Bei einer Videotherapie auf ärztlicher Muster-13-Verordnung gehören zwei Nachweise zur selben Einheit: Am tatsächlichen Behandlungstag trägt der Leistungserbringer „TM“ in die betreffende Verordnungszeile ein. Die versicherte Person bestätigt die Behandlung nach der Therapie digital oder per Fax. Der Nachweis wird in der Patientenakte archiviert und auf Anforderung an die Krankenkasse weitergegeben. Das regelt § 7a Absatz 9 des Physiotherapievertrags nach § 125 Absatz 1 SGB V.
Das optionale GKV-Abrechnungsmodul von easymed ordnet den Termin seiner Physiotherapieverordnung zu. Die Leistungserfassung kennt deren Positionen; dokumentierte Leistungen fließen in die Kassenrechnung ein. Das Team führt die Videoeinheit dadurch am zugehörigen Verordnungsfall weiter. TM-Eintrag und Bestätigung ergänzen diesen digitalen Praxisablauf: TM kommt in die Verordnungszeile, der eingehende Nachweis in die Patientenakte.
Das Fallbeispiel beschreibt den organisatorischen Anschluss nach einer Videotherapie, deren Eignung und zulässiger Umfang bereits geklärt sind. Das gegenseitige Einverständnis nach Aufklärung wird schriftlich vereinbart (§ 7a Absatz 5 und 6 des Physiotherapievertrags). Hier geht es um die Nachweise nach der tatsächlich durchgeführten Behandlung.
Den Videotermin an seiner Verordnung weiterführen
Im Beispiel findet die erste Behandlung am Dienstag, 20. Oktober 2026, in der Praxis statt. Für Dienstag, 27. Oktober, um 10 Uhr ist eine Einheit allgemeiner Krankengymnastik als Videotherapie vereinbart. Sie gehört zu derselben Verordnung und Patientenakte. Hat die Person mehrere aktive Verordnungen, wird der Termin derjenigen zugeordnet, auf der diese Einheit beruht.
Im optionalen GKV-Abrechnungsmodul hängt jeder Termin an seiner Verordnung. Die Übersicht führt die zugehörigen Heilmittelpositionen und Behandlungseinheiten; die Leistungserfassung am Termin greift auf diese Positionen zu. Was für die durchgeführte Einheit dokumentiert ist, steht später auf der Kassenrechnung. Die Verwaltung muss den passenden Verordnungsbezug daher nicht aus einem allgemeinen Kalendereintrag und einer getrennten Liste erneut herstellen.
Der Kalendereintrag hält zunächst die Planung fest. Nach der Behandlung dokumentiert die Physiotherapeutin die tatsächlich erbrachte Leistung am passenden Termin. Diese Unterscheidung gibt dem Team einen einfachen Arbeitsanker: Für TM und Bestätigung zählt die ausgeführte Videoeinheit, nicht allein die vorherige Buchung.
Den tatsächlichen Behandlungstag festhalten
Die Videoeinheit findet im Beispiel am Dienstag, 27. Oktober 2026, von 10 bis 10:20 Uhr statt. Verlauf und erbrachte Leistung werden diesem Termin zugeordnet. Damit beziehen sich Verordnungszeile, Behandlungsdokumentation und spätere Bestätigung auf denselben Tag. Die digitale Dokumentation hält die Behandlung im richtigen Verordnungsvorgang fest.
Die Verwaltung übernimmt die Unterlagen am Freitag, 30. Oktober. Dieses Datum bezeichnet den späteren Bearbeitungsschritt; der Behandlungstag bleibt der 27. Oktober. Wenn das Team den Nachweis erst beim späteren Eingang ablegt, ordnet es ihn der durchgeführten Videoeinheit vom 27. Oktober zu.
Für die Abrechnung zählt die tatsächlich erbrachte Leistung: § 3 Absatz 11 des Physiotherapievertrags bestimmt, dass ausgefallene Leistungen nicht abgerechnet werden. Die folgende Dokumentation bezieht sich deshalb auf eine stattgefundene Einheit.
TM in die zugehörige Verordnungszeile eintragen
Die Anlage 3a zum Physiotherapievertrag, gültig ab 1. Dezember 2024, nennt den genauen Platz: Der Leistungserbringer trägt am Behandlungstag in der jeweiligen Zeile im Feld „Unterschrift des Versicherten“ das Kürzel „TM“ ein. Das aktuelle Feld liegt auf der Rückseite des ärztlichen Muster 13.
Für die Videoeinheit am 27. Oktober steht TM in der Zeile für allgemeine Krankengymnastik zu diesem Datum. Die Behandlung wird in derselben Verordnung weitergeführt, die mit dem Termin verknüpft ist. Ein Hinweis „Video“ im Kalender kann die Terminplanung verständlicher machen; den vorgeschriebenen Eintrag auf der Verordnung ersetzt er nicht.
Schematischer Auszug: Behandlung vom 27. Oktober
Datum
27. Oktober
Maßnahme
Allgemeine Krankengymnastik
Feld „Unterschrift des Versicherten“
TM
Eintrag durch den Leistungserbringer am Behandlungstag in derselben Zeile.
TM kennzeichnet die Videoeinheit durch den Leistungserbringer. Es ist nicht die Bestätigung der versicherten Person: Diese folgt separat nach der Therapie. Der Zeilenbezug macht auf einen Blick klar, auf welche Maßnahme und welches Datum sich beide Nachweise beziehen.
Die Bestätigung in der Patientenakte ablegen
Nach der Therapie bestätigt die versicherte Person die Behandlung digital oder per Fax. Bietet der Videodienst einen Durchführungsnachweis an, kann dieser als PDF vorliegen; in Einzelfällen kommt ein Verbindungsnachweis mit Datum und Dauer der telemedizinischen Leistung in Betracht. Der Vertrag erlaubt außerdem, die bereits durchgeführte Videoeinheit bei einem späteren Präsenztermin nachträglich auf der Verordnung unterschreiben zu lassen.
Im Beispiel geht die digitale Bestätigung am Freitag, 30. Oktober, ein. Sie bezieht sich auf die Videoeinheit am Dienstag, 27. Oktober, nicht auf den Eingangstag. TM in der Verordnungszeile und die Bestätigung in der Patientenakte bezeichnen dieselbe Behandlung. easymed hält Patientenakte, zugeordneten Termin und dokumentierte Leistung im selben Praxisfall zusammen. Das erleichtert der Verwaltung, den Nachweis beim richtigen Verordnungsvorgang abzulegen und die Einheit bis zur Kassenrechnung weiterzuführen.
Die Bestätigung wird in der Patientenakte archiviert und der Krankenkasse auf Anforderung übermittelt. Die Anlage 3a sieht für die Bestätigung Datum, Maßnahme, Leistungserbringer und Unterschrift vor. Bestätigungen vor der Behandlung und Globalunterschriften sind unzulässig. Für jede Videoeinheit bleibt die Zuordnung zum eigenen Behandlungstag erhalten.
Eine offene Angabe gezielt ergänzen
Ist die Bestätigung noch nicht eingegangen, benennt ein kurzer Vermerk den betroffenen Termin und den offenen Schritt, zum Beispiel: „Bestätigung zur Videotherapie am 27. Oktober noch offen.“ Eine zuständige Person kann den Eingang anschließend am selben Behandlungsvorgang weiterführen. So bleibt sichtbar, welche einzelne Einheit noch ergänzt werden soll.
Kommt eine Bestätigung ohne eindeutigen Bezug an, lässt sich die Zuordnung mit einer konkreten Rückfrage zum Behandlungstag klären. Nach dem Eingang wird der Nachweis beim betreffenden Patienten archiviert. Verordnung, Termin und dokumentierte Leistung bleiben in easymed bereits miteinander verbunden; die Praxis ergänzt den formalen Videonachweis an der passenden Stelle.
