Ein gut eingerichteter Zahlungsprozess in der Praxis verbindet Rechnung, Kartenleser und Zahlungsstand. Mit dem easymed-Empfangsterminal öffnen Patienten ihre eigene Rechnung am Tablet und bezahlen mit dem verbundenen SumUp-Kartenleser. Nach erfolgreicher Zahlung wird der Betrag der ausgewählten Rechnung zugeordnet; Ihr Team muss ihn nicht noch einmal eintragen. So richten Sie den Zahlungsplatz ein und prüfen vor dem ersten regulären Einsatz die Belegausgabe und den Ablauf.
Den Zahlungsplatz mit easymed einrichten
Aktivieren Sie das Empfangsterminal in den easymed-Einstellungen unter Add-Ons. Legen Sie das Tablet mit einem verständlichen Gerätenamen an und wählen Sie die Funktionen aus, die es am Empfang anbieten soll. Öffnen Sie den angezeigten QR-Code mit der Tablet-Kamera: So ist das Gerät mit Ihrer Praxis verbunden.
KI Generiert
Stellen Sie das Tablet gut erreichbar in eine Halterung und halten Sie den eingerichteten SumUp-Kartenleser daneben bereit. WLAN und Stromversorgung gehören an diesen Platz. Auf einem iPad lässt sich der geführte Zugriff aktivieren, damit das Tablet im Empfangsterminal bleibt. Die Einrichtung des Tablets ist auf der Seite zum easymed-Empfangsterminal Schritt für Schritt beschrieben.
Für die Selbstzahlung nutzen Sie den integrierten SumUp-Zahlungsweg. Patienten rufen ihre Rechnung am Tablet auf und bezahlen selbst per Karte. Damit ist der Zahlungsplatz Teil Ihres gemeinsamen Praxisablaufs. Die separate Anbindung vorhandener EC-Terminals über ZVT befindet sich in Vorbereitung; sie ist nicht Voraussetzung für die verfügbare SumUp-Selbstzahlung.
Rechnung und Belegausgabe vorab prüfen
Öffnen Sie vor dem ersten regulären Vorgang eine Beispielrechnung. Prüfen Sie, ob Praxisangaben, Leistung, Betrag und Lesbarkeit stimmen. Wenn Sie Rechnungen elektronisch versenden, kontrollieren Sie außerdem den vorgesehenen Empfängerweg. So sieht das Team vorab, welches Dokument der Patient erhält und wo Rückfragen ankommen.
Rechnung und Kartenbeleg haben unterschiedliche Aufgaben: Die Rechnung beschreibt die abgerechnete Leistung, der Kartenbeleg dokumentiert den Zahlungsvorgang. SumUp beschreibt für sein Terminal eine Erfolgsbestätigung und die Möglichkeit, einen Kartenbeleg per E-Mail oder SMS zu senden oder auszudrucken. Prüfen Sie am verbundenen Gerät, welche Ausgabe Ihr eingerichteter Zahlungsweg tatsächlich anbietet. Kündigen Sie einen Kartenbeleg nicht als Patientenrechnung an.
Rechnung, Zahlung und Zuordnung gehören zusammen
Der Ablauf am Empfang ist einfach: Rechnung aufrufen, mit Karte bezahlen, Zahlungsstand sehen. Am easymed-Empfangsterminal bezahlt der Patient die ausgewählte Rechnung über den eingerichteten SumUp-Kartenleser. Die bestätigte Zahlung wird automatisch dieser Rechnung zugeordnet.
Bei einem getrennten Kartenleser ohne diese Verbindung müsste der Empfang den Betrag am Gerät eintippen und den Rechnungsstatus anschließend nachtragen. Der integrierte Weg nimmt diese beiden Handgriffe ab. Die Rechnungszuordnung ergibt sich aus dem gestarteten Vorgang; Ihr Team muss eine Kartenzahlung nicht erst anhand einer separaten Namens- oder Betragsliste suchen.
Das hilft besonders, wenn mehrere Rechnungen offen sind: Entscheidend ist, welche Rechnung am Tablet ausgewählt wurde. Die Zahlung bleibt diesem Vorgang zugeordnet, auch wenn am Empfang parallel andere Fragen geklärt werden.
Einen normalen Testfall durchspielen
Führen Sie den Ablauf einmal mit einer Beispielrechnung in einer passenden Schulungs- oder Testumgebung durch. Klären Sie vor dem Auslösen des Zahlungsschritts, ob diese Umgebung den Vorgang simuliert oder eine echte Kartenzahlung startet. So weiß das Team, welchen Schritt es gerade ausprobiert.
Nach einer erfolgreichen Zahlung zeigt SumUp eine Transaktionsbestätigung. Prüfen Sie anschließend in easymed, ob genau die ausgewählte Rechnung als bezahlt erscheint. Achten Sie dabei auf drei Dinge: richtige Rechnung, richtiger Betrag und bestätigter Zahlungsausgang. Wenn der Ausgang unklar bleibt, sehen Sie erst den vorhandenen Status am Gerät und an der Rechnung an, bevor Sie einen neuen Versuch starten.
Nehmen Sie die Rechnungsausgabe gleich mit in den Durchgang. Dann kennt das Team sowohl den Weg am Tablet als auch das Dokument, das der Patient erhält. Eine kurze Einweisung am tatsächlichen Empfangsplatz reicht für den gewöhnlichen Ablauf.
Zahlung durch eine Bezugsperson organisieren
Auch eine Angehörige kann eine Patientenrechnung bezahlen. Beim integrierten Kartenvorgang bleibt die am Terminal ausgewählte Rechnung der Ausgangspunkt. Die Zahlung gehört zu dieser Rechnung, auch wenn die Karte einer anderen Person gehört.
Anders ist es bei einer späteren Überweisung: Hier hilft die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, wenn der Kontoinhaber einen anderen Namen trägt. Geben Sie diese Referenz bei Bedarf mit. So lässt sich der Eingang der betreffenden Rechnung zuordnen, ohne den Rechnungsbezug aus dem Namen der zahlenden Person ableiten zu müssen.
Kartenzahlung und spätere Auszahlung unterscheiden
Eine erfolgreiche Kartenzahlung und die spätere Auszahlung durch SumUp sind zwei verschiedene Schritte. In easymed kann die bestätigte Zahlung bereits der Rechnung zugeordnet und als bezahlt angezeigt werden, während SumUp die Auszahlung auf das gewählte Zielkonto noch nicht vorgenommen hat. SumUp erläutert, dass erfolgreich angenommene Zahlungen nach Abzug der Transaktionsgebühr entsprechend den hinterlegten Auszahlungseinstellungen ausgezahlt werden.
Prüfen Sie deshalb den Rechnungsstatus für die Frage, ob die Patientenrechnung bezahlt wurde. Für den tatsächlichen Geldzufluss sind das gewählte Zielkonto und der Auszahlungsstatus bei SumUp maßgeblich. Die beiden Zeitpunkte müssen nicht zusammenfallen.
Späteren Zahlungseingang prüfen
Bieten Sie Überweisung an, bleibt die Rechnung bis zum bestätigten Zahlungseingang offen. Das ist ein normaler Zahlungsweg neben der Sofortzahlung. Die offene Rechnung bleibt in easymed sichtbar; eine Mitteilung des Patienten, er habe überwiesen, ist noch kein Zahlungseingang.
Mit der Lexware-Office-Anbindung geht dieser Abgleich automatisch: easymed übergibt die abgeschlossene Rechnung, übernimmt deren Rechnungsnummer und fragt einmal täglich den Zahlungsstand bei Lexware Office ab. Ein manueller Zwischenabgleich ist ebenfalls möglich. Lexware erläutert, wie ein vorhandener Bankumsatz dem passenden Beleg zugeordnet wird, falls dieser Schritt dort noch aussteht.
Dieser Weg eignet sich für Praxen, die Lexware Office für ihre Buchhaltung nutzen. Sofort per Karte oder bar bezahlte Rechnungen bleiben bezahlt; der tägliche Abgleich öffnet sie nicht erneut. Sie richten den passenden Zahlungsweg ein und müssen denselben Status anschließend nicht in zwei Systemen pflegen.
Offene Vorgänge im Blick behalten
Im Rechnungsüberblick unterscheiden Sie bezahlte Rechnungen, offene Überweisungen und einen Zahlungsversuch mit unklarem Ergebnis. Eine bestätigte Kartenzahlung braucht keine erneute manuelle Zuordnung. Bei einer offenen Überweisung sehen Sie den Zahlungseingang beziehungsweise den eingerichteten Abgleich an. Nur ein unklarer Zahlungsausgang braucht eine gezielte Klärung.
Für eine Übergabe reicht dieser gemeinsame Rechnungsstand. Eine Vertretung erkennt, welche Rechnung erledigt ist und welche Überweisung noch offen bleibt. Bei einem unklaren Kartenversuch prüft sie zuerst den angezeigten Zahlungsstatus und startet den Vorgang nicht vorschnell erneut.
Ein kurzer Ablauf statt zusätzlicher Listen
Ohne Integration entsteht Doppelarbeit: Betrag abtippen, Zahlung separat nachtragen, Zahlungslisten abgleichen. Mit dem eingerichteten easymed-Empfangsterminal entfallen beim bestätigten Kartenvorgang das erneute Erfassen des Betrags und die separate Zuordnung. Rechnung, Kartenzahlung und Zahlungsstand bleiben verbunden.
Bei getrennten Systemen
Betrag abtippen · Zahlung nachtragen · Listen abgleichen
Mit dem Empfangsterminal
Rechnung, Kartenzahlung und Zahlungsstand bleiben verbunden.
Für Ihr Team genügt eine kurze Orientierung am Zahlungsplatz: Wo startet der Patient, wo liegt der Kartenleser, wie erhält er seine Rechnung? Zeigen Sie zusätzlich, wo eine offene Überweisung oder ein unklarer Zahlungsausgang sichtbar ist. So findet jede Person den passenden nächsten Schritt am bestehenden Rechnungsstand.
Einfach bezahlen im Praxisalltag
Der Zahlungsprozess beim Praxisstart braucht einen passend eingerichteten Platz und ein Team, das den kurzen Ablauf kennt. easymed verbindet die ausgewählte Rechnung mit der bestätigten Kartenzahlung. Patienten können am Tablet selbst bezahlen, während der Empfang mit dem aktuellen Rechnungsstand weiterarbeitet.
Sehen Sie sich an, wie das easymed-Empfangsterminal Tablet, Rechnung und SumUp-Kartenleser zusammenführt. So wird aus der Frage „Wie richte ich den Zahlungsprozess ein?“ ein konkreter Weg: Modul aktivieren, Gerät verbinden, Beispielrechnung prüfen und den Ablauf einmal am Empfang zeigen.
