Ein Video-Nachgespräch wird leichter planbar, wenn die offene Frage aus dem letzten Termin schon bei der Vereinbarung feststeht. In easymed liegen Termin, Befund und Verlauf beim Patienten zusammen. Sie öffnen die passende Verlaufsnotiz, vereinbaren den Kontakt und dokumentieren danach den nächsten Schritt in derselben Akte.
Für als Video-Leistung angelegte Termine erstellt easymed mit verbundener Microsoft-365-Anbindung automatisch einen Teams-Termin im Praxiskalender. Bei telemedizinischen GKV-Heilmittelbehandlungen wählen Sie den tatsächlich eingesetzten Videodienst zusätzlich anhand der aktuellen Anbieterübersicht des GKV-Spitzenverbands für den passenden Leistungsbereich aus. Der Teams-Termin unterstützt die Kalenderplanung; er ersetzt nicht die Auswahl eines für die konkrete Leistung geeigneten Videodienstes.
Das folgende Fallbeispiel zeigt, wie Empfang und behandelnde Fachperson eine Rückfrage an den vorangegangenen Termin anschließen, ein eigenes Zeitfenster einplanen und die Vereinbarung für den nächsten Besuch festhalten.
Den Rückfragewunsch am vorangegangenen Gespräch festmachen
Die Patientin war am Freitag, 16. Oktober, in der Physiotherapiepraxis. Am Montag fragt sie beim Empfang: „Welche Beobachtung soll ich für den nächsten Termin notieren?“ Der nächste Präsenztermin ist am Donnerstag, 22. Oktober. Der Empfang gibt die konkrete Frage mit dem Bezug zum Freitagsgespräch an die behandelnde Fachperson weiter.
Für die Übergabe reichen die offene Frage, der Bezug zum vorangegangenen Termin und der gewünschte Kontakt. Geht es um einen verwendeten Begriff, eine mitzubringende Unterlage oder den vereinbarten nächsten Schritt? Die Fachperson kann die passende Verlaufsnotiz öffnen, statt die gesamte Vorgeschichte erneut zusammenzusuchen. Fragt die Patientin zusätzlich nach Zugang oder Uhrzeit, lässt sich diese organisatorische Frage getrennt beantworten.
Die Frageliste des IQWiG ist für Arztbesuche gedacht und gibt eine nützliche Anregung für die Vorbereitung: wichtige Fragen auswählen, festhalten und am Ende klären, was die Person selbst als Nächstes tun kann. Für ein Video-Nachgespräch lässt sich dieses Prinzip auf eine konkrete offene Frage aus dem letzten Termin übertragen.
In easymed dokumentieren Sie Befund und Verlauf zum jeweiligen Termin. Vorhandene eigene Formulierungen unterstützen die nächste Notiz als Textvorschläge. Der Zusammenhang von Freitagsbesuch, Rückfrage und kommender Sitzung bleibt damit in der Patientenakte nachvollziehbar. Ein neues fachliches Anliegen wird an die behandelnde Fachperson weitergegeben, die den passenden Kontakt bestimmt.
Einen betreuten Gesprächsplatz im Kalender vorsehen
Im Beispiel findet das Nachgespräch am Dienstag, 20. Oktober, von 8 bis 8:20 Uhr statt. Von 8:20 bis 8:30 Uhr folgt die Dokumentation. Die erste Präsenzbehandlung beginnt um 9 Uhr. Gespräch und Nachbereitung haben damit ihren vorgesehenen Platz, bevor die Fachperson in den Behandlungsraum wechselt.
Dienstag, 20. Oktober · Beispielvormittag
8–8:20 Uhr
Video-Nachgespräch
20 Minuten
8:20–8:30 Uhr
Dokumentation
10 Minuten
Planen Sie Vorbereitung und Anschluss passend zum Anlass. Ein kurzer Blick auf den vorhandenen Verlauf kann vor dem Gespräch genügen; danach wird die geklärte Vereinbarung unmittelbar festgehalten. Der Kalender zeigt diese Zeiten zusammen mit den weiteren Terminen des Tages. Pufferzeiten unterstützen den vorgesehenen Rhythmus.
Die Beispielplanung umfasst 20 Minuten Gespräch und 10 Minuten Dokumentation. Passen Sie das Zeitfenster an die tatsächliche Frage und den Arbeitsablauf Ihrer Praxis an. Die behandelnde Fachperson entscheidet, ob sich das Anliegen per Video klären lässt und welcher Kontaktweg dafür passt. Ein festes Zeitfenster macht für das Team sichtbar, wann das Gespräch stattfindet und wann die Dokumentation anschließt.
Die Einladung auf Frage, Zeit und Zugang ausrichten
Die Patientin erhält den vereinbarten Zeitpunkt und den Zugang zum tatsächlich eingesetzten Videodienst. Für die Vorbereitung hält sie ihre konkrete Frage und die bereits vorhandene Notiz zum Freitagsgespräch bereit. Die Einladung nennt außerdem den Praxiskontakt für eine organisatorische Frage.
Für telemedizinische GKV-Leistungen in der Physiotherapie beschreibt Anlage 8 des GKV-Vertrags praktische Anforderungen an den Videodienst: Versicherte sollen ihn ohne vorherige Registrierung nutzen können; außerdem muss ein Verbindungstest ohne Registrierung möglich sein. Der Test umfasst unter anderem das eingesetzte Gerät, Kamera und Mikrofon, die nötige Bandbreite und die Erreichbarkeit der erforderlichen Dienste. Verweisen Sie in der Einladung auf den passenden Zugang und den Verbindungstest des gewählten Dienstes. Die GKV-Anbieterübersicht zeigt, welche Videodienste die jeweiligen Anforderungen eines Leistungsbereichs erfüllen.
Bei der eingerichteten Microsoft-365-Anbindung erstellt easymed den Teams-Termin zum Videotermin automatisch und verbindet ihn mit dem Praxiskalender. Bei einer GKV-Leistung verweist die Einladung zusätzlich auf den für den Leistungsbereich ausgewählten Videodienst. So bleiben Kalendertermin und Zugangsinformation auf denselben Kontakt bezogen.
Eine verständliche Nachricht beantwortet wenige praktische Fragen: Wann beginnt der Kontakt, wie erreicht die Person den Videodienst und welche Unterlage wird gebraucht? Die Patientin muss dafür keinen neuen umfangreichen Bericht verfassen. Sie bringt die offene Frage mit, und die Fachperson greift auf die bestehende Dokumentation zurück.
Die konkrete Frage vor einer erneuten Erklärung hören
Zu Beginn fragt die Fachperson: „An welcher Stelle unseres Gesprächs ist für Sie noch etwas offen?“ Die Patientin erklärt, dass sie die vereinbarte Notiz zum nächsten Termin nicht zuordnen konnte. Die Fachperson nimmt die Dokumentation zum Freitagskontakt hinzu und erläutert den nächsten Schritt in verständlichen Worten.
Die Antwort knüpft an den konkreten Punkt an: Welche Beobachtung soll die Patientin notieren, und wann wird sie wieder aufgegriffen? Eine kurze Rückfrage kann den unklaren Begriff eingrenzen. Danach bleibt das Gespräch bei der Vereinbarung, statt den ganzen Behandlungsverlauf zu wiederholen.
Wird ein weiterer Kontakt gebraucht, benennen Sie ihn direkt: Welche Frage bleibt offen, wer übernimmt die Rückmeldung und wann ist der nächste Schritt vorgesehen? Das Ergebnis lässt sich anschließend beim Gespräch dokumentieren. Der persönliche Austausch und die weitere Organisation schließen damit aneinander an.
Das Verständnis am vereinbarten nächsten Schritt prüfen
Nach der Erklärung fasst die Patientin den Anschluss in eigenen Worten zusammen: „Ich bringe zum Donnerstag meine kurze Notiz aus dem Alltag mit.“ Im Fallbeispiel ist die anfängliche Frage damit beantwortet. Beide beziehen sich auf denselben nächsten Präsenztermin und die besprochene Vorbereitung.
Frage vor der Erklärung
„Welche Beobachtung soll ich für den nächsten Termin notieren?“
Eigene Zusammenfassung danach
„Ich bringe zum Donnerstag meine kurze Notiz aus dem Alltag mit.“
Eine solche Zusammenfassung macht den nächsten Schritt konkret. Nennt die Person einen anderen Zeitpunkt oder eine andere Aufgabe, greifen Sie die betreffende Stelle kurz auf und erklären sie bei Bedarf mit anderen Worten. Die AHRQ-Anleitung zur Teach-back-Methode empfiehlt eine wertschätzende Rückfrage in eigenen Worten: Die Fachperson prüft damit, ob ihre Erklärung klar war, statt die Patientin abzufragen. Wenn etwas offenbleibt, kann sie es anders formulieren und noch einmal nachfragen. Im Beispiel fasst die Patientin nur die vereinbarte Vorbereitung für Donnerstag zusammen.
Bei mehreren Fragen können Sie am Ende deren nächsten Schritt nennen. Eine beantwortete Frage erhält ihren Abschluss; eine noch benötigte Information bekommt eine zuständige Person und den vorgesehenen Kontakt. So weiß die Patientin, was sie zum nächsten Besuch mitbringt und welche Rückmeldung noch folgt.
Den Gesprächsabschluss mit dem nächsten Termin verbinden
Nach dem Gespräch hält die Fachperson den Anlass, die geklärte Frage und die Vereinbarung in der Patientenakte fest. Der Präsenztermin am Donnerstag bleibt bestätigt. Eine Kollegin findet den aktuellen Anschluss beim Patienten, während der Empfang die organisatorische Terminfrage im gemeinsamen Kalender beantwortet.
Eine konkrete Notiz wie „Frage zur Vorbereitung geklärt; kurze Alltagsnotiz zum Donnerstag vereinbart“ erklärt den Stand besser als ein allgemeines „erledigt“. Sie beschreibt den Gesprächsinhalt knapp und unterstützt die Fortsetzung der Behandlung. Eigene Textvorschläge können wiederkehrende Formulierungen erleichtern.
easymed verbindet die Terminplanung im Kalender mit Patientenakte und Verlaufsdokumentation. Das Team kann die offene Frage dem passenden Termin zuordnen, den Anschluss festhalten und für die nächste Sitzung wiederfinden. Die Fachperson bestimmt den geeigneten Kontaktweg, erklärt den nächsten Schritt und dokumentiert das Ergebnis.
