Für den TI-Kartenantrag einer Physiotherapiepraxis zählt zuerst, wer oder was mit der Karte verbunden ist: die Fachperson, die Einrichtung oder das Kartenterminal. Daraus ergeben sich unterschiedliche Karten und Antragswege. Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist persönlich, die SMC-B gehört zur Praxis, die gSMC-KT zum Kartenlesegerät.
Die organisatorische Abstimmung kann parallel im Praxisalltag laufen. easymed zeigt Termine im Teamkalender je Behandler oder nach Räumen; Patientenakte und Dokumentation gehören ebenfalls zum Praxisablauf. So lässt sich etwa ein Gespräch zur TI-Vorbereitung zeitlich einordnen. Die Ausweise selbst beantragen Sie über das eGBR und den ausgewählten Vertrauensdiensteanbieter (VDA).
Person, Einrichtung und Gerät zuerst zuordnen
Der eHBA weist die Fachperson aus. Die SMC-B ist der Institutionsausweis; sie ordnet den TI-Zugang der Praxis als Einrichtung zu. Das Serviceportal Berlin führt Physiotherapieeinrichtungen als eigene Gruppe auf.
Die gSMC-KT ist laut gematik die Smartcard für das Kartenlesegerät selbst. Sie hat damit einen Gerätebezug. Bei einer technischen Rückfrage ist deshalb die Bezeichnung des Kartenterminals hilfreich; sie führt nicht zum persönlichen eHBA-Antrag.
Im Beispiel beantragt eine Physiotherapeutin ihren eHBA, die Praxis eine SMC-B. Eine technische Betreuungsperson kümmert sich um das Kartenterminal. Person, Einrichtung und Gerät erhalten jeweils den passenden Ansprechpartner. Die Zuordnung verhindert, dass eine Frage zur Einrichtung versehentlich im persönlichen Kartenantrag landet.
Die zuständige Ausgabestelle nach dem Beruf bestimmen
Für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten beschreibt das Bundesportal den eHBA-Antrag über das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR): Zuerst wird die Berufsberechtigung im eGBR geprüft; anschließend wird der eHBA bei einem VDA bestellt. Der VDA stellt die Chipkarte aus. Bei anderen Berufsgruppen prüfen Sie die zuständige Stelle im jeweiligen offiziellen Berufsportal, bevor Sie Unterlagen zusammenstellen.
Für den eHBA-Antrag nennt das Bundesportal einen ausgefüllten Antrag sowie einen Scan oder ein Foto der Berufserlaubnisurkunde. Wenn der Name auf der Urkunde vom heutigen Namen abweicht, kommt ein Nachweis der Namensänderung hinzu. Im Beispiel legt die Physiotherapeutin daher die Urkunde und, falls erforderlich, den passenden Namensnachweis bereit.
Die dort veröffentlichte Verwaltungsgebühr beträgt 40 Euro; zusätzlich berechnet der ausgewählte VDA eigene Kosten, die laut Bundesportal je nach Anbieter variieren. Prüfen Sie die VDA-Kosten, wenn Sie den Anbieter auswählen. Die SMC-B für die Einrichtung ist ein eigener Antrag und wird nicht durch den persönlichen eHBA-Antrag mitbestellt.
Berechtigungsprüfung und Kartenbestellung auseinanderhalten
Nach Abschluss der Berufsberechtigungsprüfung schickt das eGBR das Prüfergebnis und eine Vorgangsnummer per E-Mail. Mit dieser Nummer bestellt die Physiotherapeutin den eHBA beim VDA ihrer Wahl. Auch beim SMC-B-Antrag folgt auf die eGBR-Prüfung eine eigene Vorgangsnummer, mit der die Praxis ihre Institutionskarte beim VDA bestellt.
Im SMC-B-Antrag wird dagegen die Nummer eines bereits vorhandenen eHBA einer betriebsangehörigen Person benötigt. Diese eHBA-Nummer bezeichnet den persönlichen Ausweis; sie ist nicht die eGBR-Vorgangsnummer. Wenn beide Nummern im Team auftauchen, hilft die eindeutige Beschriftung „eGBR-Vorgang“ beziehungsweise „eHBA-Nummer“.
Im Beispiel lautet der interne Stand zunächst „Prüfung abgeschlossen; Kartenbestellung folgt“. Danach trägt die Physiotherapeutin den eGBR-Vorgang beim VDA ein und ergänzt die Bestellinformation, sobald sie vorliegt. Bei einer Rückfrage ist so erkennbar, ob die Prüfung oder die Kartenbestellung gemeint ist.
Den institutionellen Antrag mit den passenden Rollen vorbereiten
Für eine SMC-B über das eGBR muss die Institution zur Leistungserbringung berechtigt sein. Eine vertretungsberechtigte Person stellt den Antrag; außerdem braucht die Einrichtung eine betriebsangehörige Person mit eHBA. Das Serviceportal Berlin zum SMC-B-Verfahren nennt diese Rollen und die erforderlichen Bezüge für Einrichtungen mit Beschäftigten in Gesundheitsfachberufen.
Die dort aufgeführten Unterlagen sind ein Nachweis zur Institution, etwa Vollmacht oder Satzung, das Institutionskennzeichen (IK) und die Nummer des eHBA einer betriebsangehörigen Person. Für die Online-Antragstellung nennt die Seite BundID oder Mein Unternehmenskonto. Prüfen Sie die Unterlagen anhand des aktuellen Onlineformulars, bevor die vertretungsberechtigte Person den Antrag absendet.
Im Beispiel vertritt die Praxisinhaberin die Einrichtung; die angestellte Physiotherapeutin besitzt den eHBA. Die Praxisinhaberin trägt ihre Vertretungsrolle ein, während die eHBA-Nummer der Mitarbeiterin den Bezug zur Fachperson herstellt. Das IK bezeichnet die Praxis. So bleibt für jede Angabe klar, ob sie zur vertretenden Person, zur Einrichtung oder zur beschäftigten Fachperson gehört.
Die Vorgänge auch bei Rückfragen getrennt fortführen
Auch nach dem Absenden bleiben eHBA und SMC-B zwei Vorgänge. Notieren Sie in der Praxisorganisation für jeden Antrag den Kartentyp, die zuständige antragstellende Person, den eGBR-Vorgang, den gewählten VDA und den nächsten Schritt. Für das Kartenterminal halten Sie dessen Modell und die offene technische Frage separat fest.
Damit lässt sich eine Rückfrage passend weitergeben: Prüfergebnis und eGBR-Vorgangsnummer gehören zum Registerverfahren, Kartenbestellung und Lieferung zum VDA, die gSMC-KT und das Gerätemodell zum Kartenterminal. Folgen Sie bei der Bestellung den Angaben im jeweiligen Portal und beim ausgewählten Anbieter.
Den tatsächlichen Stand vor dem Anschlussgespräch benennen
Vor einem Anschlussgespräch genügt eine kurze Übergabe mit vier Punkten: Welche Karte wird beantragt? Wer vertritt die Einrichtung oder ist die eHBA-berechtigte Fachperson? Welche Rückmeldung oder Vorgangsnummer liegt vor? Was ist der nächste Schritt und wer übernimmt ihn? Für technische Fragen ergänzen Sie den Gerätetyp des Kartenterminals.
Das Team kann den Gesprächstermin im easymed-Kalender passend zu Behandlern oder Räumen einordnen und dabei den laufenden Behandlungsplan im Blick behalten. Patientenakte und Dokumentation bleiben Teil desselben browserbasierten Praxisablaufs. Die TI-Anträge selbst werden weiterhin über die zuständigen Stellen und den VDA geführt.
Die Reihenfolge ist damit klar: Person, Einrichtung und Gerät zuordnen, den jeweiligen Antrag bei der zuständigen Stelle führen und die dazugehörige eGBR-Vorgangsnummer für die Kartenbestellung verwenden.
