Der passende Verwaltungsarbeitsplatz in der Therapiepraxis hängt davon ab, welche Aufgabe dort erledigt wird. Der Empfang eignet sich für direkte Rückfragen und Terminorganisation; ein ruhigerer Büroplatz kann längere Rechnungsprüfungen und andere zusammenhängende Verwaltung unterstützen. Vergleichen Sie die vorhandenen Plätze mit derselben Tätigkeit und den tatsächlich benötigten Arbeitsmitteln. easymed läuft im Browser: Berechtigte Teammitglieder erreichen Kalender, Patientenakte und private Abrechnung am vorgesehenen Praxisgerät. So kann das Team den Arbeitsplatz nach der Aufgabe wählen und im gemeinsamen Praxisablauf weiterarbeiten.
Eine typische Verwaltungsaufgabe an beiden Orten vergleichen
Suchen Sie eine wiederkehrende, klar abgegrenzte Verwaltungsaufgabe. Sie sollte einen nachvollziehbaren Anfang und Abschluss haben, etwa eine Rechnung prüfen, einen Termin bearbeiten oder einen Dokumentenvorgang abschließen. Eine überschaubare Aufgabe macht sichtbar, welche Bedingungen den Ablauf am Empfang oder im ruhigeren Büro tatsächlich erleichtern.
Im Beispiel bearbeitet die Mitarbeiterin drei vorbereitete Beispielrechnungen erst am Empfangsplatz und dann am ruhigen Verwaltungsplatz. Aufgabe, Ansicht und nächster Schritt bleiben gleich. So lassen sich Licht, erreichbare Arbeitsmittel und Unterbrechungen vergleichen, ohne dass am zweiten Platz eine andere Tätigkeit dazukommt.
Nutzen Sie an beiden Orten den vorgesehenen Rechner und den eigenen berechtigten Zugang. Wenn sich die Geräte oder Eingabemittel unterscheiden, halten Sie das als Teil des Arbeitsplatzes fest. Achten Sie darauf, ob der vorhandene Platz mit seiner Ausstattung zur ausgewählten Aufgabe passt. So bleibt das Ergebnis für das Team nachvollziehbar.
Beziehen Sie die Person ein, die den Platz später nutzt. Sie kann einschätzen, ob die Ansicht gut lesbar ist, ob die Tastatur bequem liegt und ob Rückfragen den Arbeitsfluss häufig unterbrechen. Die Entscheidung über den Verwaltungsarbeitsplatz wird dadurch an einer echten Teamaufgabe ausgerichtet.
Beide Plätze mit denselben Voraussetzungen testen
Öffnen Sie easymed auf dem vorgesehenen Gerät im Browser und melden Sie sich mit dem persönlichen Zugang an. Kalender, Patientenakte und private Abrechnung gehören zu den enthaltenen Funktionen; die Rechte lassen sich je Mitarbeiter festlegen. Am zusätzlichen Platz verwenden Sie denselben freigegebenen Praxisstand im Browser.
Legen Sie nur die Arbeitsmittel bereit, die die ausgewählte Aufgabe braucht: zum Beispiel Tastatur, Maus, eine benötigte Unterlage oder den eingerichteten Druckweg. Die Arbeitsstättenverordnung nennt für Bildschirmarbeitsplätze eine Arbeitsfläche, auf der Bildschirm, Schriftgut und weitere Arbeitsmittel flexibel angeordnet werden können. Prüfen Sie deshalb, ob vor der Tastatur Platz bleibt und sich der Bildschirm passend drehen lässt (Anhang 6.1 der Arbeitsstättenverordnung).
Verwenden Sie für beide Durchgänge dieselbe Ansicht, denselben Arbeitsschritt und dieselben Unterlagen. Ein kurzer Verwaltungsblock reicht, wenn die Aufgabe dabei vollständig bearbeitet werden kann. Wählen Sie einen Verwaltungsblock, in dem die Aufgabe vollständig bearbeitet werden kann, und vergleichen Sie beide Plätze mit ähnlichen Zeitfenstern.
Am Empfang bleibt der Patientenkontakt erreichbar. Wenn eine Kollegin die Verwaltungsaufgabe am ruhigeren Platz testet, vereinbaren Sie vorher, wer währenddessen kurze Rückfragen übernimmt. So prüfen Sie auch, wie sich der Empfang und die konzentrierte Arbeit im Alltag sinnvoll ergänzen.
Fenster, Bildschirm und Besucherblick prüfen
Die DGUV empfiehlt, Bildschirmarbeitsplätze so auszurichten, dass die Blickrichtung möglichst parallel zur Fensterfront verläuft. Ein Fenster direkt vor dem Bildschirm kann durch den Helligkeitsunterschied blenden; ein Fenster im Rücken kann sich auf der Anzeige spiegeln. Eine passende Drehung des Bildschirms und verstellbarer Sonnenschutz helfen, die Darstellung bei wechselndem Tageslicht lesbar zu halten (DGUV Information 215-211, Abschnitt „Beispiel: Bildschirmanordnung“).
Prüfen Sie die Ansicht bei den Lichtverhältnissen, unter denen der Platz tatsächlich genutzt wird. Sehen Sie Text und Angaben ohne störende Spiegelung? Blicken Sie anschließend vom Laufweg oder Wartebereich auf den Bildschirm: Patientennamen und Rechnungsangaben sollen dort nicht beiläufig lesbar sein. Diese Sichtprobe ergänzt den Grundsatz, personenbezogene Daten angemessen vertraulich zu behandeln (Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung).
Die Bildschirmgeräte und Arbeitsmittel sollen sich so anordnen lassen, dass störende Reflexionen vermieden werden. Richten Sie den Tisch für den tatsächlichen Arbeitsablauf ein und lassen Sie Platz für die im Alltag benötigte Eingabe und Ablage. Wenn eine Drehung oder ein verstellbarer Sonnenschutz die Lesbarkeit verbessert, probieren Sie die Änderung direkt bei derselben Aufgabe aus.
Achten Sie außerdem auf die Blickrichtung vom Arbeitsplatz zur Tür. Eine ruhige Ecke kann trotzdem unmittelbar am Patientenweg liegen. Der Bildschirm sollte sich so ausrichten lassen, dass die Mitarbeiterin gut lesen und arbeiten kann, während Besucher keinen beiläufigen Einblick in Verwaltungsangaben erhalten.
Kontaktarbeit und konzentrierte Aufgaben passend verteilen
Der Empfang ist der Platz für kurze Rückfragen, Terminorganisation und Aufgaben, bei denen der direkte Kontakt gebraucht wird. Eine längere Rechnungsprüfung oder ein anderer zusammenhängender Verwaltungsschritt kann in einen ruhigeren Verwaltungsblock wechseln. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit und die Zuständigkeit im Team klar bleiben.
Am ruhigeren Platz kann die Mitarbeiterin die ausgewählte Aufgabe am Bildschirm bearbeiten und bei Bedarf eine kurze Rücksprache vereinbaren. Notieren Sie während des Tests den Anlass einer Unterbrechung und ob sie den Arbeitsschritt tatsächlich stoppt. So wird sichtbar, welche Arbeit am Empfang bleiben sollte und für welche Aufgabe ein ruhigerer Ort sinnvoll ist.
easymed stellt den Kalender-, Patienten- und Rechnungsbezug im Browser bereit. Die Software hält den gemeinsamen Arbeitsstand zugänglich; die Praxis legt weiterhin fest, wer Anfragen am Empfang übernimmt und wann eine persönliche Entscheidung abgestimmt wird. Der Bildschirmzugang verbindet die Arbeitsplätze, die Teamabsprache ordnet den Kontakt.
Eine kleine Änderung auswählen und erneut testen
Wählen Sie eine Änderung, die direkt zu Ihrer Beobachtung passt. Bei Spiegelungen können Sie Bildschirm oder Tisch drehen; bei schlecht erreichbaren Unterlagen hilft eine andere Anordnung; bei häufiger Unterbrechung kann ein klar vereinbarter Verwaltungsblock besser passen. Verändern Sie zunächst nur den Punkt, der den Ablauf am deutlichsten beeinflusst.
Bearbeiten Sie danach dieselbe Aufgabe noch einmal am vorgesehenen Platz. Prüfen Sie, ob die Ansicht lesbar bleibt, die Arbeitsmittel bequem erreichbar sind und die vereinbarte Übergabe für Rückfragen funktioniert. Der Vergleich zeigt so, ob die konkrete Änderung im Praxisalltag hilft.
Fragen Sie die spätere Nutzerin, was sich verbessert hat und was noch stört. Eine Rückmeldung aus der tatsächlichen Nutzung ist hilfreicher als eine abstrakte Bewertung von „Empfang“ oder „Büro“. Behalten Sie funktionierende Bedingungen bei und ergänzen Sie die Änderung, die dem Team bei der Aufgabe wirklich hilft.
Den Verwaltungsarbeitsplatz in den Teamablauf einordnen
Vereinbaren Sie, welche Aufgaben am gewählten Platz erledigt werden und wann der Platz verfügbar ist. Teilen mehrere Personen den Tisch, genügt eine klare Nutzungsabsprache: Wer braucht den Rechner, welche Arbeitsmittel sollen dort bleiben und wer übernimmt während eines konzentrierten Blocks den direkten Empfang?
Richten Sie für easymed die vorgesehenen persönlichen Zugänge und passenden Mitarbeiterrechte ein. Kalender, Patientenakte und Privatabrechnung sind im Funktionsumfang enthalten; die Software läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet. Das Team kann den für die Aufgabe passenden Platz nutzen und arbeitet mit dem freigegebenen Zugang im gemeinsamen Praxisablauf weiter.
Beginnen Sie mit den zwei vorhandenen Arbeitsorten und einer typischen Verwaltungsaufgabe. Prüfen Sie dabei Arbeitsfluss, Licht, Besucherblick und die Erreichbarkeit des Empfangs. Aus dieser konkreten Probe entsteht eine nachvollziehbare Entscheidung darüber, welche Arbeit am Tresen bleibt und welche am ruhigeren Verwaltungsplatz besser passt.
