Zum Ende eines monatlichen Firmenauftrags laufen drei Dinge nebeneinander: die letzte vereinbarte und erbrachte Leistung, die Regel für weitere Serienläufe und die Zahlung einer bereits versandten Rechnung. Im Beispiel endet die Zusammenarbeit am 31. Oktober. Die letzte betriebliche Kursstunde wurde im Oktober durchgeführt und kostet vereinbarungsgemäß 240 Euro; eine Novemberleistung ist nicht mehr vorgesehen. Der nächste automatische Lauf wäre am 1. November.
Für eigene Praxisrechnungen erleichtert easymed den Anschluss an die Buchhaltung: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung wird eine neue easymed-Rechnung beim Abschließen als Beleg übergeben. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Vollständig bezahlte Rechnungen meldet Lexware täglich zurück. Eine extern angelegte Firmen-Serienrechnung bearbeiten Sie weiterhin in dem Rechnungswerkzeug, in dem sie eingerichtet wurde.
Die letzte Oktoberleistung verständlich abschließen
Im Beispiel ist die monatliche betriebliche Kursstunde für 240 Euro vereinbart, der letzte Termin wurde im Oktober durchgeführt und die Zusammenarbeit endet bestätigt am 31. Oktober. Damit ist die Oktoberstunde die letzte Leistung dieses Auftrags; für November ist keine weitere Kursstunde vereinbart. Ausschlaggebend sind die Vereinbarung und die tatsächlich erbrachte Leistung, nicht allein der Zeitpunkt, an dem ein Rechnungsprogramm den nächsten Serienlauf anlegt.
Halten Sie für den Abschluss den letzten Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum und den vereinbarten Betrag am Firmenauftrag fest. § 14 Absatz 4 Nummer 6 Umsatzsteuergesetz nennt den Zeitpunkt der Leistung als Rechnungsangabe. § 31 Absatz 4 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erlaubt als Leistungszeitpunkt auch den Kalendermonat, in dem die Leistung erbracht wurde. Im Beispiel beschreibt „Betriebliche Kursstunde, Leistungszeitraum Oktober“ den Bezug klarer als eine alleinstehende Monatsrate.
Bei einem Dienstvertrag wird die Vergütung nach § 614 Bürgerliches Gesetzbuch nach der Leistung fällig; ist sie nach Zeitabschnitten bemessen, nach Ablauf des jeweiligen Abschnitts. Für das Beispiel bedeutet das: Die vereinbarte und durchgeführte Oktoberleistung gehört zum Oktoberauftrag. Das Ende der Wiederholung verhindert den Novemberlauf, ändert aber nicht rückwirkend den vereinbarten Leistungszeitraum.
Die Wiederholung zum vereinbarten Ende beenden
Öffnen Sie die Serienregel in dem Rechnungswerkzeug, in dem sie angelegt wurde, und verwenden Sie das bestätigte Vertragsende. Prüfen Sie, wann der nächste Lauf vorgesehen ist. Ist für den 1. November keine Leistung mehr vereinbart, soll aus diesem Lauf keine neue Firmenrechnung entstehen. Das Enddatum der Vorlage muss deshalb zum bestätigten Ende passen.
In Lexware Office lässt sich für eine Serienrechnung ein Enddatum setzen; nach diesem Datum werden laut Lexware-Hilfe zur Serienrechnung keine weiteren Rechnungen erstellt. Die Vorlage kann Rechnungen automatisch versenden oder sie zunächst als Entwurf anlegen. Das ist der Ablauf in Lexware Office; bei einem anderen Rechnungswerkzeug verwenden Sie dessen Serienregel.
Im Beispiel beenden Sie die Wiederholung zum 31. Oktober, bevor der nächste Lauf am 1. November ansteht. Anschließend ist am erwarteten Ausgabeort zu erkennen, ob die Vorlage beendet ist und ob bereits ein Novemberbeleg angelegt wurde. So lässt sich die offene Oktoberrechnung getrennt von der Frage nach einer künftigen Rechnung weiterführen.
Einen vorhandenen Novemberbeleg passend bearbeiten
Prüfen Sie zuerst, ob bereits ein Novemberbeleg erzeugt wurde. Ist er ein noch nicht versandter Entwurf, verwenden Sie den Entwurfsweg des jeweiligen Werkzeugs: Korrigieren Sie den Inhalt vor der Ausgabe. Prüfen Sie einen bereits angelegten Entwurf am Beleg; eine beendete Serienregel beantwortet seine Bearbeitung nicht.
Für Lexware Office gilt: Eine noch nicht versandte Rechnung lässt sich direkt bearbeiten. An einer bereits ausgegebenen, noch offenen Rechnung folgt der Korrekturweg dem Zahlungsstatus: Die nötige Rechnungskorrektur wird mit Bezug zur Ursprungsrechnung erstellt; bei einer vollständig bezahlten Rechnung gilt ein eigener Ablauf. Die Lexware-Anleitung zur Rechnungskorrektur unterscheidet die Schritte nach Versand- und Zahlungsstatus. Das Beenden der Serienvorlage ersetzt diese Bearbeitung am vorhandenen Beleg nicht.
Im Beispiel wurde für November noch keine Rechnung erzeugt. Wenn später doch ein Novemberentwurf auftaucht, prüfen Sie ihn vor der Ausgabe. Wurde ein Beleg bereits an den Firmenkunden versandt, führen Sie eine erforderliche Korrektur am betreffenden Dokument und mit dessen Rechnungsnummer. Die bereits erbrachte Oktoberleistung bleibt davon getrennt.
Die letzte Rechnung im normalen Zahlungsweg weiterführen
Die Oktoberrechnung über 240 Euro ist im Beispiel bereits versandt und noch offen. Beenden der Serie und Zahlung der Rechnung sind zwei verschiedene Vorgänge: Der künftige Novemberlauf entfällt; die Forderung aus dem gültigen Oktoberbeleg bleibt bestehen und wird weiter am selben Beleg zugeordnet. Geht der Betrag vollständig ein, wird die Rechnung ausgeglichen. Bei einer Teilzahlung bleibt der Restbetrag offen.
Bei Ihren eigenen easymed-Rechnungen sehen Sie den offenen Betrag am Rechnungsvorgang und können eine Zahlungserinnerung per Klick auslösen. Für die externe Firmenrechnung wird der Zahlungseingang im selben Rechnungswerkzeug am Oktoberbeleg zugeordnet; die beendete Serienvorlage ist davon unabhängig.
Bei einer Rückfrage nennen Sie Rechnungsnummer, Leistungsmonat und offenen Betrag. „Die Oktoberleistung ist abgeschlossen; offen ist die Oktoberrechnung über 240 Euro“ beantwortet die Zahlungsfrage direkt. Der Hinweis auf das Vertragsende erklärt ergänzend, warum ab November keine weitere Monatsleistung eingeplant ist.
Der Vertretung den Abschluss direkt mitgeben
Eine kurze Schlussnotiz verbindet letzte Leistung, Enddatum, Serienstatus und Zahlungsstand. Im Beispiel kann sie lauten: „Oktober-Kursstunde durchgeführt; Zusammenarbeit endet am 31. Oktober; Wiederholung für November beendet; Oktoberrechnung über 240 Euro versandt und noch offen.“ Ergänzen Sie die Rechnungsnummer und verknüpfen Sie die Notiz mit dem Auftrag, an dem die Bestätigung und der Beleg liegen.
Damit kann die Vertretung die passende Frage sofort einordnen: Für eine Novemberrechnung öffnet sie den Status des Serienlaufs; für die ausstehende Zahlung den Oktoberbeleg. Sobald der Zahlungseingang verbucht ist, wird derselbe offene Posten fortgeführt. Ein zusätzlicher Monatsabschlussbericht ist dafür nicht nötig.
