Eine XRechnung per E-Mail versenden ist im vereinbarten Firmenkundenweg überschaubar: Die XML-Rechnungsdatei geht an das bestätigte Rechnungspostfach. Eine zusätzliche PDF-Ansicht kann das Lesen erleichtern. Im Beispiel W84 fehlt im vorbereiteten Entwurf nur die XML-Datei. Sie wird ergänzt, und die Nachricht ist für den vereinbarten Austausch vollständig vorbereitet.
Den wiederkehrenden Praxisrechnungsweg vereinfacht easymed mit Lexware Office bereits beim Abschluss: Die Rechnung wird automatisch als Beleg übertragen. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor PDF, Druck und Versand übernimmt. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich als bezahlt zurückgemeldet. Für den Firmenkunden ergänzen das gewünschte E-Rechnungsformat und sein Rechnungspostfach diesen verbundenen Ablauf. Das folgende Beispiel erklärt den konkreten Dateiversand.
XML-Datei und PDF-Ansicht auseinanderhalten
Im Beispiel hat eine Physiotherapiepraxis einen vereinbarten Arbeitsplatz-Workshop durchgeführt. Rechnungsinhalt und steuerliche Einordnung sind geklärt. Der private Firmenkunde verarbeitet XRechnungen und hat ein zentrales Rechnungspostfach genannt. Rechnung W84 liegt als XML-Datei mit einer zusätzlichen lesbaren PDF-Ansicht vor.
Die XRechnung enthält die Rechnungsdaten in strukturierter Form. Ihre XML-Datei ist das Rechnungsoriginal, wie die KoSIT zum Standard XRechnung erläutert. Das separate PDF stellt denselben Rechnungsfall für Menschen lesbar dar. Im vereinbarten Versand erhält das Unternehmen daher die XML-Datei; das PDF kann als Begleitansicht hinzukommen.
Für die Sichtprüfung lässt sich die XML-Datei mit einem Viewer lesbar darstellen; das BMF nennt dafür auch den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Eine zusätzliche PDF-Datei ist eine Lesehilfe. Sie sollte die XML-Daten korrekt wiedergeben, denn KoSIT weist auf mögliche Unterschiede zwischen PDF und strukturiertem Datensatz hin. Für Inhalt und maschinelle Weiterverarbeitung bleibt die XML-Datei maßgeblich.
Beide Dateien gehören zu W84. Ein passender Dateiname mit Rechnungsnummer erleichtert ihre Zuordnung, auch wenn der Betrieb die Anhänge getrennt speichert. Die vorgesehene Rechnungsanzeige macht den XML-Inhalt lesbar. Empfänger und Leistungsbezug bleiben damit für die Verwaltung ebenso verständlich wie im zugehörigen PDF.
Bei ZUGFeRD ist der Aufbau anders: Dort können strukturierte Rechnungsdaten in einem PDF enthalten sein. Der Beitrag zu PDF- und XML-Inhalt einer ZUGFeRD-Rechnung erklärt diesen Zusammenhang. Im Beispiel W84 gibt es dagegen zwei getrennte Dateien mit klaren Aufgaben: XML für die strukturierte Rechnung, PDF als zusätzliche Ansicht.
Den bestätigten Versandweg des Firmenkunden verwenden
Der private Firmenkunde hat für W84 ein Rechnungspostfach angegeben. Die Verwaltung nutzt diese bestätigte Adresse. Die Workshop-Ansprechperson kann weiterhin organisatorische Terminfragen beantworten; das Rechnungspostfach übernimmt den kaufmännischen Eingang. Diese einmalige Zuordnung bringt die Nachricht direkt an den vorgesehenen Ort.
Das Bundesfinanzministerium erläutert die Übermittlungswege für E-Rechnungen. E-Mail ist ein möglicher Weg, ebenso beispielsweise ein vereinbarter Portalzugang oder eine elektronische Schnittstelle. Im konkreten Auftrag bestimmen die Beteiligten den Austauschweg. Für den beschriebenen Firmenworkshop ist der Mailweg bereits vereinbart.
Steht in einer anderen Bestellung nur „elektronisch senden“, hilft eine kurze Nachfrage nach dem vorgesehenen Eingang. Danach kann die Praxis dieselbe Adresse für diesen Rechnungsfall verwenden. Das reduziert spätere Weiterleitungen und erleichtert eine Rückfrage, falls eine Rechnung noch nicht zugeordnet ist.
Für öffentliche Auftraggeber gelten deren konkrete Einreichungsvorgaben. Der Beitrag zu Leitweg-ID und Bestellreferenz behandelt diesen Behördenfall. Beim privaten Unternehmen im Beispiel bleibt die Rechnung im vereinbarten B2B-Mailweg; ein zusätzliches Behördenportal ist dafür nicht erforderlich.
Den tatsächlichen Anhang im Mailentwurf prüfen
Im vorbereiteten Entwurf hängt zunächst nur die PDF-Ansicht von W84. Die Mitarbeiterin ergänzt die dazugehörige XML-Datei aus dem Exportordner. Die Anhangsliste enthält nun W84 als XML-Rechnung und die zusätzliche PDF-Ansicht. Dieser eine Schritt vervollständigt die Nachricht für den gewünschten Rechnungsaustausch.
Nennen Sie im Betreff die Rechnungsnummer und im Nachrichtentext den betreffenden Workshop mit seinem Leistungsdatum. Beispielsweise: „Anbei erhalten Sie die XRechnung W84 zum vereinbarten Arbeitsplatz-Workshop. Die zusätzliche PDF-Ansicht ist zur leichteren Ansicht beigefügt.“ Das erklärt die beiden Dateien als Darstellungen desselben Rechnungsfalls.
Bei mehreren Exporten führt der vorhandene Rechnungsbezug zur richtigen Datei. Besteht dazu eine konkrete Unklarheit, öffnen Sie die betreffende Datei in der vorgesehenen Anzeige. Dafür müssen weder sämtliche Workshopunterlagen neu zusammengestellt noch alle anderen Rechnungen erneut kontrolliert werden.
Ergänzende Unterlagen beim richtigen Bezug lassen
Im Auftrag ist zusätzlich ein Nachweis zum durchgeführten Workshop vereinbart. Er nennt Datum und bestätigten Umfang der Durchführung. Die Verwaltung ordnet ihn W84 zu und gibt ihn über den mit der Firma vereinbarten Weg weiter. Die zugehörige Rechnung bleibt dabei eindeutig auffindbar.
Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben stehen im strukturierten Teil der E-Rechnung. Ergänzende Angaben können als Anlage hinzukommen; auch das beschreibt das BMF in seinen Fragen und Antworten. Ein Workshopnachweis unterstützt damit den kaufmännischen Bezug, während die Rechnung ihren vollständigen Inhalt im vorgesehenen Format enthält.
Wählen Sie die Unterlage, die für die Firmenabrechnung benötigt wird. Persönliche Behandlungsinformationen gehören nicht beiläufig in einen Nachweis zur Workshopdurchführung. Dieser konkrete Bezug hält die Anlage kurz und erleichtert die Bearbeitung auf beiden Seiten.
Erhält die Workshop-Ansprechperson den organisatorischen Nachweis getrennt, nennen beide Nachrichten W84 oder den dazugehörigen Auftrag. Die Rechnung geht an das Rechnungspostfach, der Nachweis an die vereinbarte Kontaktstelle. Eine Kollegin kann die vorhandene Zuordnung später direkt nutzen.
Nach dem Versand die erreichte Station lesen
Die Exportdatei zeigt, dass W84 erzeugt wurde. Die gesendete Nachricht hält den Versand mit Empfänger und Anhangsliste fest. Eine spätere Eingangsbestätigung gehört als Rückmeldung zum selben Rechnungsfall. Diese drei Stationen sind im Schaubild nachvollziehbar verbunden.
Kommt eine konkrete Rückfrage vom Rechnungseingang, bearbeiten Sie ihren genannten Anlass. Eine fehlende zusätzliche Unterlage lässt sich gezielt nachreichen. Bei einem beanstandeten Rechnungsinhalt wird die betreffende Angabe geklärt und die passende Fassung mit ihrem Bezug weitergegeben. Die bereits vorhandenen Auftragsteile bleiben verfügbar.
Erhalten Sie die ursprüngliche strukturierte Datei im vorgesehenen Aufbewahrungsweg. Das BMF erläutert die Aufbewahrung des strukturierten Rechnungsteils in seiner FAQ zur E-Rechnung. Die zugehörige Nachricht ergänzt den Versandbezug. Rechnung und Übermittlung sind damit bei einer späteren Nachfrage auffindbar.
Den Rechnungsabschluss mit dem Buchhaltungsweg verbinden
Die eingerichtete Lexware-Office-Anbindung von easymed übernimmt die wiederkehrende Übergabe Ihrer abgeschlossenen Praxisrechnungen. Eine gemeinsame Nummer verbindet Praxisbeleg und Buchhaltung, der tägliche Rücklauf vollständig bezahlter Rechnungen erleichtert die Zahlungsübersicht. Ihr Team kann sich auf die konkrete Firmenanforderung konzentrieren.
Für W84 gehören dazu die vom Firmenkunden gewünschte XRechnung und das bestätigte Rechnungspostfach. Die strukturierte Ausgabe erfolgt in der dafür vorgesehenen Rechnungsanwendung. Dieser klare Anschluss macht aus dem Dateiexport und dem Versand einen verständlichen Abschluss des Firmenauftrags.
Entdecken Sie easymed in einer persönlichen Vorführung. Sehen Sie, wie automatische Rechnungsübergabe, gemeinsame Rechnungsnummer und der tägliche Rücklauf vollständig bezahlter Rechnungen Ihren Abrechnungsalltag vereinfachen.
