Ein Zeitkontingent für organisatorische Rückfragen berechnen Sie, indem Sie die tatsächlich zugeordneten Gesprächsminuten vom vereinbarten Startumfang abziehen. Bei 45 vereinbarten Minuten und zwei Gesprächen von 12 und 18 Minuten bleiben 15 Minuten offen. Eine neue Anfrage über voraussichtlich 20 Minuten übersteigt diesen Rest um fünf Minuten; den zusätzlichen Umfang klären Sie vor dem Termin.
Für die Terminorganisation zeigt der Teamkalender von easymed eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht mit einer Spalte je Behandler. So sehen Sie, wer den Rückruf übernehmen kann und wann ein passendes Zeitfenster frei ist. Der Rest ergibt sich aus der Vereinbarung und den tatsächlichen Zeitnotizen.
Den vereinbarten Umfang vor dem ersten Abzug lesen
Halten Sie fest, auf welches Firmenformat sich das Kontingent bezieht, wer der Auftraggeber ist und welche organisatorischen Rückfragen enthalten sind. Ein Eintrag wie „45 Minuten vorhanden“ lässt offen, für welche Leistung und bis wann der Umfang gilt. Verständlicher ist zum Beispiel: „Organisatorische Rückfragen zum Firmenworkshop, 45 Minuten, gültig bis 30. September.“ So kann eine Kollegin eine neue Anfrage dem richtigen Auftrag zuordnen.
Klären Sie außerdem die Zählweise: Werden tatsächliche Minuten erfasst oder vereinbarte Zeitblöcke? Gehören interne Vorbereitung und Nachbearbeitung dazu? Wie wird eine Anfrage behandelt, die inhaltlich schon ein neues Firmenformat betrifft? Diese Punkte entscheiden darüber, welche Zeit den Rest verändert. Wenn das Team sie kennt, muss niemand die Zuordnung erst nach einem Gespräch erraten.
Bei einem als Dienstvertrag ausgestalteten Auftrag beschreibt § 611 BGB das Verhältnis von versprochenen Diensten und vereinbarter Vergütung. Die Norm legt nicht fest, ob Vorbereitung zu einem konkreten Rückfragenkontingent zählt oder wie Minuten gerundet werden. Schreiben Sie diese Abgrenzungen deshalb in den Auftrag oder bestätigen Sie sie vor dem ersten Gespräch. Ein in Euro geführtes Vorauszahlungsguthaben bleibt dabei von einem Zeitkontingent in Minuten unterscheidbar.
Eine Rückfrage zum bestehenden Format und die Planung eines neuen Angebots können unterschiedlichen Umfang haben. Lesen Sie bei einer neuen Nachricht zuerst den Anlass und vergleichen Sie ihn mit dem vereinbarten Leistungsrahmen. Wenn die Frage nicht eindeutig dazugehört, stimmen Sie die Zuordnung kurz ab, bevor das Team Gesprächszeit vom vorhandenen Kontingent abzieht.
Die zwei tatsächlich genutzten Gespräche nachvollziehen
Im Beispiel führte die Praxis am 9. September ein organisatorisches Gespräch von 12 Minuten zum Folgekontakt. Am 13. September dauerte ein zweites Gespräch 18 Minuten; darin wurde eine Rückmeldung demselben Firmenformat zugeordnet. Beide Gespräche gehören zum bestätigten Kontingent. Zusammen wurden 30 Minuten genutzt, von den vereinbarten 45 Minuten bleiben 15 Minuten.
Notieren Sie jede zugeordnete Rückfrage in einer eigenen Zeile mit Datum, tatsächlicher Dauer und einem kurzen Anlass. Die Beschreibung „18 Minuten, Rückmeldung dem Firmenformat zuordnen“ macht die Zeile für eine Kollegin verständlicher als eine Zahl ohne Zusammenhang. Ergänzen Sie bei mehreren parallelen Aufträgen die passende Vereinbarung oder das Firmenformat, damit gleiche Anliegen nicht versehentlich zusammengeführt werden.
Die Rechnung lautet: 45 Minuten vereinbarter Umfang minus 12 Minuten minus 18 Minuten tatsächliche Gesprächszeit gleich 15 Minuten Rest. Die Einzelzeiten bleiben neben der Summe sichtbar. Rechnen Sie im Beispiel minutengenau, weil diese Zählweise dort zugrunde liegt; wenn Ihre Vereinbarung Zeitblöcke vorsieht, wenden Sie stattdessen diese Abmachung einheitlich auf alle Einträge an.
Ist die Dauer eines Gesprächs noch offen, kennzeichnen Sie denselben Eintrag als zu klären. Sobald die tatsächliche Zeit feststeht, ergänzen Sie die Zeile und berechnen die Summe neu. So wird eine nachgetragene Dauer nicht als zusätzliches zweites Gespräch abgezogen.
Interne Vorbereitung neben dem Kontingent sichtbar halten
Vor dem zweiten Gespräch benötigte die Praxisperson im Beispiel acht Minuten interne Vorbereitung: Sie las Unterlagen und ordnete die organisatorischen Fragen. Diese Zeit gehört zum eigenen Arbeitsaufwand. Da das Beispiel sie laut Vereinbarung nicht dem Rückfragenkontingent zuordnet, wird sie separat erfasst und nicht von den 45 Minuten abgezogen.
Damit stehen zwei unterschiedliche Größen in der Übersicht: 30 Minuten tatsächlich geführte, zugeordnete Gespräche und acht Minuten interne Vorbereitung. Zusammen sind 38 Minuten eigener Aufwand erfasst. Der Rest im Kundenkontingent bleibt bei 15 Minuten, weil nur die 30 Gesprächsminuten diesem Umfang zugeordnet sind.
Führen Sie deshalb nach Bedarf zwei Angaben: tatsächlicher eigener Zeitaufwand und dem Kontingent zugerechnete Zeit. Ist Vorbereitung in einer anderen Vereinbarung eingeschlossen, ordnen Sie sie dort wie festgelegt zu. Die getrennte Erfassung hilft außerdem, bei ähnlichen Firmenformaten den internen Aufwand für die eigene Planung einzuschätzen, ohne ihn rückwirkend in ein bestehendes Kontingent hineinzurechnen.
Eine neue Anfrage mit dem vorhandenen Rest vergleichen
Der Auftraggeber fragt im Beispiel nach einem weiteren organisatorischen Gespräch, das voraussichtlich 20 Minuten dauern wird. Im Kontingent sind 15 Minuten verfügbar; die Anfrage liegt fünf Minuten darüber. Der geplante Zeitbedarf ist zunächst eine Anfrage und noch kein Verbrauch. Sprechen Sie den Unterschied an, bevor Sie den Termin verbindlich einplanen.
Eine klare Rückmeldung kann lauten: „Für die bisherigen Rückfragen sind noch 15 Minuten aus den vereinbarten 45 Minuten offen. Für Ihre neue Frage planen wir etwa 20 Minuten. Können wir das Anliegen auf die 15 Minuten begrenzen oder stimmen wir fünf weitere Minuten beziehungsweise einen separaten Umfang ab?“ Damit sind aktueller Rest, gewünschter Bedarf und der nächste Entscheidungspunkt benannt.
Nach der Abstimmung halten Sie fest, ob die Anfrage im Rest bleibt, zusätzlicher Umfang bestätigt wurde oder ein eigener Auftrag folgt. Erst nach dem Gespräch tragen Sie die tatsächlich geleistete Zeit ein. Wenn im Beispiel fünf zusätzliche Minuten für dieselbe Vereinbarung bestätigt werden und die Anfrage 17 Minuten dauert, bleiben von dem nun freigegebenen Rahmen von 20 Minuten drei Minuten übrig.
Den Rest bei einer Übergabe verständlich weitergeben
Für die Übergabe braucht die nächste Kollegin den Auftraggeber, das betreffende Firmenformat, den bestätigten Ausgangsumfang und die einzelnen zugeordneten Gespräche. Im Beispiel lautet der Stand: 45 Minuten vereinbart, am 9. September 12 Minuten und am 13. September 18 Minuten genutzt, 15 Minuten verbleibend. Ergänzen Sie den Status der neuen Anfrage: 20 Minuten angefragt, fünf zusätzliche Minuten noch zu klären oder bereits bestätigt.
Führen Sie diese Zusammenfassung an einer Stelle, auf die die zuständige Person zugreifen kann, und nennen Sie, wer die nächste Änderung einträgt. Fehlt eine Dauer oder ist der Anlass unklar, markieren Sie genau diesen Punkt für die Rückfrage beim bisherigen Bearbeiter. Eine bestätigte Ergänzung gehört zur bestehenden Zeile; eine neue Anfrage erhält einen eigenen Status und wird nicht vor ihrer Durchführung als tatsächlicher Verbrauch geführt.
Wenn die Zeiterfassung zugleich steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen oder Belege unterstützt, sind die GoBD des Bundesfinanzministeriums einschlägig: Sie beschreiben Geschäftsvorfälle als einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen. Verknüpfen Sie dann die Zeitnotiz mit dem zugehörigen Vorgang und dem passenden Beleg. Diese Buchführungsgrundsätze entscheiden nicht, ob Vorbereitung zu Ihrem Kundenkontingent zählt; dafür bleibt die konkrete Vereinbarung maßgeblich. GoBD im Amtlichen AO-Handbuch des BMF.
Kontingentnachweis und Terminorganisation passend verbinden
Der Teamkalender von easymed bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, eine Spalte je Behandler, Serientermine und Pufferzeiten. Wählen Sie für die Rückfrage die zuständige Praxisperson und einen passenden freien Termin. So bleibt im Team sichtbar, wer das Gespräch übernimmt und wann es stattfindet; den Umfang lesen Sie aus der vereinbarten Kontingentübersicht.
Für das Beispiel heißt das: 15 Minuten Rest nennen, fünf zusätzliche Minuten vorab klären und die Rückfrage mit der passenden Praxisperson planen. Nach dem Gespräch wird die tatsächliche Dauer in der zugehörigen Übersicht ergänzt. Lernen Sie den easymed-Teamkalender kennen und planen Sie Rückfragen übersichtlich im Praxisalltag.
