Bei einer XRechnung an eine öffentliche Stelle steht die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID in der Käuferreferenz BT-10. Eine für den Auftrag verlangte Bestellnummer gehört separat in BT-13 („Purchase order reference“). Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID; die Bestellerin oder der Besteller teilt die Empfängerkennung vorab mit. Die KoSIT-FAQ und die aktuelle XRechnung-Spezifikation beschreiben diese Zuordnung.
Für den laufenden Praxisrechnungsabschluss verbindet easymed die Rechnung mit Lexware Office: Der abgeschlossene Beleg wird übertragen, die von Lexware vergebene Nummer kommt zurück und vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich abgeglichen. Beim öffentlichen Auftrag kommen die Referenzen aus der Bestellung hinzu. Das folgende Workshopbeispiel zeigt, wie Sie diese Angaben im Rechnungsdatensatz trennen und die aktuelle Einreichungsstelle finden.
Der öffentliche Auftrag braucht die richtige Zuordnung
Im Beispiel führt eine Therapiepraxis einen beauftragten Workshop für eine Bundesbehörde durch. Die Bestellung nennt den Empfänger, den vereinbarten Workshop, den Leistungszeitraum und die benötigten Rechnungsreferenzen. Die Leistung ist erbracht; nun soll die Rechnung dem Beschaffungsvorgang zugeordnet werden.
Die Auftragsangaben liefern den Ausgangspunkt für die Rechnung: Besteller, vereinbarte Leistung, Leistungszeitraum und Rechnungsbezug. Eine klare Leistungsbeschreibung macht für die empfangende Stelle nachvollziehbar, wofür der Betrag berechnet wird. Die beiden Referenzen ergänzen diese Beschreibung um den Empfänger und die konkrete Bestellung.
XRechnung ist ein strukturierter Datensatz. Eine geeignete Anzeige kann seine Angaben lesbar darstellen; ein gewöhnliches PDF allein bildet die strukturierten Rechnungsdaten nicht ab. Die verwendete Rechnungsanwendung erzeugt das vom Empfänger verlangte Format. Welche Referenzen und welcher Übertragungsweg gelten, ergibt sich aus Bestellung und Empfängerinformationen.
Leitweg-ID und Bestellreferenz getrennt übernehmen
Die Leitweg-ID adressiert den öffentlichen Rechnungsempfänger. Im Beispiel erhält die Praxis die Kennung mit den Auftragsinformationen. Übernehmen Sie den mitgeteilten Wert, statt selbst eine Leitweg-ID zu bilden. Die KoSIT bestätigt, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID benötigen und der Empfänger seine Kennung in der Regel vorab im Vergabe- oder Bestellverfahren mitteilt.
Im Behördenfall wird die Leitweg-ID in der Käuferreferenz BT-10 („Buyer reference“) übermittelt. Dieses Feld ordnet die Rechnung dem öffentlichen Empfänger zu. Übernehmen Sie die vollständige Kennung aus den aktuellen Auftraggeberinformationen.
Die Bestellreferenz BT-13 steht separat im Feld „Purchase order reference“; die KoSIT-Spezifikation beschreibt BT-13 als vom Auftraggeber vergebene Kennung einer referenzierten Bestellung. BT-13 ist im XRechnung-Datenmodell optional. Wenn der konkrete Auftraggeber den Bestellbezug für diesen Auftrag verlangt, übernehmen Sie genau die mitgeteilte Nummer in dieses Feld. Die Leistungsbeschreibung „Workshop Verwaltung“ erklärt die Leistung und ersetzt nicht die Bestellreferenz.
Die beiden Angaben haben damit unterschiedliche Aufgaben: BT-10 bezeichnet den öffentlichen Empfänger, BT-13 die referenzierte Bestellung. Eine vorige Rechnung kann zwar dieselbe Empfängerkennung enthalten, liefert aber nicht automatisch die Bestellnummer des neuen Auftrags. Prüfen Sie den aktuellen Bestellbezug deshalb in den Unterlagen zu diesem Vorgang.
Die tatsächlich erzeugte XRechnung prüfen
Nach der Eingabe erstellt die Rechnungsanwendung die XRechnung zum Workshop. Die Referenzen werden im tatsächlich ausgegebenen Stand mitgeführt. Rechnungsnummer und Ausgabezeitpunkt helfen dabei, die dazugehörige Datei der anschließenden Einreichung zuzuordnen.
Der Ablauf verbindet Eingabe, erzeugte XRechnung und Einreichung derselben Fassung. Prüfen Sie in der Datei Käuferreferenz BT-10 mit der Leitweg-ID und Bestellreferenz BT-13 getrennt an ihren vorgesehenen Stellen. Wird eine Angabe korrigiert, erzeugen Sie danach eine neue Ausgabe; diese Fassung ist die Grundlage der nächsten Einreichung.
Eine geeignete Anzeige macht die strukturierten Angaben gut lesbar. Bei einer Rückweisung lässt sich das genannte Feld direkt mit der Bestellung vergleichen. So richten Sie die Korrektur an der betroffenen Angabe aus und behalten die dazugehörige Rechnungsfassung im Blick.
Den aktuellen Übertragungsweg des Empfängers nutzen
Die Empfängerinformationen nennen den Übertragungsweg. Für die unmittelbare Bundesverwaltung ist seit dem 19. September 2025 die OZG-RE die gemeinsame Rechnungseingangsplattform; die Migration dorthin schloss die vorherige ZRE ab. Die Bundesverwaltung beschreibt die Zusammenführung und den aktuellen Zugang.
Welche Angaben eine konkrete Behörde verlangt, steht in ihren Rechnungsinformationen. Die Bundesagentur für Arbeit nennt Leitweg-ID und Bestellnummer als Angaben, die der Besteller mitteilt. Ihre Anforderungen unterscheiden sich nach Bestellweg; für jede Bestellung ist eine separate Rechnung einzureichen. Als Einreichungswege führt sie unter anderem die Online-Erfassung und den Upload einer selbst erstellten XRechnung auf. Das Beispiel zeigt, warum die Unterlagen des jeweiligen Auftraggebers den Ablauf bestimmen.
Für den Workshop nutzt die Praxis den bestätigten Zugang des Auftraggebers. Die Rückmeldung wird der eingereichten Rechnung und genau dieser Fassung zugeordnet. So bleibt nachvollziehbar, welche Datei übermittelt wurde und welche Antwort dazu vorliegt. Vorgaben einer anderen Behörde werden für deren eigenen Auftrag übernommen.
Eine Rückweisung an der genannten Stelle bearbeiten
Im Workshopbeispiel nennt die Rückweisung die Käuferreferenz BT-10. Die eingereichte Datei enthält noch nicht die Leitweg-ID, die der Auftraggeber mitgeteilt hat. Die Praxis vergleicht das Feld mit den aktuellen Bestellinformationen und übernimmt die dort genannte Empfängerkennung. Die Bestellreferenz BT-13 bleibt bestehen, wenn sie weiterhin zu diesem Auftrag gehört.
Anschließend erzeugt die Rechnungsanwendung die neue XRechnung mit korrigiertem BT-10 und dem bestätigten BT-13. Diese Fassung wird erneut eingereicht. Die neue Antwort wird dem neuen Stand zugeordnet; die frühere Rückweisung bleibt im Verlauf des Vorgangs nachvollziehbar.
Wenn die Antwort eine weitere konkrete Angabe beanstandet, prüfen Sie genau dieses Feld anhand der Bestellung und der Empfängerinformationen. Bei einer unklaren Empfängerkennung hilft der Ansprechpartner des Auftrags; bei einem Ausgabeproblem die zuständige Rechnungsanwendung. Für einen eindeutig bezeichneten Feldfehler genügt die Korrektur an dieser Stelle.
Vor dem Versand vier Angaben abgleichen
Gleichen Sie vor der Einreichung die Leitweg-ID in BT-10 mit den Empfängerinformationen und die geforderte Bestellnummer in BT-13 mit dem aktuellen Auftrag ab. Prüfen Sie anschließend den tatsächlich erzeugten Datensatz und wählen Sie den Übertragungsweg, den die empfangende Stelle nennt. Bei einer Rückweisung korrigieren Sie das bezeichnete Feld und ordnen die neue Datei ihrer neuen Antwort zu.
