Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung von easymed verbindet Ihre Praxis den Rechnungsabschluss mit dem buchhalterischen Beleg: Nach Abschluss übergibt easymed die Rechnung an Lexware, die dort vergebene Rechnungsnummer kommt in easymed zurück und vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich nachts als bezahlt gemeldet. Praxis und Buchhaltung finden denselben Vorgang über eine gemeinsame Nummer.
easymed berechnet daraus keinen erwarteten Zahlungstermin. Die folgende Schätzung ist eine eigene, einfache Planungsrechnung: Sie misst die Zeit vom tatsächlichen Versand bis zum bestätigten Geldeingang. Drei vergangene Rechnungen ergeben im Beispiel eine mittlere Dauer von zehn Kalendertagen. So sehen Sie, wie die Zahl entsteht und wie sie in eine Liquiditätsvorschau passt.
Zahlungsdauer ab Versand einheitlich definieren
Legen Sie zuerst fest, welche beiden Ereignisse Sie vergleichen. In diesem Beispiel beginnt die Zeit am tatsächlichen Versand der Rechnung und endet am bestätigten Zahlungseingang. Behandlungstag, Erstellung und vereinbarte Fälligkeit können daneben als eigene Angaben stehen; sie verschieben den hier gewählten Zeitraum nicht.
Vergleichen Sie nur Vorgänge mit demselben üblichen Ablauf, etwa Privatrechnungen mit vergleichbarem Versandweg. Wenn sich der Weg ändert, trennen Sie die Fälle in der Tabelle. Für die Rechenzeile genügen ein kaufmännischer Rechnungsbezug, Versanddatum, Zahlungstag und die daraus errechneten Kalendertage. Diagnosen und Behandlungsnotizen erklären den Zahlungstermin nicht.
Drei vergangene Fälle auf derselben Zeitbasis betrachten
Das Beispiel nutzt drei abgeschlossene Rechnungsfälle. Die erste Rechnung wurde am 5. Oktober versandt und am 15. Oktober bezahlt, die zweite am 9. und 20. Oktober und die dritte am 14. und 23. Oktober. Die Abstände vom Versand bis zum Zahlungseingang betragen damit 10, 11 und 9 Kalendertage.
Der Mittelwert ist (10 + 11 + 9) geteilt durch 3, also 10 Tage. Notieren Sie neben dem Mittelwert auch die Einzelwerte: In diesem Beispiel liegen sie zwischen 9 und 11 Tagen. So bleibt sichtbar, wie weit die beobachteten Fälle auseinanderliegen, statt den Durchschnitt wie einen festen Zahlungstermin zu behandeln. Bei nur drei Einträgen ist die Zahl eine kleine Planungsannahme, die Sie am nächsten vergleichbaren Zahlungseingang prüfen können.
Den neuen Rechnungstermin mit dem tatsächlichen Versand verbinden
Eine neue Rechnung wird im Beispiel am 6. November erstellt und am 9. November versandt. Zehn Kalendertage ab dem tatsächlichen Versand führen zur Vorschau am 19. November. Der 6. November bleibt als Erstellungsdatum festgehalten, gehört aber nicht zum gemessenen Zeitraum.
Steht der Versand noch aus, kennzeichnen Sie das Datum als geplant. Geht die Rechnung tatsächlich erst am 11. November hinaus, verschiebt sich die Vorschau auf den 21. November. Sobald die Rechnung versandt ist, ersetzen Sie das geplante Datum durch den tatsächlichen Versand. Dann lässt sich später nachvollziehen, worauf die Schätzung beruhte.
Den bestätigten Zahlungseingang aus seinem eigenen Weg beziehen
Für den tatsächlichen Eingang verwenden Sie den bestätigten Zahlungstag aus dem kaufmännischen Vorgang. Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung meldet Lexware vollständig bezahlte Rechnungen täglich nachts an easymed zurück; der Status wird dort als bezahlt geführt. Diese Verbindung hält Rechnung und Buchhaltung am gemeinsamen Belegbezug zusammen.
Der Statusabgleich ersetzt nicht die Datumsangabe für Ihr Rechenmodell. Wenn Sie die Zahlungsdauer fortschreiben, übernehmen Sie dafür weiter den bestätigten Zahlungstag aus dem kaufmännischen Vorgang. Die Tabelle bleibt damit bei den benötigten Datumswerten; die fachliche Dokumentation zur Behandlung behält ihren eigenen Zweck.
Vorschau und tatsächlichen Verlauf am selben Fall vergleichen
Die neue Rechnung wurde am 9. November versandt. Die Vorschau lag beim 19. November; tatsächlich wird der Zahlungseingang am 23. November bestätigt. Der Weg dauerte damit 14 Kalendertage. Der Eingang lag vier Tage später als die ursprüngliche Annahme.
Ergänzen Sie den tatsächlichen Zahlungstag und vergleichen Sie beide Termine am selben Rechnungsbezug. Nehmen Sie den neuen Fall in das Beispielmodell auf, steigt der Mittelwert: 10 + 11 + 9 + 14 ergibt 44 Tage; geteilt durch vier sind das 11 Tage. Die aktualisierte Annahme gilt für den nächsten vergleichbaren Versandweg. Der Abstand zwischen Vorschau und Eingang bleibt daneben sichtbar und zeigt, wie die Rechnung im Beispiel verlief.
Den erwarteten Eingang in eine Liquiditätsvorschau einordnen
Tragen Sie den erwarteten Rechnungsbetrag in dem Monat als Zahlungseingang ein, in dem Sie mit ihm rechnen. Die Vorlage des Existenzgründungsportals zur Liquiditätsvorschau führt geplante und erwartete monatliche Einnahmen und Ausgaben zusammen. Das Portal empfiehlt außerdem, Zahlungseingänge nicht zu optimistisch anzusetzen (Planung der Ein- und Auszahlungen).
Wenn Ihre Planung von einem einzelnen Eingang abhängt, vergleichen Sie den Mittelwert mit dem längsten tatsächlich beobachteten Beispielweg. Nach vier Fällen liegt der Mittelwert bei 11 Tagen, der längste bisherige Weg bei 14 Tagen. Prüfen Sie, wie sich dieser Abstand auf den erwarteten Kontostand und die übrigen Auszahlungen im Monat auswirkt. So bleibt der Schätzwert eine nachvollziehbare Zeile in Ihrer Vorschau, während der bestätigte Eingang weiterhin den tatsächlichen Zahlungsstatus beschreibt.
Führen Sie Schätzwert und bestätigten Eingang am selben Rechnungsbezug nebeneinander. So bleibt die Annahme überprüfbar, wenn Sie später den nächsten vergleichbaren Fall ergänzen.
