Eine nur teilweise bezahlte Abschlagsrechnung wirft eine konkrete Frage auf: Wie viel gehört später in die Schlussrechnung? Für den normalen Praxisrechnungsweg nimmt Ihnen easymed bereits Doppelarbeit ab. Mit der eingerichteten Lexware-Office-Anbindung werden abgeschlossene Rechnungen übertragen, die Lexware-Nummer wird übernommen und vollständig bezahlte Belege werden täglich in easymed abgeglichen.
Bei einem Firmenauftrag mit Abschlägen entsteht die besondere Berechnung am kaufmännischen Vorgang in Lexware. Unser Beispiel zeigt eine Therapiepraxis, die für ein Unternehmen einen vereinbarten Auftrag ausführt. Von zwei angeforderten Abschlägen wird der zweite nur zur Hälfte bezahlt. Für die Endrechnung zählt der tatsächlich erhaltene Betrag.
Gesamtauftrag und Abschläge zusammennehmen
Der Auftrag beträgt im Beispiel 3.000 Euro netto zuzüglich 570 Euro Umsatzsteuer, zusammen 3.570 Euro. Für diesen bereits steuerlich eingeordneten Firmenauftrag rechnen wir mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Zahlenspalten gehören während der gesamten Rechnung zum selben Auftrag und demselben Kunden.
Vor der Endrechnung hat die Praxis zwei Abschlagsrechnungen über jeweils 1.000 Euro netto plus 190 Euro Steuer, also 1.190 Euro, ausgestellt. Es handelt sich um Anzahlungen auf den Gesamtauftrag. Es wurden keine eigenständig abgeschlossenen Teilleistungen separat abgerechnet. Lexware unterscheidet diese Anzahlungen von Teilrechnungen für eigenständig abgerechnete Teilleistungen; Teilrechnungen lassen sich dort nicht in einer Schlussrechnung zusammenfassen.
Diese Unterscheidung hält die Rechnung verständlich: Der gesamte Auftrag kostet weiterhin 3.570 Euro. Die Abschläge beschreiben, was davon vorher angefordert und erhalten wurde. Die Schlussrechnung zeigt anschließend die Gesamtleistung und zieht die berücksichtigten Eingänge ab.
Tatsächliche Eingänge als Grundlage verwenden
Der erste Abschlag ist vollständig bezahlt: 1.190 Euro sind eingegangen. Auf den zweiten Abschlag über ebenfalls 1.190 Euro erhält die Praxis zunächst nur 595 Euro. Dieser zweite Eingang entspricht 500 Euro netto plus 95 Euro Steuer.
Zusammen sind damit 1.785 Euro angekommen, aufgeteilt in 1.500 Euro netto und 285 Euro Umsatzsteuer. Die ursprünglichen Zahlungsanforderungen summieren sich dagegen auf 2.380 Euro. Angefordert und erhalten sind hier bewusst zwei verschiedene Beträge.
Für die Endrechnung nehmen Sie die tatsächlichen Eingänge zum Auftrag. § 14 Absatz 5 UStG beschreibt den Abzug der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge, wenn darüber entsprechende Rechnungen ausgestellt wurden. Im Beispiel bildet deshalb 1.785 Euro die Grundlage des Abzugs, nicht die ursprünglich geforderte Summe beider Abschläge.
Den Restbetrag einmal klar ausrechnen
Vom Gesamtbetrag 3.570 Euro ziehen Sie die erhaltenen 1.785 Euro ab. Die Schlussrechnung ergibt damit einen verbleibenden Zahlbetrag von 1.785 Euro. In den einzelnen Bestandteilen lautet die Rechnung: 3.000 minus 1.500 Euro netto und 570 minus 285 Euro Steuer. Es bleiben 1.500 Euro netto plus 285 Euro Steuer.
Die noch nicht gezahlten 595 Euro aus der zweiten Abschlagsforderung sind in diesem Restbetrag bereits enthalten. Sie werden nicht zusätzlich neben der Schlussrechnung noch einmal verlangt. Gesamtauftrag, erhaltene Zahlungen und verbleibender Rest ergeben zusammen einen verständlichen Zusammenhang für den Firmenkunden.
Würden stattdessen beide angeforderten Abschläge von jeweils 1.190 Euro vollständig abgezogen, käme ein Rest von 1.190 Euro heraus. Das wäre im Beispiel um 595 Euro zu niedrig. Der Vergleich macht unmittelbar deutlich, weshalb die tatsächlichen Zahlungen den Abzug bestimmen.
Den teilbezahlten Abschlag in Lexware weiterführen
Die automatische Abschlagsverrechnung in Lexware Office setzt vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen und einen festen Kundenkontakt voraus. Derselbe Kunde muss auch in der Schlussrechnung hinterlegt sein. Diese Bedingungen beschreibt die Lexware-Anleitung zur Schlussrechnung. Ein nur halb bezahlter Abschlag wird deshalb nicht einfach als vollständig gezahlter Betrag übernommen.
Für diesen Fall erläutert Lexware einen konkreten Weg bei teilbezahlten Abschlägen: Die bisherige Zahlungszuordnung zur Abschlagsrechnung wird aufgehoben, die alte Abschlagsrechnung storniert und eine neue über den tatsächlich erhaltenen Betrag erstellt. Anschließend wird der vorhandene Eingang dieser neuen Abschlagsrechnung zugeordnet. Die Überweisung selbst bleibt derselbe Bankvorgang.
Im Beispiel ersetzt damit ein Abschlagsbeleg über 595 Euro die bisherige Forderung über 1.190 Euro. Er ist mit dem vorhandenen Eingang vollständig bezahlt. Zusammen mit dem ersten bezahlten Abschlag über 1.190 Euro lässt er sich bei der Endrechnung berücksichtigen. Es entsteht keine zusätzliche Zahlung und kein zusätzlicher Abzug über 595 Euro.
Softwareweg und steuerliche Einordnung auseinanderhalten
Der beschriebene Belegwechsel dient hier der automatischen Auswahl in Lexware. Eine geringere Anzahlung allein verlangt steuerlich nicht pauschal eine Rechnungsberichtigung; das erläutert der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 14.8 Absatz 5. Daraus folgt also keine allgemeine Pflicht, jede Teilzahlung zu stornieren.
Für diesen Firmenauftrag halten Sie die ersetzte Abschlagsrechnung, den neuen Beleg und den unveränderten Eingang zusammen. Damit ist die Zuordnung nachvollziehbar, ohne eine zweite Zahlungsübersicht für das Team anzulegen. Auf der Endrechnung werden die erhaltenen Abschläge mit ihren jeweiligen Bestandteilen ausgewiesen.
Den Firmenauftrag und Praxisrechnungen übersichtlich führen
Dem Kunden lässt sich das Ergebnis kurz erklären: „Der Auftrag beträgt 3.570 Euro. Wir haben 1.785 Euro erhalten. Auf der Schlussrechnung verbleiben 1.785 Euro.“ Der Hinweis beantwortet die Rückfrage zur halben Abschlagszahlung direkt und vermeidet eine zweite Forderung für denselben Rest.
Bei Ihren über easymed erstellten Praxisrechnungen übernimmt die Lexware-Anbindung weiterhin den normalen Beleg- und Nummernweg. Vollständig ausgeglichene Rechnungen kommen im täglichen Abgleich als bezahlt zurück. Die besondere Abschlagsberechnung bearbeiten Sie einmal am passenden Firmenauftrag; die laufenden Praxisrechnungen bleiben über ihre gemeinsame Nummer verbunden.
