austauschen, wie Kanzleien Belege während des laufenden Monats digital entgegennehmen. Welche Möglichkeit im Einzelfall bereitsteht, hängt von der Zusammenarbeit und den eingerichteten Zugängen ab.
Die Papieranforderung stammt im Beispiel aus einer alten Arbeitsabsprache. Die Mitarbeiterin fragt bei der betreuenden Kanzleiperson nach: Kann der Bestand aus diesem Monat digital eingehen, und welcher Zugang ist dafür vorgesehen? Die Kanzleiperson klärt den Eingang mit der zuständigen Person und gibt eine Rückmeldung zum vorhandenen Bestand. So bleibt die Entscheidung beim tatsächlichen Auftrag und der gemeinsamen Monatsplanung.
Für den ersten digitalen Monatsbestand stellen Sie nur die zuvor vereinbarten Belege und Daten zusammen. Senden Sie sie über den bestätigten Eingang und nennen Sie den Zeitraum. Bitten Sie die Kanzlei um eine kurze Rückmeldung, ob der Bestand vollständig angekommen und lesbar ist. Fehlt eine Unterlage, halten Sie ihren Belegbezug fest und klären Sie, wie sie in den Bestand gehört. Damit lässt sich die nächste Übergabe gezielt verbessern.
Ein Beispiel: Die Praxis vereinbart die Übergabe eines Monatsbestands über das Kanzleiportal. Die Empfangskollegin stellt die vereinbarten Rechnungen und Belegdaten bereit; die Kanzlei bestätigt den Eingang und fragt zu einer Lieferantenrechnung anhand ihrer Nummer nach. Das Team ergänzt genau diese Unterlage und hält die Antwort im Übergabehinweis fest. Beim nächsten Monatslauf nutzt die Vertretung denselben Eingang und denselben vereinbarten Turnus.
Wenn einzelne Unterlagen vorerst auf Papier weiterlaufen, halten Sie diese Ausnahme und den Grund in der Absprache fest. Entscheidend für einen verlässlichen digitalen Monatsabschluss ist, dass beide Seiten wissen, welche Belegarten über welchen Eingang kommen und wann eine Übergabe als vollständig gilt. So kann Ihre Praxis den Papierordner durch den bestätigten Kanzleiweg ersetzen.
Möchten Sie den Rechnungsweg in easymed kennenlernen? Sehen Sie sich die Lexware-Office-Anbindung für abgeschlossene Praxisrechnungen an und fordern Sie einen kostenlosen Demo-Zugang an.
